鯨力商旅以智慧化解中國企業(yè)差旅管理“難題”

隨著越來越多的企業(yè)邁出國門，海外差旅量增加，差旅管控也面臨著全新挑戰(zhàn)。鯨力商旅在業(yè)界率先打造了基于大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)的智慧化差旅管理系統(tǒng)，對企業(yè)面臨的難題進(jìn)行了一一破解。近期，鯨力商旅助力客戶成功上線智慧化差旅管理系統(tǒng)，提升差旅預(yù)算的合理性和靈活性，并加強(qiáng)全球商旅管理一體化，以先進(jìn)高效的差旅管理為中國企業(yè)全球化發(fā)展賦能。

“全球化”背后的差旅難題

該企業(yè)是全球領(lǐng)先的安檢產(chǎn)品和安全檢查解決方案供應(yīng)商，立足中國，業(yè)務(wù)遍布全球150多個(gè)國家和地區(qū)的客戶。在差旅管控上，一直使用內(nèi)部OA管理系統(tǒng)進(jìn)行差旅審批，審批通過后各業(yè)務(wù)部門獨(dú)立聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)訂，一直使用2013年制定的差旅標(biāo)準(zhǔn)。但因?yàn)闃I(yè)務(wù)逐步全球化，差旅復(fù)雜性增加，經(jīng)常出現(xiàn)需要超標(biāo)審批的行程，2016年共收到超標(biāo)審批單2097份，其中國內(nèi)交通超標(biāo)審批單532份、海外住宿費(fèi)超標(biāo)審批單1083份。超標(biāo)審批頻發(fā)不僅造成了大量人力資源浪費(fèi)，也對員工出差造成了負(fù)面影響，使得現(xiàn)有差旅標(biāo)準(zhǔn)形同虛設(shè)。

此外該企業(yè)由于海外差旅量增多，需要多家供應(yīng)商提供服務(wù)，已與多家TMC供應(yīng)商包括攜程商旅、寶盛、在路上商旅等建立預(yù)訂合作關(guān)系，但數(shù)據(jù)沒有打通，無法通過一個(gè)平臺預(yù)訂，也無法實(shí)時(shí)監(jiān)控差旅數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一對賬。由于多部門對應(yīng)多供應(yīng)商進(jìn)行采購，僅依靠人工進(jìn)行TMC賬單核對，會造成時(shí)間、人力成本的大量消耗。

基于以上的情況，人力資源部聯(lián)合信息部、財(cái)務(wù)部、行政部進(jìn)行多次探討，對現(xiàn)有差旅管理系統(tǒng)提出全面優(yōu)化升級需求：

一，提升差旅預(yù)算的合理度和透明度，進(jìn)行差旅政策的優(yōu)化制定，需要對成本控制、降低人力浪費(fèi)、員工出行自由度等因素進(jìn)行綜合考量，降低超標(biāo)審核次數(shù)，促進(jìn)差旅合規(guī)。

二，搭建一站式商旅管理體系，擴(kuò)大供應(yīng)商和預(yù)訂渠道的范圍，對接多TMC，利用技術(shù)打破數(shù)據(jù)壁壘，增加部門和項(xiàng)目費(fèi)用管理的透明度，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的全面有效管控。

鯨力商旅的解決之道

基于對管理理念、系統(tǒng)成熟度、技術(shù)交付能力的多重考察，客戶最終牽手鯨力商旅。鯨力商旅為客戶打造了國際領(lǐng)先的一站式商旅及費(fèi)用管理解決方案，以混合云部署的方式，實(shí)現(xiàn)了高質(zhì)效的交付?；诳蛻粜枨螅?xiàng)目分為兩個(gè)階段完成。

第一階段：嵌入“鯨準(zhǔn)預(yù)算”以合理預(yù)算控制超標(biāo)審批

鯨力認(rèn)為，客戶以往實(shí)行的統(tǒng)一差旅政策的弊病是：缺乏公開市場數(shù)據(jù)支撐，無法判斷超標(biāo)是客觀原因還是主觀意愿;僵化的差旅標(biāo)準(zhǔn)靈活度不高，在實(shí)際中并不節(jié)約費(fèi)用;制度復(fù)雜導(dǎo)致審批成本過高，浪費(fèi)管理者的時(shí)間。

為了幫助客戶實(shí)現(xiàn)差旅預(yù)算的優(yōu)化，鯨力在客戶原有差旅標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，引入了“鯨準(zhǔn)預(yù)算”標(biāo)準(zhǔn)。在不改變原有審批流程的情況下，員工通過企業(yè)OA提交出差申請后，鯨力給出“鯨準(zhǔn)預(yù)算”建議，并推薦最符合員工需求的出行方案，審批通過后即可跳轉(zhuǎn)至供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)訂。

“鯨準(zhǔn)預(yù)算”是基于企業(yè)差旅政策以及市場實(shí)時(shí)價(jià)格的綜合分析得出的個(gè)性化出行預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，由鯨力商旅在業(yè)界獨(dú)家推出，可以實(shí)現(xiàn)：

一，提升差旅預(yù)算的合理性與透明度。實(shí)時(shí)大數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，讓員工在差旅花費(fèi)是否主動節(jié)約一目了然，為管理者的審批報(bào)銷提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

