珀萊雅是中國領(lǐng)先的化妝品品牌，起步于日化渠道，以多品類、多渠道的運(yùn)營機(jī)制，進(jìn)一步進(jìn)軍商超、電商等渠道，已形成覆蓋全國、立體的營銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。珀萊雅品牌正向著日臻完備與國際化發(fā)展，致力于深海核心護(hù)膚科技研究與女性平等發(fā)展的公益行動(dòng)。2017年11月15日，珀萊雅登陸上海證券交易所。
企業(yè)高速發(fā)展
高效辦公日益重要
自成立以來，珀萊雅憑借鮮明的品牌形象、精準(zhǔn)的市場(chǎng)定位、以及創(chuàng)新的營銷策略，保持了穩(wěn)定、快速的增長趨勢(shì)，成為國內(nèi)最具發(fā)展前景的化妝品品牌之一。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大及國際化業(yè)務(wù)的發(fā)展，珀萊雅對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的文件管理、團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作效率也提出了更高的要求。
接觸億方云之前，珀萊雅內(nèi)部也曾嘗試使用其他存儲(chǔ)工具，但都存在一些問題：大多數(shù)文件分散在員工個(gè)人電腦中，無法統(tǒng)一管理;企業(yè)內(nèi)部之間、內(nèi)部與外部之間缺乏一個(gè)高效的文件管理平臺(tái);企業(yè)重要文件的訪問和分享缺乏安全管控等等。
在各方面評(píng)估過后，珀萊雅團(tuán)隊(duì)決定引入億方云，共同打造“珀萊雅文檔云”，助力企業(yè)文件統(tǒng)一管理，幫助團(tuán)隊(duì)成員高效辦公。
提升員工個(gè)人辦公效率
釋放本地空間
員工個(gè)人電腦存儲(chǔ)空間是有限的，但部門及項(xiàng)目文件卻會(huì)隨時(shí)間不斷增加。過多的企業(yè)資料儲(chǔ)存在員工個(gè)人工作電腦中，容易拖慢電腦運(yùn)行速度，影響工作效率。
另外，一旦員工電腦發(fā)生故障或丟失，企業(yè)重要數(shù)據(jù)將面臨丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于存儲(chǔ)在共享盤中的文件，如果文件被誤刪或服務(wù)器故障，同樣也會(huì)造成重要文件丟失。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
億方云為珀萊雅團(tuán)隊(duì)提供了超大容量存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)本地電腦空間的釋放。同時(shí)增加了文件誤刪恢復(fù)機(jī)制，進(jìn)一步提高文件的安全性。
操作tips：
① 部門成員可在部門公共文件夾或個(gè)人文件下建立相關(guān)文件的存放目錄;
② 通過拖拽文件夾/文件或者同步功能，將個(gè)人電腦中的部門及項(xiàng)目文件存放在指定目錄下;
③ 對(duì)于已成功上傳且確定完結(jié)的文件，可在本地電腦將其刪除，釋放電腦磁盤空間。
快速定位文件
通過“珀萊雅文檔云”，珀萊雅團(tuán)隊(duì)不僅可以釋放本地電腦磁盤，還可以提高文件搜索效率。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
團(tuán)隊(duì)成員可以先通過全文搜索和組合搜索快速定位文件，然后針對(duì)文件類型、文件更新時(shí)間、內(nèi)容、標(biāo)題、標(biāo)簽等功能進(jìn)行二次定位，快速找到想要的文件。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
如果文件夾目錄繁多，層級(jí)深無法快速定位想要操作的文件或者文件夾。那么還可以通過「收藏」和「標(biāo)簽」功能快速定位文件或文件夾。
隨時(shí)隨地在線辦公
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
除了部門文件外，珀萊雅團(tuán)隊(duì)成員還可以將常用文件同步備份到云端，這樣即便在外出差，無需電腦，通過手機(jī)APP就能隨時(shí)對(duì)文件進(jìn)行調(diào)用和分享。
企業(yè)知識(shí)沉淀與共享
文件精細(xì)化管理
“珀萊雅文檔云”讓珀萊雅團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的文件管理更加精細(xì)化，人員權(quán)限更加清晰。
例如市場(chǎng)部的重要文件只有管理員有操作權(quán)限，普通員工只能預(yù)覽，無法下載和編輯;財(cái)務(wù)部的重要數(shù)據(jù)可以設(shè)置為僅部分成員可見，其他人不可見。
億方云多級(jí)權(quán)限設(shè)置
操作Tips：
① 對(duì)于公共文件，可邀請(qǐng)部門所有成員參與協(xié)作共享，并設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限;
② 對(duì)于涉密重要文件，可以進(jìn)一步精細(xì)化權(quán)限。例如：財(cái)務(wù)重要數(shù)據(jù)只對(duì)負(fù)責(zé)人員開放等。
資料快速共享
當(dāng)珀萊雅團(tuán)隊(duì)需要跟外部公司協(xié)作時(shí)，通常會(huì)先在“珀萊雅文檔云”上建立內(nèi)外部協(xié)作文件夾，并邀請(qǐng)外部公司進(jìn)行相關(guān)協(xié)作，最后通過“珀萊雅文檔云”將資料共享給總部和其他地區(qū)的同事。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
