做項目管理時,有些人極其信賴敏捷方法,也有些人認為敏捷是浪費時間,根本不起作用。有一種錯誤的觀點認為,如果你使用像看板這樣的敏捷項目管理方法來管理你的項目,你就不能使用工作分解結構(WBS)。
敏捷實施者認為,在項目開始時,工作范圍是未知的。因此,在WBS上花費時間對敏捷項目來說毫無用處。如果你同意這種看法,那么你管理的項目將錯過WBS在敏捷環(huán)境中提供的巨大好處。
8Manage通過十多年項目管理實踐經驗發(fā)現,在敏捷項目管理中,當你使用WBS來管理項目中的任務和里程碑時,會獲益良多,讓項目管理事半功倍。
敏捷WBS如何做項目管理
WBS是開展一切項目管理工作的依據和基礎,具有十分重要的功能。你可以且應該在項目開始時使用WBS,也可以在項目每個較短的工作周期(sprint)開始時使用WBS。
在項目管理中,需要進行項目工作分解,將項目工作由粗到細分解為:目標→任務→工作→活動。通過WBS可以將每個任務分解成更小的任務(稱為子任務)來簡化復雜的任務。生成的子任務會被進一步分解成更小的子任務,這個過程一直持續(xù)下去,直到子任務被定義好,并且子任務的大小和范圍小到可以在幾天內或最多幾周內開始和完成。
因為生成的子任務已經被很好地定義和理解,最底層的任務活動可直接分派到個人,只需要很短的時間就能著手和完成。
WBS主要有兩種分解方法:1.基于可交付成果進行劃分,上層一般以可交付成果為導向,下層一般為可交付成果的工作內容;2.基于工作過程進行劃分,一般是將上層按照工作的流程分解,下層按照工作的內容劃分。
敏捷項目管理與WBS結合的好處
敏捷中的項目被分解成小的時間片段(即sprint),這使得敏捷和WBS自然而然地成為追求最好結果的最佳拍檔。
8Manage認為,WBS有助于敏捷方法成為更好的項目管理方法,并在項目管理中獲得更廣泛的接受度。敏捷和WBS所基于的精益方法對使用更有預測性的、更可靠的敏捷來管理工作很有幫助。
當你使用敏捷方法管理項目時,要用WBS分解待辦事項列表中的任務,隨后將分解的任務發(fā)送到下一個sprint。這樣,每個sprint要處理的任務都能很好地定義,并且足夠小,按時完成的可能性更高。
有些項目經理仍然不理解敏捷與WBS結合的好處,沒有應用或沒有正確應用WBS。只有你完全掌握了敏捷和WBS,才能為項目取得積極的成效。
1、在項目早期更好地理解工作范圍
在項目啟動階段,項目團隊通常不可能對工作范圍(產品、服務和成果)有很好的理解。優(yōu)質的敏捷WBS的主要好處之一就是,幫助你在項目早期切實理解全部項目工作。它有助于你與項目干系人討論并決定哪些是需要做的工作,防止遺忘或遺漏任何工作。
2、避免項目變更失控
在項目執(zhí)行之前對范圍的界定越清晰,將來項目成功的可能性就越高(因變更較少)。有時,項目會一點一點地偏離其既定范圍。如果你沒有及時發(fā)現這種偏離,等偏離到一定程度,可能就也無法控制范圍了。
優(yōu)質的敏捷WBS有助于盡早發(fā)現問題,防止工期延誤和成本超支,以便用較低的成本采取預防措施或糾正措施,讓你更好地掌控全部所需開展的工作,從而減少范圍變更的數量。
3、有利于明確項目邊界和管理復雜性
敏捷中的WBS能讓項目干系人很容易地看清和理解什么在范圍之內、什么在范圍之外。WBS為人們展示了項目成果的清晰視圖,有助于人們理解項目的全部工作。如果干系人對什么是范圍內外的工作有疑問,他們就可以查閱WBS。
WBS也是“用于管理復雜項目的主要方法之一”,許多有經驗的項目經理都用WBS來處理復雜的大型項目。因為可以把項目分解為更簡單的組成部分,這是WBS的一個重要好處。
8Manage如何使用敏捷方法管理項目
過去幾年,許多人在項目中使用敏捷中的WBS。讓人吃驚的是,敏捷和WBS的結合在大型和小型項目中都非常奏效。特別是那些在開始階段進行了一些研究并且工作范圍未知的項目,它們使用敏捷的WBS從中獲益最大。
一個項目有很多事情需要計劃、控制和管理,項目經理很容易迷失在所有的過程中。幸運的是,市場提供了各種各樣的項目管理工具。
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2、自動劃分產品需求
當產品需求越來越多,超過當前迭代的范圍,8Manage PM會自動把超過范圍的需求存儲在待開發(fā)項列表。
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3、自動采集關連的溝通
8Manage PM敏捷項目管理提供方便易用的溝通工具可自動采集與每個需求相關連的郵件溝通。
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