二，提升員工出行的靈活性。通過企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)及市場大數(shù)據(jù)的綜合分析，為員工提供更加合理的出行方式。同等價(jià)格內(nèi)，給予員工最靈活的行程規(guī)劃，有效提升工作效率。

　　圖1：例如當(dāng)機(jī)票價(jià)格低于高鐵票價(jià)時(shí)，鯨力給出建議為員工提供靈活選擇

一，有效降低差旅費(fèi)用及工作效率。領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，可以看到員工單次出差“鯨準(zhǔn)預(yù)算”和實(shí)際花費(fèi)的對比，有利于建立差旅費(fèi)用監(jiān)控的關(guān)鍵指標(biāo)并在不同部門間進(jìn)行橫向?qū)Ρ?。通過大數(shù)據(jù)的支持，提升審批效率，提升差旅管理制度的可落地性。

　　圖2：“鯨準(zhǔn)預(yù)算”與客戶差旅系統(tǒng)的無縫對接與連通

第二階段：一站式系統(tǒng)帶來清晰管控實(shí)現(xiàn)多渠道整合管理

針對客戶連接多TMC、進(jìn)行商旅服務(wù)優(yōu)化、實(shí)現(xiàn)多渠道整合的需求，鯨力商旅幫助客戶進(jìn)行全球商旅一體化管理系統(tǒng)的構(gòu)建：

一，進(jìn)行全方位系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。將鯨力一站式服務(wù)系統(tǒng)嵌入企業(yè)原有移動端，通過API接口將企業(yè)OA與TMC系統(tǒng)進(jìn)行整合，對接攜程商旅、寶盛、在路上商旅等系統(tǒng)，全方位集成機(jī)票、酒店、火車事前管控預(yù)定，員工可一站式預(yù)訂，企業(yè)支付由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一結(jié)算，真正實(shí)現(xiàn)一站式自動差旅管理系統(tǒng)。

二，連接多渠道數(shù)據(jù)，進(jìn)行全面數(shù)據(jù)管控，提供看板式管理。可以按員工、項(xiàng)目、部門分析提供詳細(xì)數(shù)據(jù)報(bào)表，以及對預(yù)算統(tǒng)計(jì)、出差記錄、員工出差地圖進(jìn)行分析的匯總數(shù)據(jù)報(bào)表。還可提供實(shí)時(shí)在線數(shù)據(jù)看板，精確到當(dāng)天當(dāng)下的差旅數(shù)據(jù)。自動生成精確的差旅優(yōu)化報(bào)告，讓企業(yè)對差旅浪費(fèi)在哪里實(shí)現(xiàn)一目了然，越用越提升效率。

　　圖3：鯨力差旅流程優(yōu)化

　　圖4：鯨力提供差旅看板式管理

鯨力商旅以智慧化差旅管理為企業(yè)賦能

通過兩個(gè)階段的實(shí)施，鯨力商旅為客戶帶來以下實(shí)施成果：

一，為員工的單次出行生成“鯨準(zhǔn)預(yù)算”，從源頭實(shí)現(xiàn)了控費(fèi)降本，降低超標(biāo)審批次數(shù)超過90%，提升了差旅管理制度的可落地性。

二，提高員工出行的自由度，員工在規(guī)定預(yù)算內(nèi)行程預(yù)訂更靈活，可獲得更優(yōu)的差旅體驗(yàn)。若機(jī)票價(jià)格相比火車更低，則自動生成機(jī)票預(yù)算，為員工出行提供建議。

三，大大減輕企業(yè)在差旅預(yù)訂、審核上的人力負(fù)擔(dān)。員工通過一站式平臺，可自行進(jìn)行預(yù)訂，減輕行政人員的預(yù)訂工作負(fù)擔(dān)。領(lǐng)導(dǎo)審批以實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)做依據(jù)，決策過程變得十分簡單。

四，最大化簡化財(cái)務(wù)工作，提升對賬效率。原來需要總部行政部和部門助理近20人，花費(fèi)約10到15天完成對帳，鯨力系統(tǒng)可以將此部分實(shí)現(xiàn)自動化，將多渠道數(shù)據(jù)生成統(tǒng)一對賬單，進(jìn)行無人化處理。

五，提升對差旅的全面管理能力。通過多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、實(shí)時(shí)看板、差旅報(bào)告，以數(shù)據(jù)助企業(yè)進(jìn)行差旅優(yōu)化，降本增效。

六，與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫對接，不改變原有操作流程和習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的快速平穩(wěn)上線。

綜合而言，在鯨力的實(shí)施建設(shè)下，該企業(yè)擁有了一套既符合中國費(fèi)控、財(cái)務(wù)應(yīng)用環(huán)境，又能很好支持國際化差旅預(yù)訂行為的差旅管理系統(tǒng)，從無法及時(shí)掌握差旅花費(fèi)的后知后覺式的管理現(xiàn)狀，升級為隨時(shí)了解支出情況的先知先覺式的管理方式，不僅為企業(yè)管理提供了全面完整的“視角”，更實(shí)現(xiàn)了對員工出行的用心關(guān)懷，實(shí)現(xiàn)了向“智能化”的全面升級。越來越多的中國企業(yè)正在走向世界舞臺的中央，差旅管理方式也要與國際管理方式進(jìn)行接軌，鯨力愿意幫助更多客戶進(jìn)行差旅管理的優(yōu)化升級，共同引領(lǐng)發(fā)展智能時(shí)代的企業(yè)差旅管理之道。

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