8MSaaS SPM：交易前后的采購管理工作為何如此重要？

大多數(shù)采購人員只想著交易中的工作，他們認為，交易進行中的這個階段至關(guān)重要，這是企業(yè)作為買方，與賣方供應(yīng)商就采購商品的相關(guān)事項進行反復(fù)磋商的正面交鋒，只要雙方達成協(xié)議，那么采購就完成了。殊不知，一切才剛剛開始。

作為采購人員，要意識到采購交易前及交易后的工作遠比交易中重要。為什么這么說?一名優(yōu)秀的采購人員，懂得在交易前做好各項準備工作，制定采購計劃，了解供應(yīng)商，調(diào)查商品價格……做好采購交易前的工作，才能在交易中取得優(yōu)勢，達到交易目標。此時還不可放松，交易協(xié)議達成，交易后的工作也必不可少。若是雙方談判出來的結(jié)果不能得到有效執(zhí)行，那也只能算是失敗的采購交易。采購交易前及交易后的工作沒做好，是大多數(shù)企業(yè)采購成本超支、延期交貨等問題產(chǎn)生的重要原因。

采購交易前和交易后的工作沒做好會產(chǎn)生哪些后果？

1、沒有采購計劃，浪費資金及人力

采購人員在交易前要根據(jù)需求部門所提出的需求制定完善的符合實際的采購計劃，滿足公司生產(chǎn)計劃所需。采購計劃以需用材料為依據(jù)，說明如何對采購過程進行管理，具體包括采購費用、合同簽訂、采購人員組織、供應(yīng)商管理、考評標準等等。

然而很多企業(yè)在交易前往往沒有制定采購計劃，不作材料需求評估，采購批量隨意，忽大忽小。批貨大，庫存積壓，需要租賃倉庫;批貨小，材料短缺，影響生產(chǎn)進度。這兩種結(jié)果都造成了大量的資金浪費。

此外，采購時沒有規(guī)律的下單，采購訂單零散，每個訂單采購人員都要重新做詢價、合同、付款、催貨驗貨、入庫出庫，采購人員的工作量也日益增多。

2、供應(yīng)商分類不清，詢比價困難

企業(yè)面向的供應(yīng)商很多，特別是工業(yè)企業(yè)，所需的原材料多，還需要按照不同材料的屬性來進行采購，這時候面對的可是成百上千的供應(yīng)商了。如何在交易前從眾多供應(yīng)商中選出最合適的進行合作，就需要做好供應(yīng)商分類。大到地區(qū)行業(yè)、企業(yè)資質(zhì)，小到服務(wù)產(chǎn)品、材料價格，這都需要進行細致分類。此外，還需要對其表現(xiàn)好壞進行等級管理。若供應(yīng)商分類不清，將會導(dǎo)致采購成本增加，交貨期延長等問題。

在交易前，還需做好采購詢價，確定供應(yīng)商范疇。有些企業(yè)在采購詢價上存在局限性，因其在交易前沒有接觸到更多供應(yīng)商，開發(fā)新的合作伙伴，這就導(dǎo)致與老供應(yīng)商合作多。供應(yīng)商沒有競爭也沒有儲備，一是導(dǎo)致企業(yè)在詢比價上沒有主動權(quán)，二是萬一供應(yīng)不及時，企業(yè)就要面臨停工停產(chǎn)的風險了。

3、招投標混亂，競爭不公平

招投標是一種成熟規(guī)范的交易方式，在企業(yè)中已被廣泛應(yīng)用和推廣。企業(yè)通過招投標的方式，在產(chǎn)品設(shè)備采購中選擇成本質(zhì)量相對優(yōu)勢、信譽業(yè)績良好的供應(yīng)商，以降低采購成本、提高經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

