傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理過(guò)去一直關(guān)注管理項(xiàng)目直至成功完成的整個(gè)過(guò)程。但現(xiàn)在不是這樣了。如果項(xiàng)目經(jīng)理要實(shí)現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)，不僅僅是完成一個(gè)項(xiàng)目，還需要一個(gè)更廣泛的項(xiàng)目管理模式。
項(xiàng)目管理在歷史上并沒(méi)有成為一門運(yùn)用于服務(wù)改進(jìn)、業(yè)務(wù)重新設(shè)計(jì)或變更類型項(xiàng)目的學(xué)科。這些項(xiàng)目被認(rèn)為需要更靈活的模式。但是今天，企業(yè)的戰(zhàn)略被這類型的項(xiàng)目填滿，它們必須集成到業(yè)務(wù)中。
業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目管理模式將彌補(bǔ)企業(yè)戰(zhàn)略和項(xiàng)目計(jì)劃之間的差距。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，企業(yè)必須將項(xiàng)目與戰(zhàn)略計(jì)劃聯(lián)系在一起。戰(zhàn)略重點(diǎn)與業(yè)務(wù)流程的結(jié)合是為了篩選項(xiàng)目并確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，這是重要的一步，為成功的項(xiàng)目創(chuàng)造了環(huán)境。
在當(dāng)今很多企業(yè)中，商業(yè)頭腦是一種缺失的領(lǐng)導(dǎo)能力。缺乏商業(yè)頭腦的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)他們?nèi)绾斡绊懫髽I(yè)的盈利能力缺乏深入的認(rèn)識(shí)，苦苦掙扎于表達(dá)和執(zhí)行戰(zhàn)略。
根據(jù)最新研究，高效的項(xiàng)目管理辦公室(PMO)正迎來(lái)顯而易見(jiàn)的趨勢(shì)。PMO不僅影響項(xiàng)目管理的績(jī)效，而且能從整體上提高企業(yè)的績(jī)效。
具體而言，PMO在解決對(duì)高管最重要的問(wèn)題上表現(xiàn)得更加出色，包括與商業(yè)目標(biāo)和戰(zhàn)略執(zhí)行保持一致。所有PMO的項(xiàng)目經(jīng)理，不僅僅是那些高績(jī)效的項(xiàng)目經(jīng)理，都必須專注于3個(gè)領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域中，以業(yè)務(wù)為中心的領(lǐng)導(dǎo)者必須擺脫傳統(tǒng)思維：
● 為了商業(yè)影響的管理
● 向高管和利益關(guān)系人展示項(xiàng)目?jī)r(jià)值
● 推動(dòng)業(yè)務(wù)結(jié)果的項(xiàng)目溝通
你剛得知自己被任命為公司一個(gè)重要項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，你會(huì)怎么開(kāi)始從舊模式過(guò)渡到更注重業(yè)務(wù)的模式?
首先，你不要把自己想成“只是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理”。
在項(xiàng)目中，你是可靠的顧問(wèn)，是變更代理人。角色的轉(zhuǎn)變將影響你的交流方式、交流對(duì)象以及交流頻率。你的溝通風(fēng)格會(huì)隨著聽(tīng)眾的改變而改變，這將帶來(lái)重大的影響。
作為“企業(yè)顧問(wèn)”，你要不斷強(qiáng)化項(xiàng)目的戰(zhàn)略原因，確定任何變更對(duì)業(yè)務(wù)的影響。你需要做出艱難的決定，有時(shí)要“明智地不服從”，還要立即傳達(dá)壞消息。你甚至可能需要用協(xié)商的方式提出終止一個(gè)項(xiàng)目的建議。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要做好“可靠顧問(wèn)”的角色。你需要關(guān)心你的項(xiàng)目、你的客戶以及項(xiàng)目如何影響他們和整個(gè)組織。有效、誠(chéng)實(shí)真誠(chéng)提出建議的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人才能與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、利益關(guān)系人建立信任關(guān)系。這樣你就能建立一種合作性更強(qiáng)的關(guān)系，促進(jìn)更有效的溝通和更成功的項(xiàng)目。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，你負(fù)責(zé)一個(gè)推動(dòng)商業(yè)創(chuàng)新和變革的項(xiàng)目，扮演著“變更代理人”的角色。你需要讓領(lǐng)導(dǎo)人在變革中扮演積極的領(lǐng)導(dǎo)角色，幫助項(xiàng)目相關(guān)人員理解項(xiàng)目愿景。你可以加強(qiáng)高層利益相關(guān)人的參與度，管理變革的阻力，同時(shí)構(gòu)建計(jì)劃確保人們受到激勵(lì)并擁有滿足變革需求的技能。
當(dāng)你分配到項(xiàng)目，為了理解項(xiàng)目的商業(yè)目的，你會(huì)思考項(xiàng)目的商業(yè)價(jià)值是什么?而關(guān)于商業(yè)價(jià)值的考慮有：
● 成本削減——這個(gè)項(xiàng)目具體是如何從整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)預(yù)算中削減或降低成本的?
