組織內(nèi)部有很多業(yè)務(wù)管理制度、表單，但是，卻常常因?yàn)楣芸夭坏轿粺o(wú)法真正落地。怎么通過(guò)電子流程實(shí)現(xiàn)上下協(xié)同運(yùn)作，讓企業(yè)戰(zhàn)略落地?
目前，組織的協(xié)同辦公早已從基礎(chǔ)的流程審批逐漸向目標(biāo)與執(zhí)行、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合轉(zhuǎn)變。隨著線上辦公、遠(yuǎn)程辦公的不斷增加，如何通過(guò)流程優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)協(xié)同運(yùn)作、加強(qiáng)一體化管理，已經(jīng)對(duì)眾多組織提出全新挑戰(zhàn)。
針對(duì)以上需求，泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)通過(guò)不斷打磨自身產(chǎn)品，打破過(guò)去僅僅局限于某個(gè)具體流程的優(yōu)化，更多通過(guò)點(diǎn)、線、面結(jié)合的方式，推動(dòng)組織戰(zhàn)略在協(xié)同系統(tǒng)落地。
一、實(shí)現(xiàn)“流程面”優(yōu)化：驅(qū)動(dòng)組織內(nèi)外協(xié)同
“流程面”的優(yōu)化是指流程運(yùn)行的目標(biāo)、流程對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)模式、流程運(yùn)行所需的人、財(cái)、物資源配套都與企業(yè)的戰(zhàn)略相匹配。
泛微以資源內(nèi)外協(xié)同為目標(biāo)，幫助組織打造上下統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理體系，打造“執(zhí)行-管理-決策”閉環(huán)，以業(yè)務(wù)協(xié)同，提升組織整體競(jìng)爭(zhēng)力：
①泛微是根據(jù)組織戰(zhàn)略及計(jì)劃預(yù)算制定流程，通過(guò)目標(biāo)及計(jì)劃預(yù)算制定，確定各業(yè)務(wù)流程領(lǐng)域的流程目標(biāo)以及需要的資源支持，形成具體的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃。
②業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)流程的構(gòu)建是和企業(yè)的戰(zhàn)略及流程目標(biāo)相匹配，如企業(yè)戰(zhàn)略要求快速響應(yīng)市場(chǎng)，則供應(yīng)鏈流程的設(shè)計(jì)優(yōu)化更多考慮如何提高效率。
③最后，通過(guò)運(yùn)營(yíng)流程中的信息反饋，進(jìn)行戰(zhàn)略執(zhí)行監(jiān)控，從而形成戰(zhàn)略到運(yùn)營(yíng)的閉環(huán)管理。
(決策-管理-執(zhí)行閉環(huán)管理)
1、打造流程矩陣，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享
為了真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同的業(yè)務(wù)流程體系，泛微將各類(lèi)細(xì)化、分解后的子業(yè)務(wù)流程進(jìn)行矩陣式連接，打造網(wǎng)格式流程體系，讓各流程間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、共享，打通一座座業(yè)務(wù)信息孤島。
(各模塊協(xié)同，打造數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò))
2、執(zhí)行進(jìn)度可視，提升業(yè)務(wù)協(xié)作效率
除了信息共享，協(xié)作效率的提升也是業(yè)務(wù)協(xié)同運(yùn)作的關(guān)鍵要素之一。
泛微流程管理體系可以幫助組織智能追蹤業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況，通過(guò)一張表單精準(zhǔn)呈現(xiàn)各節(jié)點(diǎn)執(zhí)行效率，讓各部門(mén)、分子公司之間的協(xié)作效率可視化、可控、可管。
(流程處理時(shí)間統(tǒng)計(jì)表)
讓組織通過(guò)分析流程處理時(shí)間，找到拖沓的節(jié)點(diǎn)，進(jìn)而分析出冗余的職能，調(diào)整流程的走向設(shè)置。
二、實(shí)現(xiàn)“流程線”優(yōu)化，提升業(yè)務(wù)審批效率
泛微以?xún)?yōu)化流程執(zhí)行效率為目標(biāo)，全面優(yōu)化流程“線”，也就是端到端的優(yōu)化。
所謂端到端，就是起點(diǎn)從組織的目標(biāo)計(jì)劃制定，終點(diǎn)到通過(guò)執(zhí)行評(píng)估改進(jìn)，完整地解決某一問(wèn)題。重點(diǎn)是以下三點(diǎn)：
