導讀
數智轉型，財務先行。報銷費控是一個看似簡單實則復雜且對企業(yè)財務數智化轉型有著重大意義的切入口。企業(yè)財務的變革核心是什么?新時代呼喚什么樣的企業(yè)管理軟件?報銷費控的變革對于企業(yè)數智化轉型有什么重要意義?費控軟件行業(yè)代表人物馬春荃先生為大家?guī)碜约旱乃伎肌?/p>
來源：《中國總會計師》雜志(2022年3月號 總第224期) 作者：何騰龍
馬春荃
合思·易快報創(chuàng)始人兼CEO
大舸中流下，青山兩岸移。隨著“數字中國”建設按下快進鍵，企業(yè)數智化轉型之勢洪波翻涌。洞燭機先的創(chuàng)新者往往能從時代大潮的涌動中感知社會經濟發(fā)展的演變之兆，把握國家“周雖舊邦，其命唯新”的政策動向，提供新價值，滿足新需求。在馬春荃看來，報銷是一個看似簡單實則復雜且對企業(yè)財務數智化轉型有著重大意義的切入口。作為SaaS行業(yè)報銷費控的開拓者，馬春荃于2014年創(chuàng)立北京合思信息技術有限公司，一直致力于為企業(yè)降本增效、為員工消費場景帶來極致體驗，助力企業(yè)實現數智化升級與轉型。那么，企業(yè)財務的變革核心是什么?企業(yè)數智化的抓手和切入點有哪些?新時代呼喚什么樣的企業(yè)管理軟件?報銷費控的變革對于企業(yè)數智化轉型有什么重要意義?圍繞這些問題，《中國總會計師》雜志與合思·易快報創(chuàng)始人兼CEO馬春荃進行了深入探討。
業(yè)財變革的核心是數字驅動
數字化正成為重塑經濟結構、改變行業(yè)生態(tài)、賦能企業(yè)業(yè)財變革的重要引擎和關鍵力量。根據相關機構的研究結果，中國數字化轉型領軍企業(yè)的優(yōu)勢持續(xù)擴大，并成功將數字化優(yōu)勢轉化為營收優(yōu)勢，營收增速差距從疫情前的1.4倍擴大至3.7倍。企業(yè)數字化與智能化的發(fā)展方向和創(chuàng)新路徑已是全社會的共識，但對數智化理解的偏差制約著許多企業(yè)數智化的進程，難以充分發(fā)揮數智化的賦能價值。
馬春荃認為，業(yè)財變革核心是數字驅動。他描繪了前數字化時代和數字化時代企業(yè)管理之間的差異：過去企業(yè)經營管理是感覺驅動。由于數據治理處于蒙昧狀態(tài)中，財務數據統(tǒng)計分析核算拆解的顆粒度越細，耗費工作量就越大，數據的時效性就越差，因此無法對業(yè)務情況進行準確及時的反饋，財務數據便喪失了對業(yè)務進行指導的作用。當面對諸如訂單增長量、業(yè)務營收這些密密麻麻的數據時，決策者無法有效挖掘數據所蘊含的價值與意義，于是常常憑感覺決策。馬春荃做了一個比喻：“好比一個人在開跑車，如果碼表顯示的數據是十分鐘以前的，駕駛者如何決定是該踩剎車還是該踩油門呢?結果只能是憑感覺，碼表僅起到記錄功能，供事后分析所用，事前的規(guī)劃和事中的決策自然就無從談起。”而數字化時代企業(yè)經營管理最核心的不同點就是數字驅動，通過技術手段，財務的核算數據實時產生、實時反饋，與業(yè)務相伴相生，這個過程就促進了業(yè)財之間的融合，通過數智化工具發(fā)揮出數據的價值從而賦能企業(yè)的業(yè)務經營和管理運營，推動數據資源與企業(yè)業(yè)務高度融合。馬春荃指出：“財務與業(yè)務及時有效的聯通促進了業(yè)財雙邊互動，實時有效的數據為短周期決策的合理性提供了有力支撐，大大增強了財務對業(yè)務的影響力，數字化賦能財務由過去被動的核算型轉變?yōu)橹鲃拥臎Q策型。”數字驅動下，業(yè)財之間將產生更多的化學反應，也為財務發(fā)揮的作用留下了更多的想象空間。
數字化時代企業(yè)管理需要“軟管”