● 業(yè)務(wù)增長(zhǎng)——如果這是個(gè)新產(chǎn)品或新服務(wù)，甚至是個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目，它將如何推動(dòng)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)?
● 運(yùn)營(yíng)維持——基本上這些類型的項(xiàng)目大多數(shù)都是“繼續(xù)運(yùn)作”，所以你仍然需要考慮不做這個(gè)項(xiàng)目的成本是多少?失去利潤(rùn)?失去合規(guī)性?
● 速度和效率——提高生產(chǎn)率、上市速度或整體運(yùn)營(yíng)效率的項(xiàng)目通常會(huì)影響到損益表底線
商業(yè)價(jià)值可以通過(guò)多種方式確定，不可避免的是，它最終以這樣或那樣的方式為企業(yè)帶來(lái)更好的結(jié)果。
當(dāng)你了解項(xiàng)目的商業(yè)目的和商業(yè)價(jià)值后，就需要根據(jù)每位聽(tīng)眾調(diào)整你的溝通風(fēng)格，還要用業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)幫助其他人將思維方式從傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)向以業(yè)務(wù)為中心的項(xiàng)目管理。
你的項(xiàng)目經(jīng)理角色實(shí)際上并沒(méi)有發(fā)生改變;不同的是你看待自己的項(xiàng)目的方式，以及與他人就商業(yè)利益進(jìn)行溝通的方式。項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是確保這些方式能讓項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及項(xiàng)目相關(guān)者與項(xiàng)目目標(biāo)和商業(yè)目標(biāo)保持一致。
根據(jù)傳統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)討論成本、進(jìn)度、范圍和質(zhì)量。你仍然需要用這些術(shù)語(yǔ)進(jìn)行討論。不過(guò)，在轉(zhuǎn)換到商業(yè)思維模式的時(shí)候，你需要用項(xiàng)目術(shù)語(yǔ)和商業(yè)術(shù)語(yǔ)就項(xiàng)目進(jìn)行溝通：
● “成本”轉(zhuǎn)化為“財(cái)務(wù)影響”
● “進(jìn)度”轉(zhuǎn)化為“上市時(shí)間”
● “范圍”轉(zhuǎn)化為“成功參數(shù)”
● “質(zhì)量”轉(zhuǎn)化為“服務(wù)完整性”
其次，如何討論項(xiàng)目是另一項(xiàng)你需要進(jìn)行的轉(zhuǎn)變。
“注重細(xì)節(jié)”是優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理其中一項(xiàng)能力。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)有所擴(kuò)展，你需要從過(guò)去的提供項(xiàng)目細(xì)節(jié)的自然趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁└嚓P(guān)于項(xiàng)目的“電梯演講”。
“電梯演講”，指的是以一種令人興奮的方式總結(jié)項(xiàng)目的獨(dú)特之處，時(shí)間不超過(guò)兩分鐘。要做好“電梯演講”，你需要真正理解項(xiàng)目背后的商業(yè)原因，以及項(xiàng)目是如何在戰(zhàn)略上與公司的商業(yè)目標(biāo)保持一致。電梯演講可以幫助你從談?wù)擁?xiàng)目細(xì)節(jié)轉(zhuǎn)向關(guān)注項(xiàng)目的整體價(jià)值，以及項(xiàng)目管理的整體價(jià)值。
最后，對(duì)于以業(yè)務(wù)為中心的領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)說(shuō)，下一個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域是從“管理項(xiàng)目，使其按時(shí)和按預(yù)算完成”轉(zhuǎn)變到“管理項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的商業(yè)影響”。
從現(xiàn)在起，你要開(kāi)始向以業(yè)務(wù)為中心的項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)者過(guò)渡。擁抱戰(zhàn)略性鏈接、獲取清晰度、轉(zhuǎn)換到商業(yè)術(shù)語(yǔ)和處理商業(yè)案例的步驟。然后驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)結(jié)果，并向你的主管和利益關(guān)系人展示商業(yè)價(jià)值。
