財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(FSSC)是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用，其目的在于通過(guò)一種有效的運(yùn)作模式來(lái)解決大型集團(tuán)公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下的弊端“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”。
作為一種新型的財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已在許多跨國(guó)公司和企業(yè)中得到推廣應(yīng)用。
近年，伴隨國(guó)內(nèi)共享服務(wù)中心建設(shè)浪潮的興起，RPA將以種種優(yōu)勢(shì)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的廣闊空間實(shí)現(xiàn)其獨(dú)特價(jià)值。
財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程中應(yīng)用RPA的三大特征
設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心，可以將不同主體、不同地點(diǎn)的重復(fù)性高、技術(shù)含量低、易標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，通過(guò)人員、技術(shù)、流程的有效整合，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，從而解決大型企業(yè)財(cái)務(wù)職能建設(shè)中重復(fù)投入和效率低下的弊端。
財(cái)務(wù)共享中心可應(yīng)用RPA的流程通常符合以下三個(gè)要求：
1、大量、重復(fù)的業(yè)務(wù)
包括費(fèi)用報(bào)銷憑證、資產(chǎn)折舊憑證、資金支付憑證、生產(chǎn)收發(fā)料憑證等的過(guò)賬，這些憑證的過(guò)賬往往具有數(shù)量大，重復(fù)性高的特點(diǎn)。
2、能夠被標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)
對(duì)于會(huì)計(jì)處理而言，無(wú)論是在IFRS(國(guó)際財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則)還是每個(gè)國(guó)家的GAAP(通用會(huì)計(jì)準(zhǔn)則)下，業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)記賬均具有高度的標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，因此會(huì)計(jì)共享也總是成為諸多企業(yè)財(cái)務(wù)共享的首要納入共享范疇的對(duì)象。
3、具有一定流程性的業(yè)務(wù)
如費(fèi)用報(bào)銷從業(yè)務(wù)處理到財(cái)務(wù)處理之間具有典型的流程性特點(diǎn)，由于流程的規(guī)劃，各業(yè)務(wù)的參與方能夠清晰的了解在流程的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)該完成怎樣的業(yè)務(wù)處理。
RPA應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)
對(duì)于企業(yè)而言，盡管構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)勢(shì)明顯，但財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的信息孤島問(wèn)題仍然存在。
打通不同系統(tǒng)通常需要花費(fèi)大量時(shí)間和成本，很多財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，為了應(yīng)對(duì)異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，會(huì)采用RPA作為解決方案。
由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要處理大量的流程、數(shù)據(jù)，利用不同的系統(tǒng)，服務(wù)不同的對(duì)象，RPA機(jī)器人可針對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程特點(diǎn)，以自動(dòng)化代替人工執(zhí)行大批量、重復(fù)機(jī)械的操作，提高處理效率和準(zhǔn)確性，優(yōu)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程。
另外，由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)大量重復(fù)分散且流程標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)進(jìn)行了良好的整合，這為RPA機(jī)器人的應(yīng)用提供了先天的實(shí)施環(huán)境和運(yùn)行基礎(chǔ)。
以往財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)面臨以下痛點(diǎn)：報(bào)銷費(fèi)用流程漫長(zhǎng);單據(jù)審批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時(shí)間;資金管理分散;內(nèi)部控制滯后;財(cái)務(wù)事務(wù)工作占比過(guò)高;缺少有效的信息系統(tǒng)。
RPA的實(shí)施，可在資金、總賬，應(yīng)付、應(yīng)收，成本、資產(chǎn)等方面給FSSC帶來(lái)全新的改變：流程加速與更新;服務(wù)和產(chǎn)品的輸出加速;資本可集中于核心業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng);運(yùn)營(yíng)效率最大化信息流優(yōu)化及知識(shí)資產(chǎn)增加;高層管理更專注戰(zhàn)略及分析層面。
UB Store RPA在財(cái)務(wù)共享中心的多場(chǎng)景應(yīng)用
場(chǎng)景1：銀行同業(yè)對(duì)賬
財(cái)務(wù)共享中心的銀行同業(yè)對(duì)賬，要求對(duì)賬人員從不同銀行賬戶及財(cái)務(wù)系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)并逐一核對(duì)。銀行賬號(hào)多，流水?dāng)?shù)據(jù)量大，人工對(duì)賬效率低、易出錯(cuò)，還可能導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)。
引入U(xiǎn)B Store銀行同業(yè)對(duì)賬機(jī)器人后，機(jī)器人會(huì)自動(dòng)登錄銀行網(wǎng)站下載電子對(duì)賬單，查找銀行賬戶的起始余額。搭載智能外部設(shè)備UiBot KeyBox一起使用，還可保障賬號(hào)于信息安全。
UB Store機(jī)器人自動(dòng)下載流水明細(xì)，高效快速且不會(huì)遺漏，避免人為失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。同業(yè)對(duì)賬效率顯著提升，為財(cái)務(wù)共享中心每天節(jié)約了大量的人工工時(shí)，RPA機(jī)器人的參與使整個(gè)過(guò)程準(zhǔn)確率達(dá)到100%，節(jié)省約80%的人力成本.