數智化轉型并非只是簡單引入數智化工具和產品來優(yōu)化系統(tǒng)，其根本在于管理軟件是否適應新時代企業(yè)創(chuàng)新的需求。根據哈佛大學一項針對企業(yè)數智化挑戰(zhàn)的調研，“已有的系統(tǒng)融合”(52%)、“數據孤島”(51%)以及“技術工具與企業(yè)業(yè)務融合”(49%)是企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)。“合思”二字來自英文“Hose”(軟管)，代表著合思這家公司的理念和發(fā)展方向。馬春荃坦言，合思成立伊始，團隊的理念和目標并不是局限于做出一個報銷系統(tǒng)，而是要打造新時代呼喚的管理軟件。他認為，過去的管理軟件是“硬管”，在工業(yè)化時代，工業(yè)流程是固定的，物理加工過程決定了生產線的流轉狀態(tài)，從而決定了它的組織配置狀態(tài)，與新時代的企業(yè)需求相比，未免過于呆板和僵化。馬春荃發(fā)現過去的管理軟件基于傳統(tǒng)model將系統(tǒng)要素固化下來，導致了模式固化。“好比做椅子，大家做出來都是四條腿一個面，形成一種固定形態(tài)。但宜家的椅子卻不同，它的各個組成部分可拆卸可替換，造就了更多不同的組合結果，消費者也就有了更多的可選擇性。”從宜家那里得到的靈感啟發(fā)了馬春荃對未來管理軟件的構想，未來管理軟件系統(tǒng)要素間的組合應該形成一個“軟管”，強調柔性，能夠滿足現代企業(yè)靈活管理和自由連接的需求，“軟管”變化連通并能保持系統(tǒng)之間互相自洽。立足這個邏輯起點，合思打造的產品模型底層可以滿足企業(yè)更廣泛的組織變化需求，促成業(yè)財融合，實現業(yè)務創(chuàng)新。
但“硬管”與“軟管”之間并非是完全排斥的，它們猶如生物演進一般，高等級生物與低等級生物共生共存。馬春荃認為，傳統(tǒng)的管理軟件就像總線，雖然模式固化、靈活性弱，但作為底層基礎能夠保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，而上層的管道就需要更具彈性，做到廣泛連接、即插即用、隨機應變，適應新時代不同行業(yè)不同企業(yè)業(yè)務的靈活變通。因此馬春荃指出，新時代的軟件公司要特別關注兩個點。第一是必須和舊的系統(tǒng)互相兼容，將新時代的“軟管”嫁接在“硬管”上。總線穩(wěn)定性強，但無法滿足新場景，客戶體驗感很差。新一代的輕量化應用可以在這方面進行補充和完善，但一定要跟總線對接，才能將核算、統(tǒng)計分析、決策指引融入到企業(yè)規(guī)模化運作之中。第二是新時代的管理軟件要快速敏捷地適應企業(yè)業(yè)務變革。隨著時代的演進，商業(yè)環(huán)境瞬息萬變，復雜因素交織纏繞，要避免被市場無情淘汰，在持續(xù)成功的創(chuàng)新中適者生存，企業(yè)的經營管理和分析決策必須相應地加快節(jié)奏和步伐。隨著企業(yè)組織流程調整變化，財務核算的口徑也會發(fā)生相應的改變，這個時候就給軟件商帶來了挑戰(zhàn)，只有“軟管”和“硬管”共生共長，方能適應新時代企業(yè)的新需求。
首家推出無需報銷分級
懷揣打造新時代管理軟件的初心，肩扛助力企業(yè)實現財務數字化轉型的使命，馬春荃將報銷費控管理作為切入點，在這個更聚焦、更靈活的賽道上從零起步、勇往直前。傳統(tǒng)的事后報銷模式毫無疑問是企業(yè)的痛點。員工報銷流程繁瑣，周期漫長。事先墊付導致員工因公消費體驗極差;財務防范稅務風險壓力大，謄抄、統(tǒng)計、歸檔等層層步驟繁瑣無比，重復單調性工作占據了財務大量的時間，無法實現更重要的價值創(chuàng)造;市場環(huán)境風云變幻，經濟下行壓力增大，企業(yè)管理者對在茫茫發(fā)票中“抽絲剝繭”發(fā)現不必要的開支毫無頭緒，降本增效的愿景也就竹籃打水一場空。
