紅紅火火恍恍惚惚,一眨眼,年都過(guò)完了。
那些「年后再說(shuō)」的事,也是時(shí)候解決了。
在這些「年后再說(shuō)」的事中,難免少不了一件事,那就是新年計(jì)劃。
據(jù)研究,寫(xiě)下來(lái)的目標(biāo)計(jì)劃會(huì)比沒(méi)有寫(xiě)的成功率高38%。寫(xiě)or不寫(xiě)?就看你實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的決心!
但我認(rèn)為,計(jì)劃光說(shuō)光寫(xiě)不做,成功率也有可能是0%!
這里我也想借用「日本經(jīng)營(yíng)之圣」稻盛和夫老先生的觀點(diǎn)來(lái)談?wù)剤?zhí)行計(jì)劃有多重要。他認(rèn)為,實(shí)現(xiàn)新的計(jì)劃關(guān)鍵在于不屈不撓、一心一意。因此,必須聚精會(huì)神,抱著高尚的思想和強(qiáng)烈的愿望,堅(jiān)韌不拔地干到底。所以,「計(jì)劃黨」們,請(qǐng)擼起袖子加油干,把計(jì)劃執(zhí)行下去。
說(shuō)到計(jì)劃,不單有個(gè)人計(jì)劃,團(tuán)隊(duì)也有計(jì)劃,并且有大小計(jì)劃之分,舉個(gè)栗子:
宏觀的話,團(tuán)隊(duì)的年度工作計(jì)劃是什么?年終績(jī)效要達(dá)到什么效果才算理想?
微觀的話,一個(gè)工作拿到手,要怎么安排人手和工作,把控節(jié)奏?
......
要確保計(jì)劃順利執(zhí)行到位,做好科學(xué)有效的計(jì)劃管理尤為重要。
為什么這么說(shuō)?我認(rèn)為,執(zhí)行是把計(jì)劃完成,管理則是用什么方法促進(jìn)計(jì)劃完成,兩者有區(qū)別又有聯(lián)系。
也就是說(shuō)要做好計(jì)劃管理,有幾個(gè)關(guān)鍵步驟不可少:
計(jì)劃的目標(biāo)——>計(jì)劃關(guān)鍵行為分解——>每一個(gè)關(guān)鍵行為的執(zhí)行落地——>計(jì)劃執(zhí)行情況復(fù)盤(pán)
而做好團(tuán)隊(duì)的計(jì)劃管理,可以用「5W1H分析法」來(lái)講計(jì)劃目標(biāo)拆解到計(jì)劃執(zhí)行的關(guān)鍵行為:即目標(biāo)是什么?(What)
目標(biāo)的價(jià)值和意義(Why)
需要什么時(shí)候開(kāi)始,什么時(shí)候完成(When)
誰(shuí)對(duì)此負(fù)責(zé),需要哪些人來(lái)完成(Who)
在什么場(chǎng)景和背景下開(kāi)展(Where)
怎么做(How):前面5W都是對(duì)與目標(biāo)計(jì)劃的闡述,而H則需要能夠具體分解到可執(zhí)行動(dòng)作/行為,這是支撐計(jì)劃目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵點(diǎn),也是需要70%精力去思考、監(jiān)控落地的地方。
基于「5W1H分析法」,在做團(tuán)隊(duì)計(jì)劃管理的時(shí)候,還可以借助計(jì)劃管理工具,把計(jì)劃管理落到實(shí)處,變得更具體清晰可行。在這,想和大家推薦一款叫做「飛項(xiàng)」計(jì)劃管理工具,我們團(tuán)隊(duì)一直在用的。雖說(shuō)是小工具,卻幫了不少大忙。
推薦理由一:符合「5W1H分析法」,可以把計(jì)劃做得漂漂亮亮。
在進(jìn)行「事項(xiàng)創(chuàng)建」時(shí),所填寫(xiě)的事項(xiàng)要素是符合「5W1H分析法」。
就以上文說(shuō)到的“拿到一個(gè)項(xiàng)目”為例。
事項(xiàng)名稱為“這個(gè)項(xiàng)目的名稱叫做什么,要達(dá)到什么指標(biāo)”,這就是What。
在「背景信息」欄上填寫(xiě)相關(guān)介紹,即Why。
缺乏時(shí)間性的計(jì)劃管理是容易被拖延性和懶性支配,事項(xiàng)可設(shè)置明確的時(shí)間段,即When。
地址是Where,就不多說(shuō)了。
負(fù)責(zé)該計(jì)劃的協(xié)作人則是Who,這位協(xié)作人可以是可以是微信好友或是飛項(xiàng)協(xié)作人。
How的話,則主要體現(xiàn)在「飛項(xiàng)」的相關(guān)功能點(diǎn)上,接下來(lái)我再細(xì)講。
由此可見(jiàn),團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的整體和細(xì)節(jié),都能在「飛項(xiàng)」上一覽無(wú)遺。
推薦理由二:功能在精不在多,計(jì)劃管理更高效
有的團(tuán)隊(duì)管理者在選擇計(jì)劃管理工具時(shí)會(huì)抱著這樣一種心態(tài),就是“功能越多越好,說(shuō)不定以后會(huì)用到呢”。但是你有想過(guò)嗎?功能繁多冗雜,是不是得花費(fèi)更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)如何使用和適應(yīng)?而且那些現(xiàn)階段用不到的功能,以后真的會(huì)用到?