場(chǎng)景2：進(jìn)銷項(xiàng)差額表提醒
在部署RPA前，進(jìn)銷項(xiàng)差額表提醒全部需由人工操作完成，需要該公司的業(yè)務(wù)人員分別在5個(gè)不同網(wǎng)站及表格中查找相關(guān)信息并匯總到同個(gè)Excel文件中。
引入U(xiǎn)B Store進(jìn)銷項(xiàng)差額表提醒機(jī)器人后，RPA機(jī)器人會(huì)定期從SAP系統(tǒng)下載所有部門的上月余額、本月帳載進(jìn)銷項(xiàng)稅額等報(bào)表。自動(dòng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)開票系統(tǒng)，獲取當(dāng)月實(shí)際發(fā)票稅額合計(jì)。最終將所有相關(guān)數(shù)據(jù)匯總到差額表Excel文件中，郵件發(fā)送至相關(guān)人員。
UB Store幫助組織節(jié)省了80%的人力成本，并且將出錯(cuò)率降低至 0%，實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷項(xiàng)差額表制作流程的無(wú)人工干預(yù)。
場(chǎng)景3：發(fā)票識(shí)別驗(yàn)真
在應(yīng)用RPA之前，財(cái)務(wù)共享中心聘用了多名財(cái)務(wù)手動(dòng)處理各地供應(yīng)商的紙質(zhì)發(fā)票、賬單，工作量大，數(shù)據(jù)錄入易出錯(cuò)，新手甚至還可能因不熟悉業(yè)務(wù)導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)引入U(xiǎn)B Store發(fā)票識(shí)別驗(yàn)真機(jī)器人，RPA通過(guò)OCR技術(shù)自動(dòng)識(shí)別多種格式的發(fā)票信息，并對(duì)發(fā)票做匯總處理自動(dòng)錄入系統(tǒng)，再將處理后的發(fā)票信息發(fā)送給指定的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核。
UB Store機(jī)器人操作效率高，可將每月業(yè)務(wù)操作時(shí)間，由原來(lái)的300小時(shí)減少到7小時(shí)。發(fā)票識(shí)別率幾乎100%，單筆發(fā)票查驗(yàn)反饋速度小于5秒。
場(chǎng)景4：流水賬單下載
很多公司會(huì)在多家銀行開設(shè)賬戶，財(cái)務(wù)人員每天都需要登錄各個(gè)銀行網(wǎng)銀，下載前一日的銀行流水單。人工手動(dòng)登錄網(wǎng)銀，下載銀行賬單，極其耗時(shí)。
除了下載，一些公司的財(cái)務(wù)部門每天還要下載、核對(duì)上千條的銀行回單，之后還要將回單文件上傳到服務(wù)器存儲(chǔ)。工作量巨大，并且容易造成下載重復(fù)或者漏下載的情況。
UB Store銀行流水賬單自動(dòng)下載機(jī)器人，通過(guò)讀取存儲(chǔ)在UiBot KeyBox中的銀行賬號(hào)、密碼，代替人工自動(dòng)登錄銀行網(wǎng)銀，自動(dòng)篩選日期，下載前一日的流水賬單。賬號(hào)、密碼等重要數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)于UiBot KeyBox密碼管理器中，在保障信息安全的同時(shí)完成自動(dòng)化操作，極大節(jié)省了工作時(shí)間與工作量。
UB Store銀行回單自動(dòng)下載上傳機(jī)器人，能夠自動(dòng)將回單另存為PDF文件，并打包為ZIP，然后通過(guò)FTP協(xié)議自動(dòng)上傳到服務(wù)器中。完美解決了銀行回單手動(dòng)下載與上傳的難題，高效準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)操作遺漏或者錯(cuò)誤的情況發(fā)生。
通過(guò)UB Store財(cái)務(wù)RPA解決方案的應(yīng)用，企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心工作效率得以大幅提升，數(shù)據(jù)信息安全實(shí)現(xiàn)可控，保障了企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策中的數(shù)據(jù)需求，為企業(yè)發(fā)展提供了有效支撐。
UB Store是目前國(guó)內(nèi)最大的軟件機(jī)器人SaaS服務(wù)平臺(tái)，也是標(biāo)桿企業(yè)都愛(ài)用的RPA+AI服務(wù)平臺(tái)。對(duì)于智能財(cái)務(wù)、財(cái)稅領(lǐng)域的RPA應(yīng)用，UB Store有著專業(yè)獨(dú)到的研究。致力運(yùn)用機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)與人工智能(AI)，讓企業(yè)更多的財(cái)務(wù)人員享受到軟件機(jī)器人、流程自動(dòng)化帶來(lái)的便利。
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