前麥肯錫合伙人7個步驟教你開一個高效率的會議

Caroline Webb（Webb是咨詢公司Sevenshift的CEO，也是麥肯錫公司之前的合伙人和咨詢師。）在她的書《如何擁有美好一天》中寫道：“‘會議’這個詞在某種程度上成為一個不令人愉悅的詞匯了，當你聽到有人說‘我一整天都開會’，你會覺得很令人遺憾而不是感到嫉妒。她的書中記錄了從事咨詢工作16年來積累的最佳案例實踐。她發(fā)現(xiàn)，我們之所以不喜歡開會，是因為“我們花了太多精力關注我們正在討論什么，像是我們正在看的文件，我們需要做的決定，我們要通過的決定等，但是我們花了很少的時間關注我們?nèi)绾芜M行我們的交流?！?/p>

以下是Webb教給你計劃和參與會議的步驟，通過這些步驟，你將發(fā)現(xiàn)“會議”將不再是可怕的詞語了。

1. 提前準備好會議議程

當沒有提前安排議程時，會議就很容易脫離跑道。在你踏進會議室或者咖啡店之前，請問一下自己下面的問題：

? 你最重要的要完成的事情是什么？

? 今天，你最關注的是什么，或者你最想關注的是什么？

? 哪些事情會阻礙你關注重要的事情呢，你又打算如何克服呢？

? 你的同事們從這個會議可以得到一些什么？

如果是你負責設置議程，你要把計劃安排的稍微寬松一點兒，才能更順暢的回到工作中，而不是利用上所有時間。要將討論點設置成問題，讓交流進展下去。例如，設置為“我們怎么才能提高我們的交流水平？”，而不僅僅是“小組討論”。

2. 引導大家積極的探討問題

不管會議的目的是什么，最好都要有一個積極的開始，像是“目前事情進展的如何了？”

Webb在書中寫道：“通過問問題的方式來設置一些有合作意義的目標，比如：“會議結(jié)束時我們要達到什么目的？我們要達到這個目的，最佳的方式是什么？”

她鼓勵你多設置像這樣的問題，即使你并不是會議的主要參與者。如果你是負責人，認真考慮“無設備”的會議規(guī)則，以確保會議不會因為你團隊的成員偷看手機或者用筆記本電腦記筆記而拖延會議時間。

3.學會一些保持會議不那么乏味的招數(shù)

最糟糕的會議狀況是，一個人接著一個人發(fā)言，然而沒有一個人在聽。別忘了，你坐在第一排的原因就是要帶動每一個人的興趣。Webb給了幾個關鍵的參考意見：

? Webb寫道：“合適的時候，你可以通過那些對你的同事或者客戶有影響的現(xiàn)實生活中的例子來說明你的觀點”。

? 把很長的評述拆解為幾個簡單理解的部分——例如，有三點原因讓我堅持這個觀點。一是......二是......三是......

? 當你覺得有必要不贊同或需要關注你同事的一個觀點時，不要立即打斷發(fā)言，這會使他們有所保留。相反，找到你喜歡的基本想法還是其背后的意圖是什么，然后解釋為什么你認為有更好的方法。

? 如果你沒用從你的同事那里獲得你需要的東西時，別害怕，盡管開口問。

4. 確保討論是有價值的

真正糟糕的會議會導致兩個極端：每一個人都假裝別人的觀點非常棒，另一個極端就是沒有一個人認同他人的觀點。

Webb表示：“不要培養(yǎng)群體思維的感覺。即使你喜歡你同事的一個想法，隨意唱唱反調(diào)，看看他們是否能捍衛(wèi)自己的計劃，展示一下他們是否已經(jīng)認為自己的觀點非常牢靠，并準備應對潛在的障礙了?！?/p>

在另一方面，如果每個人都感到沮喪和爭吵，那么，你需要在每個人都同意的地方介入和澄清。向著達成最重要議題的方向工作，并接受有一些事情不是每一方都能認同的。很多時候，Webb指出，會議中的分歧與會議的目的并不相關，因此，很有必要列出與會議不相關的問題之后討論，好讓會議繼續(xù)下去。

5. 理智處理會議中的負面情緒

無論你計劃得多好，都有人可能帶著壞情緒走進會議室，但你不要用壞情緒來應對壞情緒。

她還表示：“如果有人正在煩悶，請記住，他們很可能是因為一些常見的誘因：被排斥，不公平，感覺沒有受到重視，缺乏自主性，缺乏能力，他們的價值觀構(gòu)成威脅，或不確定性。”

為了改善這種情況，抵制自己不良情緒的產(chǎn)生，需要理性看待你同事的行為。確定為什么他們在哪些方面感到被威脅，然后冷靜下來，直接解決他們關注的問題之源。

6. 記得完美的結(jié)束你的會議

如果沒有適當?shù)慕Y(jié)論，一個進展良好的、有效率的會議也會有被浪費的風險。在經(jīng)歷一個很長時間的討論后，人們很容易就忘記進行“下一步”了。

Webb寫道：“會后用少量的時間去回顧一下關鍵的決策或者是一些結(jié)論是非常不錯的?！?/p>

7. 當然會議數(shù)量越少越好

Webb寫道：“很多人討厭會議是因為他們的行程中有太多會議了。即使有價值的會議是有益的，但是也不能太多?！?/p>

跟隨上面Webb的一些建議，提高會議效率，然后再看看結(jié)果如何。如果你是剛剛上班的新人，你覺得有太多時間被浪費在開會中了，你可以見一下你的經(jīng)理，看看是否可以通過減少無效會議而使得整個團隊更有效率。如果你是高層，看看你的時間表，再看看你的員工中是否有可以代替你參加會議再向你匯報的人。無論您是精簡會議或從日程中刪除會議，永遠不要忘記，它不應該是一個痛苦的義務，而是一個進行工作合作的機會。

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