這樣做，你將跨越傳統(tǒng)項(xiàng)目管理和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目管理之間的鴻溝，并將獲得新的項(xiàng)目管理必須的能力——領(lǐng)導(dǎo)能力，你將會(huì)成為以業(yè)務(wù)為中心的項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)者。
像8Manage PM這樣的業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理軟件能夠幫你完成上述轉(zhuǎn)變。
作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)管理、項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行、協(xié)同與交付平臺(tái)，8Manage PM所有項(xiàng)目信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地聚合，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，幫助項(xiàng)目管理者高效地管理項(xiàng)目目標(biāo)、協(xié)作、承諾。
1、項(xiàng)目請(qǐng)求與優(yōu)先次序
8Manage PM的可視化泡泡圖能讓你全局查看新項(xiàng)目請(qǐng)求和現(xiàn)有項(xiàng)目的情況，權(quán)衡優(yōu)先級(jí)。
系統(tǒng)還可幫忙持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)況，包括計(jì)劃時(shí)間表與實(shí)際進(jìn)展對(duì)比分析，計(jì)劃 ROI 與實(shí)際 ROI 對(duì)比分析以及風(fēng)險(xiǎn)管理。
2、項(xiàng)目溝通管理
在項(xiàng)目溝通管理中，8Manage強(qiáng)大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，能幫助項(xiàng)目和項(xiàng)目群盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊(duì)合作效率。
對(duì)于復(fù)雜的項(xiàng)目問(wèn)題，8Manage能對(duì)可交付成果查看與審批進(jìn)行迭代管理，幫助項(xiàng)目人員有效地進(jìn)行迭代需求溝通。
3、項(xiàng)目變更管理
8Manage PM實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤所有項(xiàng)目，有效地記錄和管理項(xiàng)目變更。系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)變更請(qǐng)求與其變更影響信息，所有的變更請(qǐng)求信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地從項(xiàng)目層匯總到項(xiàng)目群。
4、項(xiàng)目業(yè)務(wù)地圖
你可以通過(guò)8Manage PM在一個(gè)頁(yè)面監(jiān)管所有的項(xiàng)目，項(xiàng)目信息層層展開(kāi)以深入了解具體的來(lái)龍去脈，讓企業(yè)的管理層清晰地了解企業(yè)中下游機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，第一時(shí)間洞悉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題。中下游機(jī)構(gòu)也可通過(guò)這個(gè)平臺(tái)向管理層展示他們的優(yōu)秀業(yè)績(jī)。
8Manage業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理能幫助企業(yè)管理客戶、合同、項(xiàng)目、資源、活動(dòng)、采購(gòu)、交付、成本及收款等，動(dòng)態(tài)WBS反映項(xiàng)目最新的進(jìn)展，清晰、實(shí)時(shí)和可靠的項(xiàng)目信息讓項(xiàng)目協(xié)作者更加誠(chéng)實(shí)，每個(gè)項(xiàng)目干系人都會(huì)把精力集中花在解決問(wèn)題和提高效益上。管理者想要精細(xì)化管理特定的具體業(yè)務(wù)，不如從使用項(xiàng)目管理軟件8Manage PM開(kāi)始吧!
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