隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,項(xiàng)目管理的方法與工具在不斷豐富,如何通過方法+工具來幫助提升項(xiàng)目管理效率,是每個(gè)職場(chǎng)人都迫切需求的。
我本身作為一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,深刻體會(huì)到項(xiàng)目管理是一項(xiàng)困難的任務(wù)。每天都需要通過微信或開會(huì)與各個(gè)成員進(jìn)行溝通,而且隨著項(xiàng)目的增多,進(jìn)度的掌控和管理也會(huì)變得越來越困難,每周還需要進(jìn)行項(xiàng)目完成情況的盤點(diǎn)......
直到我看到了職場(chǎng)圈中都在推薦的3種提升項(xiàng)目管理效率的方法及工具,上手之后驚人的發(fā)現(xiàn):原本在項(xiàng)目管理上要一周的工作量,現(xiàn)在僅需三天就能完成。
因此,我想分享這些方法給其他人,如果你也在苦惱于項(xiàng)目管理效率低下,這些方法或許會(huì)對(duì)你有所幫助。
一 、流程圖
流程圖是每一個(gè)項(xiàng)目管理必須梳理的過程,它能夠清晰的表示一個(gè)任務(wù)整體的邏輯,幫助我們把一個(gè)復(fù)雜的過程簡(jiǎn)單而直觀地展示出來,將工作過程中復(fù)雜的、有問題的、重復(fù)的部分、多余的環(huán)節(jié)以及可以簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的地方都顯示出來,有利于我們把復(fù)雜流程簡(jiǎn)單化,大大提高了我們的效率。
一個(gè)成熟的項(xiàng)目經(jīng)理,在日常的工作中就常常會(huì)使用流程圖,梳理出項(xiàng)目整體與部分的邏輯關(guān)系,從而做到有把握的開展項(xiàng)目,同時(shí)在項(xiàng)目運(yùn)行過程中,流程圖也能夠輔助決策制定,讓管理者清楚地知道,問題可能出在什么地方,從而確定出可供選擇的行動(dòng)方案。
二、PDCA方法論
成熟的項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目管理時(shí)會(huì)有一種“管理節(jié)奏”,能夠?qū)㈨?xiàng)目清晰的劃分成不同的階段,進(jìn)而執(zhí)行不同的方針,這就是PDCA方法的體現(xiàn)。
PDCA是項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵方法,它將項(xiàng)目管理分為四個(gè)階段,P計(jì)劃——D執(zhí)行——C檢查——A處理,目的在于確保項(xiàng)目在整個(gè)周期內(nèi)得到有效的管理和改進(jìn)。
它是目前很多管理層都在使用的方法,對(duì)于項(xiàng)目把控和提高工作效率,形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程都有非常明顯的幫助。
三、WBS(工作分解結(jié)構(gòu))
工作分解結(jié)構(gòu)(簡(jiǎn)稱 WBS)是把整個(gè)項(xiàng)目逐層分解到較小的、便于管理的要素:可交付成果。它是一種以項(xiàng)目為導(dǎo)向的工作方法。它的特點(diǎn)是將整個(gè)項(xiàng)目分解為可管理、可衡量、可實(shí)現(xiàn)的工作,并使之系統(tǒng)化,從而便于項(xiàng)目管理。
在 WBS中,將項(xiàng)目工作分解成若干個(gè)較小的、獨(dú)立的工作單元(工作包),以便管理。
WBS包含以下幾個(gè)要素:
①工作分解結(jié)構(gòu):用來把大目標(biāo)拆解成可操作的、小的、可衡量的步驟。
②工作職責(zé)和權(quán)限:通過把大目標(biāo)劃分成可操作、可衡量的步驟,讓每個(gè)人都清楚自己在整個(gè)項(xiàng)目中承擔(dān)什么角色、擁有什么權(quán)限。
③時(shí)間和資源:通過把大目標(biāo)拆解成可操作、可衡量的步驟,讓團(tuán)隊(duì)成員能夠知道什么時(shí)間完成什么事情。
