過往有種認(rèn)知誤區(qū)，小微企業(yè)不適合做知識(shí)管理。如下圖所示：小微企業(yè)往往處于投入期，優(yōu)先需解決生存問題，業(yè)務(wù)重點(diǎn)在于產(chǎn)品和銷售，管理重點(diǎn)在于以“經(jīng)驗(yàn)”為主導(dǎo)的基礎(chǔ)管理。而對(duì)知識(shí)管理而言，需要企業(yè)有一定知識(shí)積累，往往適合在企業(yè)成熟期導(dǎo)入，解決業(yè)務(wù)發(fā)展帶來的知識(shí)資產(chǎn)流失、可復(fù)制性擴(kuò)張、人才斷層、壁壘塑造等問題。2020年初，新冠肺炎疫情期間的第一個(gè)知識(shí)管理項(xiàng)目，糾正了個(gè)人的部分理解偏差。
云南菌視界生物科技有限公司，90多人， 2016年由食用菌生物學(xué)教授和上市公司高管聯(lián)合成立，依托云南豐富的野生食用菌資源和獨(dú)特的食用菌品種選育栽培技術(shù)，2年做到年?duì)I收規(guī)模超千萬。企業(yè)研發(fā)團(tuán)隊(duì)學(xué)歷高、產(chǎn)品足夠差異化、健康產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)廣闊，是一家典型的知識(shí)型創(chuàng)業(yè)公司。所謂知識(shí)型創(chuàng)業(yè)是指運(yùn)用新知識(shí)、新技術(shù)創(chuàng)造高附加值產(chǎn)品，其企業(yè)的增長(zhǎng)和發(fā)展主要靠知識(shí)創(chuàng)新來驅(qū)動(dòng)。這種由研發(fā)、技術(shù)、市場(chǎng)融資等各方面組成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的創(chuàng)業(yè)方法，也將是未來創(chuàng)業(yè)企業(yè)的一種常見模式。
對(duì)菌視界而言，創(chuàng)業(yè)初期就制定了清晰的5年IPO的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，搭建優(yōu)勢(shì)團(tuán)隊(duì)，拉通食用菌種的科研、開發(fā)、生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?；鳂I(yè)，管理方面借助釘釘快速搭建了客戶管理、人事管理、行政管理、研發(fā)管理等基礎(chǔ)協(xié)同與信息化應(yīng)用。然而，與其他小微企業(yè)一樣，菌視界也遇到很多困惑。
一、小微企業(yè)的典型發(fā)展困境
缺乏“結(jié)果導(dǎo)向”的系統(tǒng)思維能力。創(chuàng)業(yè)初期事多任務(wù)重，菌視界各團(tuán)隊(duì)兢兢業(yè)業(yè)、加班加點(diǎn)，而2019年企業(yè)卻出了重大業(yè)務(wù)問題，報(bào)表上的數(shù)字并不理想。另一方面，由于員工的知識(shí)水平、管理意識(shí)原因，導(dǎo)致結(jié)果倒推的監(jiān)督并不能分解到每個(gè)業(yè)務(wù)板塊，形成周密的行動(dòng)計(jì)劃。團(tuán)隊(duì)正指望并依靠經(jīng)驗(yàn)在改進(jìn)。
管理不規(guī)范。創(chuàng)業(yè)初期“能人”比團(tuán)隊(duì)協(xié)作重要，為減少制度對(duì)人的束縛，菌視界僅制定了部分簡(jiǎn)單有效的制度章程。隨著新產(chǎn)品、新工廠的擴(kuò)張，新問題帶來新沖突，歷史過程無發(fā)追溯，跨部門協(xié)作職責(zé)不清，問題重復(fù)且在扯皮。
知識(shí)型員工管理難。業(yè)務(wù)發(fā)展后，人效變低，積極性變差，執(zhí)行力僅期望說到做到。在菌視界當(dāng)前階段崗位說明書、崗位設(shè)置等理論并不能完全適用，每個(gè)崗位工作量并不飽和，不能以崗設(shè)人而得以事安排人。另一方面，千禧一代受教育程度高、崇尚自由狂熱，如何給予挑戰(zhàn)、激發(fā)潛力，成為眼下難題?
