團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理工作要求管理者總覽任務(wù)全局，除了項(xiàng)目立項(xiàng)，挑選合適的人負(fù)責(zé)相應(yīng)工作，還要跟蹤任務(wù)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題還要立馬解決。
還未經(jīng)手過團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理工作的新手往往容易進(jìn)入一個(gè)迷局，認(rèn)為管理工作就是分配完任務(wù)坐等結(jié)果就行，等發(fā)現(xiàn)事情并非那么簡(jiǎn)單的時(shí)候又不知從哪入手，要是中間任務(wù)分配有問題，出現(xiàn)員工責(zé)任扯皮事件，就更是一團(tuán)亂麻。
所以正確的團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理方法是每位管理層都應(yīng)該掌握的學(xué)問。
1.分配任務(wù)應(yīng)該落實(shí)到具體的某一個(gè)人
這樣做能避免工作出現(xiàn)錯(cuò)漏，員工間互相推卸責(zé)任。如果要分配給2~3人的小團(tuán)隊(duì)，則要確定誰來負(fù)責(zé)，并說明出現(xiàn)問題就由他/她來承擔(dān)。
2.要把完成時(shí)間具體到某天某時(shí)，而不是“盡快”、“越快越好”
模糊的時(shí)間概念會(huì)讓員工分不清輕重緩急，如果恰逢手頭上也有緊急重要的事，很可能把剛布置的任務(wù)往后推，而領(lǐng)導(dǎo)所說的“盡快”可能是2小時(shí)內(nèi)必須交付，到時(shí)交付不出，輕則影響項(xiàng)目進(jìn)度，重則影響項(xiàng)目結(jié)果。
3.布置完任務(wù)要詢問員工是否理解任務(wù)意圖和目標(biāo)
人與人之間存在理解偏差，為了消除差異，統(tǒng)一目標(biāo)，較好的辦法就是再次詢問，看員工所理解的內(nèi)容與自己的想法有無出入，同時(shí)對(duì)錯(cuò)的地方予以糾正。
4.檢查任務(wù)進(jìn)度
雖然做好任務(wù)分配后，每一個(gè)子項(xiàng)目都有專人負(fù)責(zé)，但作為任務(wù)派發(fā)的管理者必須統(tǒng)攬全局，為整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，所以定期詢問項(xiàng)目進(jìn)度，掌握項(xiàng)目完成率很有必要。
一般來說，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分多個(gè)節(jié)點(diǎn)了解項(xiàng)目進(jìn)度，周期短的項(xiàng)目可居中了解一次。
這套團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理方法需要管理者做好子項(xiàng)目管理人、進(jìn)度、匯報(bào)、緊急事項(xiàng)等的記錄，常規(guī)的excel或者紙質(zhì)筆記本要么缺乏協(xié)作，要么效率較低，如果管理者想提高效率，更好的辦法是借助團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理軟件進(jìn)行管理，比傳統(tǒng)的記錄方法效率高很多。
比如使用專業(yè)的團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理軟件“飛項(xiàng)”進(jìn)行管理，就可以把上述方法中的每一條都落到實(shí)處，并且一目了然。
第一，解決項(xiàng)目創(chuàng)建，分配項(xiàng)目到某人
找到飛項(xiàng)的【項(xiàng)目】頁面就能進(jìn)行項(xiàng)目創(chuàng)建，在項(xiàng)目概述欄可以直接拖拽文件進(jìn)去，減少口述任務(wù)的理解偏差概率。
項(xiàng)目概述下方可邀請(qǐng)協(xié)作成員，即該項(xiàng)目細(xì)分的子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。協(xié)作成員可以是微信好友或飛項(xiàng)協(xié)作人。
項(xiàng)可以通過權(quán)限管理，讓項(xiàng)目外的成員加入可協(xié)作項(xiàng)目事項(xiàng)內(nèi)，但無法查閱項(xiàng)目?jī)?nèi)其他事項(xiàng)，以保證信息安全，例如需要公司外部人員配合等情況就可以用到權(quán)限管理功能。
第二，解決任務(wù)具體安排事宜
點(diǎn)開【事項(xiàng)】頁面，點(diǎn)擊【+】號(hào)就可以創(chuàng)建新的事項(xiàng)，在右上方可選擇該事項(xiàng)所屬項(xiàng)目，方便多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行管理。
創(chuàng)建新事項(xiàng)時(shí)可添加標(biāo)簽、協(xié)作人，以及添加完成時(shí)間和到時(shí)提醒，做到專人專責(zé)，時(shí)間明確，如果某事項(xiàng)不是一步就能完成，還可以在下方添加多個(gè)子事項(xiàng)。當(dāng)事項(xiàng)小組需要溝通時(shí)，事項(xiàng)IM還能實(shí)現(xiàn)即時(shí)快速交流。
第三，解決任務(wù)進(jìn)度檢查
創(chuàng)建項(xiàng)目后，在【項(xiàng)目】頁面可以查看對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的概覽、事項(xiàng)列表和成員日程。
●項(xiàng)目概覽→可以查看該項(xiàng)目的相關(guān)信息、完成時(shí)間、協(xié)作人員、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)、相關(guān)數(shù)據(jù)，其中的項(xiàng)目動(dòng)態(tài)能看到協(xié)作人員都創(chuàng)建了什么事項(xiàng)，又有誰加入項(xiàng)目等。飛項(xiàng)還加入了排行榜的功能，可以看到項(xiàng)目成員參與的事項(xiàng)量、創(chuàng)建量、完成率和延期率。方便管理者了解每個(gè)員工的工作情況，以及統(tǒng)攬團(tuán)隊(duì)任務(wù)。
●事項(xiàng)列表→可以查看該項(xiàng)目下創(chuàng)建的所有事項(xiàng)任務(wù)，還可以根據(jù)時(shí)間、協(xié)作人、事項(xiàng)狀態(tài)篩選出想要了解的內(nèi)容，讓管理者時(shí)刻掌握項(xiàng)目每一步的進(jìn)行情況，發(fā)現(xiàn)子項(xiàng)目有延時(shí)或錯(cuò)誤時(shí)，能第一時(shí)間解決問題，避免影響整體項(xiàng)目進(jìn)程。
●成日程→可以查看工作安排情況，如果發(fā)現(xiàn)有成員工作量過大，而有的成員事情很少或空閑，可以以此為依據(jù)重新合理分配工作，避免忙的忙死、閑的閑死的尷尬。
以上就是借助團(tuán)隊(duì)任務(wù)管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理的方法，能規(guī)避很多傳統(tǒng)管理方式出現(xiàn)的錯(cuò)漏，且因?yàn)楣芾肀憬?，能?shí)時(shí)掌控項(xiàng)目情況，管理者可縮減很多開會(huì)時(shí)間，讓團(tuán)隊(duì)更專注于做項(xiàng)目。
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