相比傳統(tǒng)基于微信、QQ等平臺(tái)的文件流傳，億方云讓文件流程更加清晰，避免文件反復(fù)傳輸，極大提高了協(xié)作效率。
操作Tips(以同設(shè)計(jì)公司協(xié)作為例)：
① 建立外部協(xié)作文件夾，邀請(qǐng)外部設(shè)計(jì)公司加入?yún)f(xié)作并上傳文件：基于在線預(yù)覽功能查看設(shè)計(jì)圖，并通過評(píng)論進(jìn)行溝通討論;
② 設(shè)計(jì)公司可直接在線對(duì)需修改的文件進(jìn)行編輯，原先文件將以歷史版本的形式存在，方便對(duì)比和回溯;
③ 對(duì)于已定稿的廣告設(shè)計(jì)文件，營銷部可一鍵分享給印刷公司、線上媒體等渠道，提高工作效率;
④ 最后可建立內(nèi)部協(xié)作文件夾，邀請(qǐng)集團(tuán)或區(qū)域各營銷部成員參與協(xié)作，共享推廣資料。
內(nèi)部高效協(xié)作，文件安全分發(fā)
部門高效協(xié)作
在珀萊雅，很多項(xiàng)目的追蹤和管理都是通過“珀萊雅文檔云”實(shí)現(xiàn)的，有效解決了跨部門間的溝通效率難題。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
以《經(jīng)營測(cè)算表》數(shù)據(jù)填寫為例。
經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)由設(shè)計(jì)、營銷提供;一二級(jí)節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間由運(yùn)營提供;總貨值及回款計(jì)劃由營銷提供;投資及支付計(jì)劃由成本提供;融資計(jì)劃、盈利預(yù)測(cè)表、現(xiàn)金流表由財(cái)務(wù)提供，各個(gè)部門數(shù)據(jù)匯總到一個(gè)表格進(jìn)行測(cè)算呈現(xiàn)。
過去這樣一個(gè)橫跨多個(gè)部門，需要數(shù)十位成員參與的項(xiàng)目，現(xiàn)在通過“珀萊雅文檔云”只需要2步就能完成~
操作Tips：
① 發(fā)起部門通過“珀萊雅文檔云”將文件共享給各個(gè)部門人員，邀請(qǐng)協(xié)同編輯表格(表格支持多人同時(shí)在線編輯);
② 各個(gè)部門完成自己負(fù)責(zé)的表格之后可以@相關(guān)同事和領(lǐng)導(dǎo)查閱;領(lǐng)導(dǎo)可通過評(píng)論方式對(duì)文件提出相關(guān)意見。
注：每一個(gè)人編輯后都會(huì)自動(dòng)生成歷史版本，方便隨時(shí)追溯和還原。
周報(bào)收集
除了文件共享，“珀萊雅文檔云”還是一個(gè)自動(dòng)收集周、月報(bào)的「神器」。傳統(tǒng)人力收集周報(bào)數(shù)據(jù)的方式不但繁瑣而且低效，而“珀萊雅文檔云”只需4步就能自動(dòng)收集各部門周報(bào)。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
操作Tips：
① 首先創(chuàng)建一個(gè)周報(bào)文件夾(按日期創(chuàng)建)，點(diǎn)擊右鍵發(fā)起收集功能，并設(shè)置有效時(shí)間和文件說明，選擇需要提交文件的同事進(jìn)行通知;
② 提交者可在消息中心收到收集信息，并在截止時(shí)間前上傳相關(guān)文件;
③ 發(fā)起者可通過小應(yīng)用查看每個(gè)收集任務(wù)的進(jìn)程，及時(shí)溝通提醒;
④ 上傳的文件會(huì)自動(dòng)存儲(chǔ)匯總至發(fā)起的文件夾中。之后發(fā)起人就能清晰地對(duì)比每周的歷史數(shù)據(jù)。
會(huì)議紀(jì)要分發(fā)
作為一家大型化妝品企業(yè)，珀萊雅各職能部門及項(xiàng)目組需要定期匯總重要會(huì)議的紀(jì)要。以往各部門都是通過郵件方式整理下發(fā)，導(dǎo)致往期的會(huì)議紀(jì)要查找困難，同時(shí)相關(guān)重要文件還容易被惡意下載泄漏。
(功能示意圖，非珀萊雅實(shí)際場(chǎng)景)
針對(duì)重要文件分發(fā)問題，各個(gè)部門&項(xiàng)目組可以在“珀萊雅文檔云”上建立會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔文件夾，同時(shí)設(shè)置精細(xì)化權(quán)限管理，如整理人員可編輯，其他人員僅預(yù)覽等。
操作Tips：
① 在部門文件夾內(nèi)創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要、規(guī)則制度等文件夾，設(shè)置相應(yīng)的人員權(quán)限(整理人員為“編輯者”，部門成員為“預(yù)覽者”);
② 會(huì)議紀(jì)要、制度及紅頭文件的下發(fā)可通過“珀萊雅文檔云”@方式通知到相關(guān)人員;
③ 重要文件夾開啟“禁止分享”和“水印預(yù)覽”功能，防止重要文件泄露。
現(xiàn)在，珀萊雅內(nèi)部已有多個(gè)部門深度使用億方云，每天有上千人通過億方云展開高效、穩(wěn)定、安全的協(xié)同辦公。今后，億方云也將持續(xù)為企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、文件安全管理提供強(qiáng)有力的支持。
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