然而目前大部分企業(yè)招投標工作混亂不透明，競爭不公平，從報名、資格預(yù)審到招標投標操作的過程及事后的監(jiān)督檢查等環(huán)節(jié)都存在著錯位和缺位現(xiàn)象，甚至有些不法分子為了利益，通過一些非法手段，利用招投標治理機制中的漏洞，牟取暴利，導(dǎo)致市場經(jīng)濟運營環(huán)境出現(xiàn)嚴重問題。

4、合同簽訂存在漏洞，企業(yè)風險大

在確定合作的供應(yīng)商后，企業(yè)與供應(yīng)商要簽訂一份“供需關(guān)系”的法律性文件，即采購合同。企業(yè)要嚴密審核合同，以確保合同的合法性和有效性。采購合同中價格雖然是主體之一，但不是全部，簽訂合同時還要確認好數(shù)量質(zhì)量、交貨驗收、付款售后等，把自身風險降到最低。

企業(yè)在簽訂合同前沒有做好準備工作，將會因業(yè)務(wù)不熟悉或者談判經(jīng)驗不足，使簽訂的采購合同在實際操作中出現(xiàn)漏洞。如質(zhì)量約定不明確、履行地點不清晰、違約責任無判定等等。這些漏洞多出現(xiàn)在合同主文內(nèi)容缺少或者約定不明，使用文字雙方有爭議等情況。交易前若無對合同進行審核，企業(yè)就要花費大量時間和金錢去處理這些風險了。

5、售后服務(wù)無保障，造成企業(yè)損失

采購交易后的工作也不容忽視，特別是售后服務(wù)。供應(yīng)商將產(chǎn)品送至企業(yè)后，不代表整個采購交易完成，企業(yè)要確保供應(yīng)商能提供完善的售后服務(wù)，如產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品退換、補發(fā)換貨的時效性等。有些供應(yīng)商為了在價格上贏得優(yōu)勢，以次充好，降低了產(chǎn)品的質(zhì)量，若無在交易后驗收并進行退換補償，將會造成企業(yè)損失。

6、供應(yīng)商考評機制不健全，采購質(zhì)量難把控

采購交易完成后，如果不對其進行有效的評估，就很難為下次的采購交易提供借鑒?，F(xiàn)在很多企業(yè)都沒有建立完善的供應(yīng)商考評機制，采購流程績效評價指標模糊，對于長期質(zhì)量交付好的供應(yīng)商沒有鼓勵及表揚，對于交付表現(xiàn)不好的供應(yīng)商也沒有懲罰措施。這導(dǎo)致采購質(zhì)量不便管理，供貨產(chǎn)品良莠不齊，極易導(dǎo)致采購成本失控。

怎樣做好采購交易前和交易后的工作？

隨著中國經(jīng)濟步入新常態(tài)，企業(yè)之間的競爭也愈加激烈。想要在激烈的市場競爭中獨占鰲頭，單憑技術(shù)力量已難以取勝。要想適應(yīng)新的發(fā)展形勢，企業(yè)的管理方式必須要調(diào)整，供應(yīng)鏈中的采購模式也要作出相應(yīng)改變。8MSaaS SPM采購與供應(yīng)商管理系統(tǒng)，輕松管理成千上萬供應(yīng)商，降低企業(yè)采購成本，保證企業(yè)供應(yīng)鏈高效運作，層層擊破企業(yè)采購?fù)袋c。

1、制定符合實際的采購計劃

使用8MSaaS SPM采購管理系統(tǒng)，各部門可根據(jù)各自不同的費用類別來制定不同的采購計劃。通過采購計劃能確定需要采購的所有項目并將其鏈接到采購清單，以便管理采購里程碑，而且系統(tǒng)能與采購訂單、產(chǎn)品庫存功能相結(jié)合，不僅減少人工輸入的工作量與人為錯誤，而且有效地避免了產(chǎn)品積壓。除此之外，8MSaaS SPM還能根據(jù)采購計劃，管理采購?fù)瓿陕屎透櫰?，在整個采購計劃和執(zhí)行過程中提供預(yù)警，為采購人員提供了強有力的幫助。