④文檔:將大目標(biāo)拆分成可操作、可衡量的步驟,讓團(tuán)隊(duì)成員在工作開始前就能明確自己接下來需要做什么事情。
以上這3種方法,都可以極大的提升我們項(xiàng)目管理的效率,但工欲善其事,還需“利其器”,理論方法的應(yīng)用最好能夠搭配工具的使用,才能事半功倍。
接下來我們就來看看,如何利用飛項(xiàng),將方法應(yīng)用到實(shí)際中去,將效率翻倍。
1、流程圖應(yīng)用
在項(xiàng)目的開展過程中,流程圖的應(yīng)用能夠有效地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作和項(xiàng)目進(jìn)展的跟蹤,清晰項(xiàng)目所處的階段。
因此我們可以利用飛項(xiàng)里的項(xiàng)目功能,上傳流程圖到項(xiàng)目說明中,使得其他項(xiàng)目協(xié)作者能夠快速查看和理解項(xiàng)目的流程和執(zhí)行步驟。
2 PDCA應(yīng)用
在飛項(xiàng)里,我們可以完整的應(yīng)用P-D-C-A的流程。
P(計(jì)劃):用事項(xiàng)創(chuàng)建功能與工作流模塊,快速制定項(xiàng)目計(jì)劃與任務(wù),再用脈絡(luò)圖功能,使邏輯思維的分析清晰明了
D(執(zhí)行):飛項(xiàng)的事項(xiàng)派發(fā)功能,可以將任務(wù)具體的落實(shí)到每個(gè)成員身上,并且在成員日程中可以看到每個(gè)成員負(fù)責(zé)的任務(wù)及進(jìn)度
C(檢查):飛項(xiàng)的項(xiàng)目列表功能,可以查看項(xiàng)目的下屬任務(wù),并進(jìn)行條件篩選,讓管理者清晰項(xiàng)目進(jìn)度,不用再一個(gè)一個(gè)的去溝通。
A(處理):飛項(xiàng)的數(shù)據(jù)報(bào)表功能是我非常喜歡的,它能實(shí)時(shí)把控項(xiàng)目整體的情況,清楚團(tuán)隊(duì)成員的完成情況、及時(shí)跟進(jìn)和優(yōu)化,做到精準(zhǔn)把控,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn),讓效率更高。
3 將任務(wù)精細(xì)化
在項(xiàng)目管理中,將任務(wù)分解為顆粒度的子任務(wù)是一個(gè)非常重要的步驟。這使得團(tuán)隊(duì)可以更好地了解任務(wù)的具體細(xì)節(jié)并將其分配給合適的人員。
在飛項(xiàng)工具中,我們可以靈活的應(yīng)用WBS(工作分解結(jié)構(gòu))理論,通過脈絡(luò)圖功能,我們可以將項(xiàng)目計(jì)劃拆解為一個(gè)個(gè)任務(wù),并細(xì)化為子任務(wù)。每個(gè)子任務(wù)都可以設(shè)置對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人和完成時(shí)間,以確保任務(wù)不會(huì)被遺漏。
這樣做能夠使項(xiàng)目更加有效地管理,避免任務(wù)重復(fù)或遺漏,確保整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施。
寫在最后:
在職場(chǎng)中,懂得方法+工具的結(jié)合使用是一個(gè)非常重要的優(yōu)勢(shì),它既能提升你的項(xiàng)目管理能力,還能提升你的管理效率。
以上所提到的三種方法都可以與飛項(xiàng)的使用相結(jié)合,相信會(huì)讓你的項(xiàng)目管理得到大幅優(yōu)化。
我曾經(jīng)親身實(shí)踐,利用這些方法成功的在三天內(nèi)完成了原本需要一周才能完成的工作量,并且對(duì)進(jìn)度情況更有把握,如果你也遇到了這些問題,建議你不妨嘗試以上這些方法,并結(jié)合飛項(xiàng)的使用,相信你的項(xiàng)目管理能力和效率會(huì)越來越好。
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