馬春荃指出：“報銷之所以長期成為事后管理，是因為非數字化的時代企業(yè)員工消費過程是不連通的，消費行為和環(huán)節(jié)無法在事前和事中得到管控，于是大家對這種事后的管理便習以為常了。”合思所提出的“無需報銷”正是基于企業(yè)數智化升級之后帶來的結果。數字化手段打通了整個流程，實現財務管理全程的自動化流轉和消費行為的全環(huán)節(jié)管控，員工只能合理合規(guī)地消費，出現不合理的行為就被系統(tǒng)自動拒絕，合理的消費直接通過企業(yè)賬戶進行支付，那無需報銷自然水到渠成。馬春荃進一步指出：“無需報銷這種形態(tài)，最終要達到的層次并不是管控，而是決策分析。管控是一種動作，決策分析是一種策略，企業(yè)策略若能達到科學、精準、智能化，報銷就不需要事后或者事中的審批環(huán)節(jié)，而是基于策略自動運行。”隨著企業(yè)財務數字化升級的全面推進，“無需報銷”將是未來費控管理發(fā)展的必然趨勢，如同費控管理領域的“無人駕駛”。“無人駕駛是路網建設、信息網建設、攝像頭的建設和電動車的建設耦合成一體的，我相信再過10年人不需要開車，同時，所有的公司也將不需要報銷。”馬春荃說。費控數字化和無人駕駛都是數智化發(fā)展的結果，兩者之間的邏輯非常相似。從交通指揮層面來類比，紅綠燈就是報銷相關規(guī)則落下來之后的及時提醒。規(guī)定“紅燈”即這個單子不能提交，正如在紅綠燈出現之前，原來每個路口都有警察看守，有了紅綠燈后，大部分路口都不需要警察值守了，就像以前每個節(jié)點都必須有財務人員過手，將來不需要財務人員了，系統(tǒng)可以自動攔截和提示。
“無需報銷”的理念通過合思的聚合消費平臺得以實踐。合思商城從企業(yè)消費場景切入，聚合企業(yè)差旅、出行、用餐、辦公采購等服務，覆蓋了超95%的企業(yè)消費場景。合思商城一站式完成“申請——訂購——報銷”等環(huán)節(jié)，員工只需事先在系統(tǒng)提交因公所需的費用申請，通過后則無需墊付，所有相關聯的費用都將在合思商城自助式完成。通過對公支付和對公開票，實現數據自動化流轉和數據校驗，財務只需在后端統(tǒng)一對公一對一操作處理即可，無需再向企業(yè)全部員工進行一對多的報銷處理。同時易快報圍繞“無需報銷”的理念實現了統(tǒng)一管控標準、統(tǒng)一發(fā)票臺、統(tǒng)一收銀臺、統(tǒng)一服務臺的一體化企業(yè)消費管理方式，進一步營造了安全合規(guī)、健康有序的消費場景與支付環(huán)境。
憑借七年多的業(yè)務實踐和對用戶的深刻洞察，合思首次推出了無需報銷分級。無需報銷是企業(yè)未來要達到的費控能力終點，現階段不同企業(yè)因其行業(yè)特征、行業(yè)政策法規(guī)及自身業(yè)務布局等差異，費控管理能力參差不齊，無需報銷分級標準的推出將有效幫助企業(yè)階段性審視數字化投入的效果產出，并為下一階段的數字化規(guī)劃做出有效決策參考，能夠極大地節(jié)約企業(yè)數字化的投入。
合思·易快報推出的“無需報銷”解決方案，通過消除傳統(tǒng)報銷流程中的冗余節(jié)點，打造了更有利于組織發(fā)展的敏捷流程，為企業(yè)帶來高效便捷體驗，將開創(chuàng)企業(yè)消費與支出管理的新紀元。財務人員今后將從冗長繁瑣的簡單重復性工作中解放出來，將更多的時間用于向管理會計、企業(yè)復合型人才方向發(fā)展。企業(yè)管理者將看到，管控由“事后”向“事前”和“事中”方向發(fā)展，消費由企業(yè)統(tǒng)一制定標準并付款開票。同時，平臺可以提供多維度且詳細的消費賬單和多種分析模型，幫助管理者挖掘企業(yè)消費背后可節(jié)省的空間及可優(yōu)化的選項，助力企業(yè)從根源上實現降本增效。此外，易快報聚合消費平臺為企業(yè)提供月結墊資服務，并有多種賬期可選，幫助企業(yè)保障資金周轉流動性，讓企業(yè)資金周轉變得更為靈活。在易快報聚合消費平臺下，將有更多的企業(yè)真切地感受到“無需報銷”理念背后企業(yè)財務數智化變革帶來的力量。