2、實現(xiàn)供應(yīng)商精細化管理

供應(yīng)商越來越多的時候，企業(yè)就更需要一套行之有效的管理工具來管理所有供應(yīng)商了。8MSaaS SPM能對供應(yīng)商進行細分管理，幫助企業(yè)選擇合適的供應(yīng)商。此外，8MSaaS SPM支持公開招募供應(yīng)商，企業(yè)可按需設(shè)置預(yù)選問卷和發(fā)布招募公告，供應(yīng)商可自助注冊填寫預(yù)選問卷。8MSaaS SPM會根據(jù)預(yù)選問卷上每道題的預(yù)設(shè)分數(shù)自動計算每個申請人的總分，從而判定其是否通過資格預(yù)審。

3、監(jiān)控招投標采購流程

8MSaaS SPM電子招投標為企業(yè)的招投標提供高效、公平和全面有力的監(jiān)控。企業(yè)可按需預(yù)先設(shè)定招投標的規(guī)則，整個招投標過程系統(tǒng)都會嚴格遵循這些規(guī)則執(zhí)行。另外，8MSaaS 提供有效的安全保障機制確保所有招投標過程及信息的安全，系統(tǒng)可通過安全代碼，一次性密碼，雙向通信加密，基于角色的訪問控制和審計跟蹤等機制實現(xiàn)計算機和網(wǎng)絡(luò)的安全。

4、規(guī)范采購合同條款

在傳統(tǒng)的合同管理中，查閱和管理都非常繁瑣，在8MSaaS SPM中，通過實現(xiàn)合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型，把關(guān)采購合同的整個規(guī)劃、制定和執(zhí)行的流程，實現(xiàn)采購中財務(wù)、結(jié)算、合同等多方位管理，從而為企業(yè)構(gòu)建智能化采購管理新模式，降低采購成本，促進企業(yè)市場競爭力加強。

8MSaaS可幫助企業(yè)管理復(fù)雜采購的合同條款與交付的驗收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。

5、記錄采購訂單執(zhí)行過程

采購產(chǎn)品與服務(wù)的交付情況多變復(fù)雜，稍有不慎就容易出問題，導(dǎo)致無法按時交付或金錢上的損失。8MSaaS SPM提供嚴密的流程與監(jiān)控機制管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態(tài)，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。系統(tǒng)會實時記錄采購訂單的整個執(zhí)行過程，所有的執(zhí)行問題都可追溯緣由。

6、建立供應(yīng)商獎懲機制

為了確保供貨的質(zhì)量，企業(yè)需要對供貨商進行績效考核，建立健全的供應(yīng)商獎懲機制，通過淘汰機制尋找出最合適最優(yōu)秀的供貨商并與其進行長期的戰(zhàn)略合作。8MSaaS SPM不僅能自動實時追蹤客觀的供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)，還可以結(jié)合直接接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對他們的主觀績效評估，更加靈活全面。這種基于績效的獎懲管理可以加強企業(yè)及其供應(yīng)商的承諾意識，讓他們清楚地知道不遵守承諾將會面臨的后果。

結(jié)語

當前市場競爭日趨激烈，企業(yè)要提升盈利能力，除了要做好自身業(yè)績，還要努力降低企業(yè)成本。而在許多行業(yè)中，采購成本都占到了銷售額的60%以上。如果能科學進行采購管理，控制采購成本，那么企業(yè)競爭力將得到實質(zhì)性的提高。

采購是企業(yè)進行科學管理的前端，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)漏洞的地方。做好采購交易前及交易后的工作，才能使采購結(jié)果達到預(yù)想目標。采用8MSaaS SPM采購管理軟件，能有效幫助企業(yè)理清采購流程，加強企業(yè)制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，提高企業(yè)采購效率，降低采購成本，監(jiān)督減少企業(yè)不必要的開支，有效解決采購中遇到的各項難題。

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