近日,由中共中央辦公廳秘書局主管的《秘書工作》推出題為《全面推進(jìn)黨政網(wǎng)上協(xié)同辦公》文章,該文從功能模塊、推廣應(yīng)用、使用效果等角度,全方位介紹了湖南省常德市黨政協(xié)同辦公平臺(tái)的開發(fā)、使用和推廣情況,向全國(guó)推薦了常德在智慧辦公領(lǐng)域取得的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)。
與此同時(shí),“智慧辦公-常德市黨政協(xié)同辦公平臺(tái)封盤儀式”也在湖南省常德市圓滿落幕。封盤儀式由北京金山辦公軟件股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“金山辦公”)和中國(guó)電信集團(tuán)系統(tǒng)集成有限公司湖南分公司(以下簡(jiǎn)稱“湖南電信”)聯(lián)合主辦。常德市市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協(xié)辦、市財(cái)政局、市行政審批局、市審計(jì)局、市教育局、市商務(wù)局各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)、常德市黨政協(xié)同辦公平臺(tái)各級(jí)用戶代表及技術(shù)人員等近百人到場(chǎng)參加。
常德市委辦相關(guān)負(fù)責(zé)人表示:“黨政協(xié)同辦公平臺(tái)的正式封盤,標(biāo)志著前期的建設(shè)、推廣和使用工作已取得階段性成效,提升常德政務(wù)效率的智慧辦公‘高速網(wǎng)’已全面建成,常德辦公系統(tǒng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代的大門被全面開啟。”金山辦公、湖南電信表示,將攜手助力常德市打造國(guó)家級(jí)智慧辦公標(biāo)桿。
值得一提的是,WPS文檔整體解決方案滿足了公文在所有流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中的預(yù)覽、編輯以及轉(zhuǎn)版的需求,解決了移動(dòng)OA端文件無法在線編輯的問題,通過應(yīng)用認(rèn)證、通信加密、傳輸加密等,確保文檔在產(chǎn)生、協(xié)同、分享的過程中,及和其他應(yīng)用系統(tǒng)通信過程中的安全,打造了一個(gè)安全無憂的移動(dòng)辦公場(chǎng)所。
智慧辦公——一張?zhí)嵘５抡?wù)效率的“高速網(wǎng)”
沒有成摞的紙張,不需面對(duì)面地送達(dá),只需在電腦或手機(jī)上按下發(fā)送鍵,一份文件就能根據(jù)設(shè)定好的流程和權(quán)限,抵達(dá)審簽人處,省時(shí)、省力、省成本,還十分安全。這個(gè)被稱為常德市黨政協(xié)同辦公平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱協(xié)同辦公平臺(tái))的智慧辦公軟件,于2018年5月啟動(dòng)研發(fā),2020年1月正式上線。目前正被市縣鄉(xiāng)村四級(jí)3600多家單位共同使用,這也意味著,常德傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、面對(duì)面的辦公方式正悄然發(fā)生著改變,向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向飛速發(fā)展。
這是一個(gè)橫向覆蓋黨政軍群機(jī)關(guān)、縱向涵蓋市縣鄉(xiāng)村四級(jí)的線上協(xié)同辦公平臺(tái)。通過統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一推進(jìn)、統(tǒng)一協(xié)作,助力一線政務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”,打造“縱向到村、橫向到邊,全市一張網(wǎng)、上下左右互聯(lián)互通”的線上工作格局,促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公務(wù)辦理信息化,降低行政成本,提高工作效能,實(shí)現(xiàn)智慧高效綠色移動(dòng)辦公。
協(xié)同辦公平臺(tái)投入運(yùn)行后,市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協(xié)辦作為全市首批使用單位,充分發(fā)揮示范作用,引領(lǐng)帶動(dòng)全市各級(jí)各單位廣泛使用,市財(cái)政局、市行政審批局全力支持、積極配合。截至目前,全市協(xié)同辦公平臺(tái)用戶4萬多人,日均處理公務(wù)上萬次,公文處理、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部外出(請(qǐng)假)、督促檢查、全市性會(huì)議、重大事項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告、固定資產(chǎn)使用管理、干部職工考勤管理、領(lǐng)導(dǎo)工作日志、公務(wù)接待等業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)在線辦理,一張?zhí)嵘?wù)效率的“高速網(wǎng)”正不斷織牢織密。