商業(yè)價值和社會價值是一體兩面
如果說商業(yè)的本質是以效率最優(yōu)的機制持續(xù)造就人類福祉的事業(yè)，那么在數字化時代，合思·易快報在追求商業(yè)價值的同時也在努力實現社會價值。馬春荃分享道，“客戶第一”位于合思價值觀首位，引領所有合思人時刻把客戶需求放在第一，樹立超前服務意識，始終堅持以客戶需求為導向，優(yōu)化產品、提升服務，目前，合思·易快報已助力超5000家付費企業(yè)客戶實現數字化轉型，而免費服務的小微企業(yè)達十幾萬家。通過構建企業(yè)數字化支出管理樞紐，為企業(yè)全員節(jié)省75%報銷時間，為財務節(jié)省90%記賬時間，幫助企業(yè)降低35%的差旅費用支出，真正實現降本增效目的，讓企業(yè)一切有限的資源發(fā)揮更加有效的價值。
“客戶第一”的價值觀還有更深一層的含義：“我們要具備前瞻性意識，提前一步想到客戶的未來需求，為客戶提供前瞻性的解決方案。”馬春荃分享指出，電子會計檔案的推行很好地證明了這一點。在相關政策出臺之前，合思便預判到了電子檔案的發(fā)展趨勢，提前進行了研究和設計規(guī)劃。2015年11月26日，國家稅務總局發(fā)布《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》，明確增值稅電子發(fā)票具有與稅務機關監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同的法律效力，拉開了發(fā)票電子化時代的帷幕。2021年2月，財政部、商務部、稅務總局、國家檔案局聯合發(fā)布了《關于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，發(fā)票電子化山止川行，財務數字化轉型火勢燎原。步屟隨春風，始覺寰宇大，正因為對電子檔案趨勢的正確預判和精心準備，合思能夠在商業(yè)落地上與國家戰(zhàn)略同頻同步，參與并支持電子檔案試點工作，推出“易會檔”電子會計檔案管理平臺，以票據、影像、檔案一體化的核心理念為企業(yè)財務數字化轉型全面賦能。通過“易會檔”電子會計檔案管理平臺，企業(yè)可以細化管理顆粒度，利用數字化憑證推動全流程自動化核算，從而帶動數字化管理流程的全面革新，向全流程無紙化時代加速邁進。發(fā)票無紙化的普及將極大地節(jié)省能耗、助力環(huán)保。在時代浪潮與政策風向的共同推動下，易會檔解決了企業(yè)紙質資料的存檔痛點，并助力企業(yè)進一步實現“電實一體”，引導財務走向全面無紙化時代，為實現我國碳中和的愿景作出貢獻。
企業(yè)數智化升級轉型不僅為軟件廠商提供了巨大的商機和龐大的市場，同樣也關系到國民經濟高質量發(fā)展和“數字中國”建設大局。期待合思·易快報未來在推動中國企業(yè)財務數智化轉型及服務數字強國建設中貢獻更多的力量和智慧。
訪談嘉賓簡介
馬春荃 合思·易快報創(chuàng)始人兼CEO
2020費控軟件行業(yè)年度人物、SaaS行業(yè)年度杰出人物。北大軟件工程碩士，曾任上市公司用友客戶服務事業(yè)部總經理，率先提出云服務理念，推動用友集團互聯網轉型升級。2014年創(chuàng)立合思·易快報，并引領其迅速成長為中國SaaS行業(yè)費控領軍企業(yè)，在國內企業(yè)管理變革和企業(yè)數字化轉型領域具有豐富實戰(zhàn)經驗。
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