①設(shè)置面向整體流程的績(jī)效目標(biāo)，使端到端流程線上的每個(gè)崗位朝著同一目標(biāo)努力，以避免流程環(huán)節(jié)中的各個(gè)部門(mén)同向不同力。
②通過(guò)實(shí)現(xiàn)管理前置，以減少流程返工造成的浪費(fèi);比如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，一定是出納先審核表單，看看是否符合財(cái)務(wù)規(guī)范，不然各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核后，出納再給打回，浪費(fèi)時(shí)間。
(泛微智能報(bào)銷(xiāo)審批流程)
③加強(qiáng)對(duì)流程中的信息交流和協(xié)同點(diǎn)的識(shí)別，在一個(gè)跨區(qū)域多組織的企業(yè)中，流程運(yùn)行的很多問(wèn)題是由于信息的不對(duì)稱(chēng)或者沒(méi)有及時(shí)溝通造成的。因此，明確流程每一個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同點(diǎn)和信息輸出點(diǎn)對(duì)保障后端流程的順利進(jìn)行非常重要。
三、以“流程點(diǎn)”優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化管理
眾多組織內(nèi)部雖然已經(jīng)形成了基本的業(yè)務(wù)管理制度，但是，在實(shí)際的執(zhí)行效果卻不是很理想。泛微正在通過(guò)“流程點(diǎn)”優(yōu)化，搭建標(biāo)準(zhǔn)化電子業(yè)務(wù)流程體系，幫助組織統(tǒng)一業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程，規(guī)范業(yè)務(wù)管理。
1、流程配置精細(xì)化，分析、決策有依據(jù)
人員快速擴(kuò)張，崗位交替頻繁，即使規(guī)定了流程由誰(shuí)來(lái)做，流程執(zhí)行的結(jié)果也會(huì)有明顯差異。
因?yàn)椴磺宄绾巫?，缺乏具體的表單模板、操作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而使流程不具有可操作性。
泛微建議：
流程“點(diǎn)”的優(yōu)化主要是通過(guò)表單模板實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，通過(guò)流程配套表單模板，將流程管理思路進(jìn)行落實(shí)和可操作化;
同時(shí)表單模板制定中應(yīng)考慮將流程的檢查要求、專(zhuān)業(yè)知識(shí)通過(guò)模板固化，直接呈現(xiàn)在使用者面前，以固化最佳實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和標(biāo)準(zhǔn)化復(fù)制;
最后，需要關(guān)注的還有表單模板的字段優(yōu)化，字段盡量是選擇框或下拉框，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化字段信息，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析促進(jìn)流程優(yōu)化和提供決策支持。
2、審批權(quán)限清晰，快速落實(shí)管理制度
一些大型組織內(nèi)部，業(yè)務(wù)流程審批管理制度文件動(dòng)輒好幾百個(gè)，對(duì)每個(gè)職能崗位都有具體的審批管理要求，泛微流程管理系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限設(shè)置，以崗位信息為索引，自動(dòng)匹配審批人。
比如，對(duì)于企業(yè)高層，需要審批的內(nèi)容很多，不知道哪些該自己簽字。
優(yōu)化的方法就是列一張管控表，使審批的過(guò)程基于流程制度文件清晰標(biāo)識(shí)，簡(jiǎn)單明了化。
此外，一般崗位同樣也可以通過(guò)這類(lèi)方法建立自己的相關(guān)流程制度知識(shí)地圖索引。
(流程驅(qū)動(dòng)審批制度落地)
小結(jié)：
泛微流程管理體系以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，圍繞組織職能崗位建立層級(jí)明確、權(quán)限清晰的線上審批網(wǎng)絡(luò)。以電子業(yè)務(wù)流程體系，驅(qū)動(dòng)組織業(yè)務(wù)管理制度落地，在表單、權(quán)限的靈活配置下，明確流程審批節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享，形成以崗位為索引的智能流程體系。
有效幫助組織提升業(yè)務(wù)管理效率，讓大型組織內(nèi)部快速實(shí)現(xiàn)管理復(fù)制，規(guī)范業(yè)務(wù)管理過(guò)程，提升組織管控力。
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