管好“人、錢、事” 大幅提升辦公質(zhì)效
近日,記者驅(qū)車兩個(gè)半小時(shí)前往桃源縣牛車河鎮(zhèn)采訪協(xié)同辦公平臺(tái)使用情況。2020年以來,該鎮(zhèn)充分利用協(xié)同辦公平臺(tái)辦文辦會(huì)辦事,大力推行線上辦公模式,已使用公文管理、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部外出(請(qǐng)假)、內(nèi)部發(fā)文、公務(wù)接待、考勤管理、通知公告、干部信息管理等10多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)層面的功能模塊,基本實(shí)現(xiàn)了公務(wù)全流程線上辦理。
談到協(xié)同辦公平臺(tái)的使用情況,牛車河鎮(zhèn)黨政辦主任孫思告訴記者:“協(xié)同辦公平臺(tái)使用前,光辦理的紙質(zhì)文件就可以堆放半個(gè)辦公室,還要定期組織工作人員對(duì)辦理完畢的文件清理歸檔,費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說還易出錯(cuò)。現(xiàn)在所有文件通過手機(jī)一鍵送達(dá)、審簽、分發(fā)、歸檔,效率提升了不說,程序更加規(guī)范。尤其是可以隨時(shí)在線查閱文件,既省時(shí)又省力。”
牛車河鎮(zhèn)黨委書記謝成剛說,他每天都會(huì)通過協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)時(shí)了解轄區(qū)干部職工的工作狀態(tài)和動(dòng)向,查看外出(請(qǐng)假)干部職工是否嚴(yán)格履行事前審批程序,相比以前人工統(tǒng)計(jì)不及時(shí)、不客觀、不細(xì)致等弊端,利用協(xié)同辦公平臺(tái)線上辦理更加及時(shí)、客觀、細(xì)致、真實(shí)、直觀。鎮(zhèn)紀(jì)委充分利用協(xié)同辦公平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)干部職工的監(jiān)督管理,把紀(jì)律檢查與考勤打卡數(shù)據(jù)掛鉤,每月線上公示考勤打卡情況,對(duì)多次出現(xiàn)缺勤的干部進(jìn)行提醒談話并要求說明去向,真正做到全過程、全方位、全時(shí)段監(jiān)督,規(guī)范了干部職工行為,增強(qiáng)了干部職工的制度意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)和規(guī)矩意識(shí)。
同樣屬于偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的石門縣三圣鄉(xiāng)積極利用協(xié)同辦公平臺(tái)辦理公務(wù),通過公文管理功能模塊在加快文件資料的辦理、流轉(zhuǎn)等方面下功夫,讓數(shù)據(jù)多跑路、讓干部少跑腿,大大提高了工作效率。
“以前開車去縣里拿文件或找領(lǐng)導(dǎo)審批文件來回要兩個(gè)多小時(shí),加上鄉(xiāng)里大大小小的事情都需要到我這里收集、匯總,再經(jīng)過幾輪與領(lǐng)導(dǎo)的面對(duì)面審簽,整個(gè)流程走完,快則一天,慢則一個(gè)星期。”三圣鄉(xiāng)黨政辦主任劉慈裔坦言,如今通過協(xié)同辦公平臺(tái),三圣鄉(xiāng)實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文全流程線上辦理,減少了紙質(zhì)文件登記、上簽、傳閱、催辦等辦理程序。1月至7月,三圣鄉(xiāng)利用協(xié)同辦公平臺(tái)接收各級(jí)來文近800件,通過協(xié)同辦公平臺(tái)與全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門均實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通、安全可靠的線上傳閱文件,提高了信息資源的共享程度。
協(xié)同辦公平臺(tái)的使用不僅管住了人和事,也管住了錢。市審計(jì)局、市商務(wù)局、市教育局等多個(gè)市直單位辦公室負(fù)責(zé)人介紹,單位相繼安裝部署并使用了考勤管理、公務(wù)用車、公務(wù)接待、加班用餐、出差請(qǐng)假等功能模塊,在方便工作人員時(shí),也為辦公室日常管理帶來便利。
據(jù)統(tǒng)計(jì),協(xié)同辦公平臺(tái)上線后,全市辦文辦會(huì)辦事效率均提升50%以上。特別是創(chuàng)新推進(jìn)“無接觸”辦公、“不見面”服務(wù),在新冠肺炎疫情防控中發(fā)揮了重大作用,實(shí)現(xiàn)了運(yùn)轉(zhuǎn)效率和運(yùn)轉(zhuǎn)安全雙保障。全市各級(jí)各單位普遍反映,利用協(xié)同辦公平臺(tái)處理公務(wù),能節(jié)省大量人力物力財(cái)力,單位行政成本明顯降低。
順應(yīng)時(shí)代需要 協(xié)同辦公平臺(tái)獨(dú)具特色
“為什么要推動(dòng)協(xié)同辦公平臺(tái)的建設(shè)和使用?協(xié)同辦公平臺(tái)能帶給我們什么?”