在這里只想衷心勸告一句,功能在精不在多,適合自己的,能輔助解決問(wèn)題的,才是最適合的。功能這點(diǎn),我認(rèn)為「飛項(xiàng)」就做得還不錯(cuò)子。它的功能不會(huì)很冗雜,而是很清晰明確,關(guān)乎到計(jì)劃管理的每個(gè)點(diǎn)。
1、事項(xiàng)派發(fā)
想讓團(tuán)隊(duì)計(jì)劃執(zhí)行起來(lái)更順暢,最好是把總計(jì)劃拆解成小計(jì)劃,比如周期長(zhǎng)規(guī)模大的計(jì)劃,最好是分成N個(gè)周期性計(jì)劃然后發(fā)放給負(fù)責(zé)的成員。「飛項(xiàng)」支持對(duì)事項(xiàng)拆解成子孫事項(xiàng)后派發(fā)給相關(guān)協(xié)作人。待協(xié)作人同意接受事項(xiàng)后,該計(jì)劃就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入他的日程里,并且定時(shí)提醒。
2、項(xiàng)目板塊
可以把團(tuán)隊(duì)成員加進(jìn)同一個(gè)「項(xiàng)目」里,同處一個(gè)環(huán)境中,一來(lái)可以掌握計(jì)劃的整體內(nèi)容和關(guān)鍵數(shù)據(jù),其次,能共享彼此事項(xiàng),做好工作量管理。
在[項(xiàng)目概覽]上可以一覽該計(jì)劃的背景、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和成員活躍度,方便團(tuán)隊(duì)管理者和成員掌握關(guān)鍵信息點(diǎn)。
如果想對(duì)計(jì)劃內(nèi)容和協(xié)作人進(jìn)行管理,可以在[事項(xiàng)列表]上輕松查看到項(xiàng)目所屬全部事項(xiàng),可以通過(guò)不同維度進(jìn)行篩選,清晰把握各個(gè)細(xì)節(jié)。在[成員日程]上則可以了解到團(tuán)隊(duì)成員在該計(jì)劃內(nèi)的所有日程安排和完成情況。
3、專(zhuān)屬群聊
在團(tuán)隊(duì)計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程中,需要交流和協(xié)助。而這可以在「飛項(xiàng)」的事項(xiàng)專(zhuān)屬群聊中實(shí)現(xiàn)。
「飛項(xiàng)」的事項(xiàng)、子事項(xiàng)和項(xiàng)目都有專(zhuān)屬的群聊IM,可以直接在上面溝通。
「小任務(wù)」可以預(yù)約會(huì)議,快速告訴團(tuán)隊(duì)成員開(kāi)會(huì)的信息;可以創(chuàng)建待辦,會(huì)后有什么工作需求要跟進(jìn)的,直接告知就可以了。
如果衍生了新的小項(xiàng)目需求,無(wú)需另找地方創(chuàng)建事項(xiàng),直接在群聊IM上創(chuàng)建就可以了,省時(shí)。
4、筆記復(fù)盤(pán)
復(fù)盤(pán)的意義在于,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足并加以改正,前車(chē)之鑒,不要再犯;有效做法,繼續(xù)保持。這可以借助「飛項(xiàng)」的「筆記」功能來(lái)完成,進(jìn)而完成整個(gè)計(jì)劃的閉環(huán)工作。
推薦理由三:免費(fèi)免費(fèi)
像現(xiàn)在,很多計(jì)劃管理工具都采取了「會(huì)員制」,只有成為會(huì)員,才能使用更高級(jí)的功能。但「飛項(xiàng)」在APP端/PC端等多個(gè)平臺(tái)都是免費(fèi)下載(還有小程序可以使用體驗(yàn)),里面的全部功能都是可以免費(fèi)使用的,很實(shí)在。
總的來(lái)說(shuō),團(tuán)隊(duì)的計(jì)劃管理,說(shuō)難也不難,說(shuō)容易也不容易。除了靈活運(yùn)用「5W1H分析法」,最關(guān)鍵的是,怎么借助一款計(jì)劃管理工具去管理,「飛項(xiàng)」正是一款能如虎添翼的工具!大家不妨可以試試看。
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