身處職場中,你是否有過這樣的經歷,某個宣發(fā)團隊明明是公司花了錢請來的人,但卻不在同一間辦公室辦公,這導致頻繁有宣發(fā)需求的你,需要不斷地跟對方打電話、發(fā)語音進行交流和討論,雖然對方當時點頭稱是,但往往交付的成果都是不盡如人意的,與你最初的需求大相徑庭,于是,寶貴的時間就在無效的反復溝通間溜走了,而剩下的,只是遲到的交付成果和一個已經霓虹閃爍路上卻空無一人的深夜。
其實,這些問題都是可以通過在線協(xié)作得到解決的,一次有效的在線協(xié)作不僅可以準確和及時地傳達你的需求,令對方明白你想要什么、他們要做什么,也可以很大程度上節(jié)省溝通成本,從而讓工作快速運轉起來。而要做好在線協(xié)作,「飛項」這款在線協(xié)作軟件就足以支撐起所有需求。
快速且清晰地傳達“我想要什么”
不管是大型需求還是小需求,想要讓對方交付出自己想要的成果,站在第三方視角,首先提出需求的人應該把自己的想法和需求關鍵點理清楚,并實時同步給對方,這樣對方才能清楚地認知到,原來成果的交付是長這個樣子的。
而「飛項」這款在線協(xié)作軟件在用戶進行需求初創(chuàng)時,便具備了這樣的功能,用戶可在創(chuàng)立界面填上主題,并在下方輸入頁面中填寫與需求相關的完整關鍵詞及詳細說明,這樣一來,在所有事情都講清楚的情況下,對方將可在獲取到“白紙黑字”需求的第一時間立即進行響應及執(zhí)行。
那么,需求說清楚了,如何通知對方?其實這一點很簡單,用戶只需在創(chuàng)建時點選“邀請協(xié)作人”或者在項目創(chuàng)立后再進行協(xié)作人邀請動作,此項需求即可推送至承接人客戶端上,且創(chuàng)建的時候,發(fā)起人還可設置好開始及結束時間節(jié)點,如此一來,對方將清楚地知道,整個需求要點和完成節(jié)點。
而如果是大型需求,涉及到多人協(xié)作的時候,單個需求的簡單陳述顯然就不足以完成有效在線協(xié)作了,面對這種一對多的在線協(xié)作需求,「飛項」支持用戶在建立一個大型需求時,同時內置多個不同的細化小需求,簡而言之,就是用戶可借助「飛項」將很多和小需求合并為一個具有連續(xù)性質的項目,讓對方進行團隊式的在線協(xié)作。
在需求建立之初,用戶可在確定主題及書寫說明后,在下方添加“子事項”,而一個子事項就代表著一個具體需求,將完成這個需求的所有必備子事項羅列完全后,對接方將一次性知道整個項目的所有需要完成工作的要點、細節(jié)、時間點、注意事項等信息。
如果所有需求細節(jié)的負責人不是同一團隊時,發(fā)起人還可針對子事項的專業(yè)性質,邀請不同的專業(yè)的崗位人員進行在線協(xié)作。
加強在線協(xié)作溝通,把所有的疑問拒之門外
而就算在指定分發(fā)完任務之后,難免還有人在在線協(xié)作過程中存有疑問之處,為了解決這個問題,「飛項」這款在線協(xié)作軟件在項目建立之后,將自動建立群聊,而在這里群聊中,整個大需求的所有信息和發(fā)起人的部分操作信息都會顯示在群聊中,比如發(fā)起人修改時間節(jié)點這樣的信息。而除此外,群聊還將承載起整個大需求所有在線協(xié)作人員的溝通及對接重任,包括發(fā)起人在內,參與人員的信息將得到同步、疑問也將得到及時的在線反饋。
此外,飛項還支持單個任務派發(fā)、溝通協(xié)作過程-劃重點、文件傳輸、通知等功能,其中,單個任務派發(fā)支持用戶將特定任務指派給相應崗位人員,文件傳輸支持資料及重要信息共享,劃重點功能支持用戶將群組里的對話劃為重點,僅需點擊右鍵即可設置重點,這將使得團隊協(xié)作中可區(qū)分輕重,快速找到方向。
而通知功能,則可為參與團隊協(xié)作的成員或管理人根據(jù)任務時間點提供實時提醒,避免遺忘。
其實不只是在公司上班期間,疫情期間在家辦公時,不能面對面交流地進行工作確實引發(fā)了不少或令人啼笑皆非或令人痛苦不堪的事件,而每當?shù)竭@時候,一定要善用像「飛項」這種在線協(xié)作軟件去化解痛苦,這樣才能做到高效對接和有效溝通,讓工作也可以變得輕松和愉快!
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