對(duì)菌視界管理經(jīng)驗(yàn)豐富的高管團(tuán)隊(duì)來說，急于尋求一種管理理念，幫助團(tuán)隊(duì)掌握：一套系統(tǒng)化的思維結(jié)構(gòu)(大局觀、結(jié)果導(dǎo)向)、一件實(shí)用可落地的工具、一種人員激活的方法。目前市面上管理咨詢輔導(dǎo)均是點(diǎn)狀改進(jìn)，苦苦尋覓，近幾年興起的知識(shí)管理被他們寄予了期望。
二、知識(shí)管理如何助力小微企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力
對(duì)于成功的創(chuàng)新企業(yè)來說，其本質(zhì)在于：1)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)獲利機(jī)會(huì);2)效率高于市場(chǎng)。發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)機(jī)會(huì)容易，效率高于市場(chǎng)難。企業(yè)效率往往受四方面因素影響：目標(biāo)、理念、機(jī)制、知識(shí)。
目標(biāo)、理念體現(xiàn)在企業(yè)的使命(終極目標(biāo))、愿景(業(yè)務(wù)藍(lán)圖框架)、價(jià)值觀(共同理念，取舍偏好)中，這方面有缺陷的企業(yè)，天然比別人少一個(gè)提高效率的抓手。
機(jī)制是企業(yè)治理策略問題，首要是激勵(lì)，其次是約束。就像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)期一定是競(jìng)爭(zhēng)不過激勵(lì)更優(yōu)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。
而知識(shí)分布在研發(fā)、生產(chǎn)、營(yíng)銷、采購等各個(gè)管理領(lǐng)域中，既有顯性又有隱性的，幫助企業(yè)作出比市場(chǎng)平均水準(zhǔn)更優(yōu)的決策，企業(yè)內(nèi)關(guān)鍵崗位掌握的專業(yè)知識(shí)越多，企業(yè)的效率優(yōu)勢(shì)越大。
一個(gè)組織，如果目標(biāo)差、理念差、機(jī)制差(激勵(lì)和約束有缺陷)，就沒法讓員工心底認(rèn)同，勢(shì)必會(huì)長(zhǎng)期逆向篩選人才。而人才質(zhì)量變低、流動(dòng)性變高，知識(shí)的積累效果就差，因而知識(shí)慢慢體現(xiàn)出企業(yè)效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力的本源。
如何通過知識(shí)管理幫助小微企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，菌視界的三種做法，或許可以提供借鑒：
1.系統(tǒng)性業(yè)務(wù)思維結(jié)構(gòu)，并結(jié)合管理現(xiàn)狀落實(shí)到知識(shí)文檔
系統(tǒng)性業(yè)務(wù)思維結(jié)構(gòu)，是指將業(yè)務(wù)管理范疇進(jìn)行結(jié)構(gòu)化拆分，并在目標(biāo)分解和問題分析時(shí)，可以從多角度、多方面進(jìn)行思考。系統(tǒng)性業(yè)務(wù)思維結(jié)構(gòu)落實(shí)到知識(shí)層面可以從以下三個(gè)步奏開展：
Step1:基于波特價(jià)值鏈的企業(yè)管理知識(shí)結(jié)構(gòu)拆分
Step2:具體業(yè)務(wù)邊界的知識(shí)結(jié)構(gòu)拆分
生產(chǎn)知識(shí)為例
以上知識(shí)結(jié)構(gòu)拆分需要注意兩點(diǎn)。其一，系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)既需要體現(xiàn)業(yè)務(wù)全貌，也要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況識(shí)別核心權(quán)重。其二，對(duì)小微企業(yè)而言，知識(shí)結(jié)構(gòu)需細(xì)化到文檔級(jí)，沒有載體的管理活動(dòng)都是不可持續(xù)的。
由上圖可見，目前菌視界的生產(chǎn)管理由原來的黑匣子分解成了九個(gè)模塊，對(duì)他們來說，當(dāng)前核心的管理重點(diǎn)是設(shè)備與生產(chǎn)車間的管理。當(dāng)前階段的知識(shí)載體是制度規(guī)范、過程模版、臺(tái)帳報(bào)表這三方面。
制度規(guī)范不是有就可以，應(yīng)基于問題來驅(qū)動(dòng)完善。腳(企業(yè)規(guī)模)大了，鞋子(制度規(guī)范)就小了，但是小腳不適合穿大鞋，做制度流程時(shí)，應(yīng)抓住本質(zhì)(目前處于哪個(gè)階段?遇到最大矛盾是什么?優(yōu)先解決什么問題?)按輕重緩急四分法逐步完善。
過程模版，讓事情無需從白紙一般重新開始，預(yù)置的內(nèi)容既能規(guī)范業(yè)務(wù)動(dòng)作，又能封裝最佳實(shí)踐。