談到建設(shè)協(xié)同辦公平臺(tái)的必要性,市委辦負(fù)責(zé)人認(rèn)為,沒有信息化就沒有現(xiàn)代化,探索創(chuàng)新數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的辦公平臺(tái)是大勢(shì)所趨、勢(shì)在必行,是智慧常德建設(shè)的重要內(nèi)容,是貫徹落實(shí)“三高四新”戰(zhàn)略、加快建設(shè)現(xiàn)代化新常德的有力舉措。
“與以往的OA辦公系統(tǒng)相比,協(xié)同辦公平臺(tái)的覆蓋面更廣,橫向聯(lián)通黨政軍群機(jī)關(guān),縱向連接市縣鄉(xiāng)村,真正在全市范圍形成了一張智慧政務(wù)的高速網(wǎng)絡(luò)。”市委辦工作人員向記者介紹道。
據(jù)了解,協(xié)同辦公平臺(tái)公文管理功能模塊不僅能夠收發(fā)文,還具備臺(tái)賬管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、收文反饋、公文分類管理等功能,實(shí)現(xiàn)收發(fā)文自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、科學(xué)分類、精準(zhǔn)分析。此外,即將上線使用的檔案單套制功能模塊,還能對(duì)線上辦結(jié)的公文實(shí)現(xiàn)“一鍵歸檔”,改變以往必須打印紙質(zhì)文件并掃描為電子文件歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式,既有利于隨時(shí)線上查閱文件,又極大減少了行政成本和工作量。
不僅如此,協(xié)同辦公平臺(tái)還根據(jù)單位的管理需要,研發(fā)了“市級(jí)層面通用、單位內(nèi)部使用”兩個(gè)層面共40多個(gè)功能模塊,其中“市級(jí)層面通用”包括公文管理、會(huì)議管理、智慧督查、緊急通知、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部外出(請(qǐng)假)、通訊錄等功能模塊,要求各級(jí)各單位必須安裝使用;“單位內(nèi)部使用”包括呈批件(含經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示、出差請(qǐng)假、公務(wù)用車、公務(wù)接待、加班用餐、資產(chǎn)處置等13個(gè)功能模塊)和通知公告、考勤管理、干部信息、我的傳閱等功能模塊,各單位可根據(jù)需要自行選擇安裝使用,上述功能模塊基本能夠滿足黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位日常辦公與管理需要。
“手機(jī)端、電腦端都可以使用,隨時(shí)隨地辦公,不受空間局限,辦公效率提升非常明顯。”市委辦一名工作人員一邊演示一邊向記者介紹。只見他在電腦上雙擊鼠標(biāo),就能在屏幕上清晰看見所有功能模塊鏈接,點(diǎn)擊進(jìn)入考勤管理功能模塊,當(dāng)日遲到、請(qǐng)假、因公外出人員數(shù)量和身份信息立即顯示出來。目前,市委辦已使用了所有功能模塊,辦文辦會(huì)辦事日常工作均實(shí)現(xiàn)全流程全周期線上辦理,協(xié)同辦公平臺(tái)的功能優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)了出來。
在采訪中,記者聽到最多的是反映協(xié)同辦公平臺(tái)投入使用后,辦事更加規(guī)矩了。比如經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示、公務(wù)用車、公務(wù)接待、加班用餐、資產(chǎn)購(gòu)置等,均做到了“先申請(qǐng)、后審批、再使用”。利用協(xié)同辦公平臺(tái)處理公務(wù)實(shí)現(xiàn)全程留痕可查,有利于打造陽(yáng)光、公開、透明的政務(wù)辦公環(huán)境,從客觀上進(jìn)一步樹牢了廣大干部職工的規(guī)矩意識(shí)、制度意識(shí)。
雖然協(xié)同辦公平臺(tái)模塊較多、功能強(qiáng)大,覆蓋了黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位公務(wù)辦理各方面全過程,但建設(shè)成本和安裝實(shí)施費(fèi)用較低。市委辦工作人員介紹,協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)費(fèi)用由市級(jí)整體統(tǒng)籌負(fù)責(zé),建成后,所有市直單位均不需要支付安裝實(shí)施費(fèi)用;區(qū)縣(市)“四大家”僅各需支付安裝實(shí)施費(fèi)用3萬元,市直“六區(qū)”各2萬元;區(qū)縣(市)直單位安裝實(shí)施費(fèi)用為每家8000元,市直“六區(qū)”直屬單位安裝實(shí)施費(fèi)用僅為每家4000元。