臺(tái)帳報(bào)表原屬于信息范疇，但對(duì)小微企業(yè)來說，卻能追蹤過程、體現(xiàn)結(jié)果、反映實(shí)際問題、提供分析依據(jù)、驗(yàn)證改進(jìn)功效。
Step3:業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)承載與更新
菌視界知識(shí)管理平臺(tái)
以上系統(tǒng)性業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)的梳理是基礎(chǔ)，企業(yè)知識(shí)之輪持續(xù)螺旋上升仍需要實(shí)用工具。
2.目標(biāo)導(dǎo)向、問題分析、經(jīng)驗(yàn)分享的實(shí)用工具
結(jié)合菌視界的已開展的月度例會(huì)(公司級(jí)的月度經(jīng)營(yíng)會(huì)、部門級(jí)的月度例會(huì)等)，優(yōu)化產(chǎn)生了新的月例會(huì)模版。仍以生產(chǎn)部門為例，如下圖所示。
對(duì)小微企業(yè)來說月例會(huì)普遍存在著“會(huì)前無準(zhǔn)備，會(huì)中無主題，會(huì)后無執(zhí)行，與會(huì)無必要，時(shí)間無控制，發(fā)言無邊際”的六無現(xiàn)象。新的月例會(huì)模版，被期望于解決以下三方面問題：
將員工行為聚焦到企業(yè)目標(biāo)上來。將公司年度目標(biāo)分解到部門，再分解到各業(yè)務(wù)板塊，最終分解到崗位工作上。業(yè)務(wù)目標(biāo)將有主次，除主要目標(biāo)外，不應(yīng)忽悠支撐性活動(dòng)目標(biāo)。這種分解不僅僅在于目標(biāo)的分解落實(shí)，更重要的是使上下之間一目了然達(dá)成共識(shí)。有共識(shí)，才有執(zhí)行的基礎(chǔ)，才有人效提升的可能。
問題分析與解決。月度例會(huì)將減少月度工作匯報(bào)，集中時(shí)間用于核心業(yè)務(wù)問題的分析與解決。與會(huì)不區(qū)分責(zé)任，不討論處罰，只討論如何去解決問題。月例會(huì)的核心機(jī)制也在于如何鼓勵(lì)大家去共同解決問題。只有這樣才能形成勝則舉杯相慶，敗則拼命相救的組織氛圍，才能形成一切為了前線的勝利的戰(zhàn)斗氣質(zhì)!
經(jīng)驗(yàn)的傳承。借助知識(shí)管理工作AAR(After Action Review事后回顧，美國(guó)陸軍回顧工具)，將業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)按照業(yè)務(wù)框架進(jìn)行沉淀，既能幫助員工進(jìn)行過程反思復(fù)盤，又利于后期新人的學(xué)習(xí)。
3.激活人員的學(xué)習(xí)型組織
知識(shí)資本中有一項(xiàng)重要因素為人力資本，對(duì)企業(yè)來講，人力資本增值的目標(biāo)應(yīng)優(yōu)先于財(cái)務(wù)資本增值的目標(biāo)，因?yàn)樨?cái)務(wù)資本增值是人力資本增值的結(jié)果。小微企業(yè)對(duì)人才最大的吸引點(diǎn)除了廣闊的業(yè)務(wù)前景外還應(yīng)包括學(xué)習(xí)型組織氛圍以及對(duì)應(yīng)產(chǎn)生的個(gè)人巨大成長(zhǎng)。
對(duì)成功者而言，主要是靠其自身努力學(xué)習(xí)。有效的學(xué)習(xí)者，不是被動(dòng)灌輸，而是要主動(dòng)學(xué)習(xí)。對(duì)小微企業(yè)而言，組織學(xué)習(xí)的重點(diǎn)不是灌輸某種技能，而是培養(yǎng)員工具有自我學(xué)習(xí)的能力。
培養(yǎng)自我學(xué)習(xí)的能力核心在于總結(jié)與分享。月度例會(huì)的總結(jié)鎖定“經(jīng)驗(yàn)”和“教訓(xùn)”，大家集思廣益、互相借鑒，從實(shí)踐中來到實(shí)踐中去，共同成長(zhǎng)，集體實(shí)踐并總結(jié)。月度例會(huì)中還增加了第二個(gè)議題：分享。
根據(jù)費(fèi)曼學(xué)習(xí)法(公認(rèn)最有效學(xué)習(xí)法)，月例會(huì)的分享過程被設(shè)計(jì)為：(1)選擇業(yè)務(wù)點(diǎn)(2)分享教授給同事(3)發(fā)現(xiàn)不足，查漏補(bǔ)缺。
月例會(huì)的分享要求全員參與，充分融入團(tuán)隊(duì)，去感受成長(zhǎng)的快樂和充實(shí)。持地做下去是很厲害的，一個(gè)有凝聚力、學(xué)習(xí)型的組織能產(chǎn)生驚人的結(jié)果。
三、知識(shí)長(zhǎng)青在于堅(jiān)持
對(duì)知識(shí)管理變革而言，失敗概率很大，成功卻難之又難，原因在于知識(shí)管理像中藥，很難像西藥一樣立竿見影，但卻是企業(yè)固本培元、精煉內(nèi)功的一門武功。對(duì)于這種長(zhǎng)跑變革(伴隨企業(yè)生命周期)，不需要正兒八經(jīng)的擺開什么架式，轟轟烈烈地展開，卻又體現(xiàn)在一次次問題的分析回顧、經(jīng)驗(yàn)的分享交流上。知識(shí)長(zhǎng)青，是需要幾十年如一日般的堅(jiān)持。
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