推進(jìn)平臺(tái)廣泛使用 努力創(chuàng)造常德品牌
建平臺(tái)的目的是為了用。市委書記楊懿文曾對(duì)協(xié)同辦公平臺(tái)推廣使用工作作出批示:“繼續(xù)堅(jiān)持,不斷完善,創(chuàng)造常德品牌。”
市委常委、市委秘書長(zhǎng)、市協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)推廣使用工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)羅先東多次調(diào)度,要求全市黨辦系統(tǒng)要多措并舉、多管齊下,全面推進(jìn)使用。以領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)抓示范,堅(jiān)持市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部以上率下,帶頭使用,充分發(fā)揮“關(guān)鍵少數(shù)”表率作用;以培訓(xùn)促動(dòng)抓推廣,通過市委黨校主體班專題培訓(xùn)、區(qū)縣(市)委理論學(xué)習(xí)中心組集中學(xué)習(xí),開展培訓(xùn)、宣傳、推介,確保領(lǐng)導(dǎo)干部熟悉、了解、認(rèn)同和使用;以行政推動(dòng)抓落實(shí),要求各級(jí)各單位充分利用協(xié)同辦公平臺(tái)處理文件、傳輸資料,除涉密和中央文件外,其他文件一律通過協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)行線上辦理。推動(dòng)協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)用更好地落到實(shí)處,全市廣大干部職工利用協(xié)同辦公平臺(tái)處理公務(wù)成為新常態(tài)。
僅2021年1月至7月,全市各級(jí)各單位利用協(xié)同辦公平臺(tái)處理公務(wù)762078次,其中收文551043件、發(fā)文24780件,錄入干部職工信息49415條,干部職工考勤打卡104919次,辦理領(lǐng)導(dǎo)干部外出(請(qǐng)假)3517次,發(fā)布通知公告4173期,辦理出差請(qǐng)假6541次。
協(xié)同辦公平臺(tái)投入運(yùn)行后,全市總體使用滿意率達(dá)到95%以上。省委辦公廳領(lǐng)導(dǎo)在全省黨委秘書長(zhǎng)會(huì)議等相關(guān)會(huì)議上多次對(duì)常德協(xié)同辦公平臺(tái)給予充分肯定,并在全省推介,省內(nèi)先后有益陽(yáng)市、岳陽(yáng)市、懷化市、郴州市等市來常學(xué)習(xí)交流。省委辦公廳2020年度黨辦系統(tǒng)統(tǒng)籌聯(lián)動(dòng)評(píng)價(jià)通報(bào)中對(duì)我市協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)和使用工作予以表?yè)P(yáng)并指出,常德市委辦公室建設(shè)集成辦文、辦會(huì)、辦事等相關(guān)業(yè)務(wù)的黨政協(xié)同辦公平臺(tái),覆蓋黨政軍群、市縣鄉(xiāng)村,辦公效率大幅提升,行政成本顯著下降。
雖然當(dāng)前協(xié)同辦公平臺(tái)總體使用情況較好,取得了顯著成效,但極少數(shù)單位還存在重視不夠、推進(jìn)不力、使用不當(dāng)?shù)葐栴}。采訪中,市委辦相關(guān)負(fù)責(zé)人告訴記者,協(xié)同辦公平臺(tái)能否順利推廣使用,關(guān)鍵在單位“一把手”示范帶頭作用發(fā)揮得好不好,只有通過由上而下的廣泛應(yīng)用,才能促進(jìn)協(xié)同辦公平臺(tái)在沅澧大地茁壯成長(zhǎng)。這位負(fù)責(zé)人還表示,后段他們將進(jìn)一步完善協(xié)同辦公平臺(tái)功能,盡快完成檔案單套制功能模塊研發(fā),實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)公務(wù)線上辦理全覆蓋。同時(shí)根據(jù)各級(jí)各單位反饋的意見建議,科學(xué)分析、合理采納,進(jìn)一步優(yōu)化完善現(xiàn)有功能模塊,推動(dòng)功能更新升級(jí)、使用更加方便?？偠灾?協(xié)同辦公平臺(tái)將在使用推廣過程中,不斷更新完善,最終創(chuàng)造智慧辦公領(lǐng)域的常德品牌。
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