眾所周知，教育是一個(gè)國(guó)家發(fā)展之根本，但是疫情的到來使教育的形式正在發(fā)生結(jié)構(gòu)性的變化。疫情期間，某大廠旗下移動(dòng)辦公平臺(tái)被小學(xué)生打一星評(píng)分事件，反映出了一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題：從“教育信息化”到“數(shù)字校園”再到“智慧校園”的建設(shè)升級(jí)，并不是一蹴而就的事情，數(shù)字化程度不足將難以支撐智慧化的發(fā)展。
因此，如何讓新興信息技術(shù)與教育進(jìn)行深度融合并創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的全面覆蓋，為學(xué)校的教學(xué)、科研及管理服務(wù)，不僅是現(xiàn)階段工作的重中之重，更是智慧校園建設(shè)的必要前提。
△智慧校園總體架構(gòu)圖，來源國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《智慧校園總體框架》
目前，數(shù)字化服務(wù)已貫穿于師生的校園日常生活，如在線選課、課表查詢、講座查詢等。但是，僅僅做到這些，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的：如學(xué)生的成績(jī)單下載，需要簽章時(shí)仍需線下到學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行蓋章;畢業(yè)季的校招，面對(duì)大量需要簽訂的第三方就業(yè)協(xié)議，學(xué)校仍需要逐一蓋章。
因此，這些伴隨數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生的新需求，都需要通過創(chuàng)新方式進(jìn)行滿足。高校實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的關(guān)鍵一步，便是將傳統(tǒng)的線下簽署搬遷到線上，將簽章等基礎(chǔ)應(yīng)用與信息平臺(tái)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)線上簽署場(chǎng)景的建設(shè)。電子簽系統(tǒng)作為應(yīng)用領(lǐng)域最廣泛最靈活的應(yīng)用之一，在學(xué)校的教務(wù)管理、科研管理、就業(yè)管理、人事管理、自助服務(wù)等方面，均可替代傳統(tǒng)線下簽署的應(yīng)用場(chǎng)景，符合智慧校園建設(shè)核心中，將基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息服務(wù)融入學(xué)校的各個(gè)應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和協(xié)作的要求。
電子錄取通知書——校園生活的序章
錄取通知書是每個(gè)學(xué)生十年寒窗結(jié)果的重要憑證，也是學(xué)校向?qū)W生展現(xiàn)學(xué)校文化、信息化程度的首要途徑，對(duì)學(xué)生和學(xué)校的重要程度可見一斑。傳統(tǒng)錄取通知書依賴全國(guó)物流網(wǎng)絡(luò)，存在時(shí)效性差、易丟失、真?zhèn)巫R(shí)別成本高等問題。
為了解決這些問題，學(xué)?？梢允褂秒娮雍炛厮茕浫⊥ㄖ獣鴪?chǎng)景，用電子錄取通知書替代紙質(zhì)通知書，使學(xué)生可以隨時(shí)通過郵件、網(wǎng)頁、手機(jī)形式獲取錄取通知書，是智慧校園服務(wù)的有力創(chuàng)新。
對(duì)比紙質(zhì)通知書，電子錄取通知書有以下優(yōu)勢(shì)：
①時(shí)效性強(qiáng)：通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送入學(xué)通知書，大大提高了傳遞的時(shí)效性，考生可提前知道錄取有關(guān)信息，免去了紙質(zhì)錄取通知書郵寄途中考生和家長(zhǎng)的焦急等待;
②安全性高：使用實(shí)名認(rèn)證校驗(yàn)電子錄取通知書的查閱權(quán)限，確保被錄取的考生本人可查閱，錄取通知書的電子化可以有效避免在物流途中或意外導(dǎo)致的遺失風(fēng)險(xiǎn);
③防篡改：通過PDF+CA+時(shí)間戳生成的錄取通知書天然自帶防篡改屬性，考生可以通過校驗(yàn)通知書的簽名來確認(rèn)通知書的真實(shí)有效性。
對(duì)學(xué)校而言，采用電子錄取通知書還有以下優(yōu)勢(shì)：
①效率高：電子簽名系統(tǒng)可通過API的形式直接嵌入招生系統(tǒng)，負(fù)責(zé)招生的老師僅需定義好通知書的模板和確認(rèn)接收通知書的考生名單，系統(tǒng)即可通過預(yù)設(shè)模板拼裝出一份份唯一的通知書，批量加蓋學(xué)校電子章后發(fā)送給每一位考生，大大節(jié)省了招生辦老師打印、蓋章、郵寄的時(shí)間;
②成本低：通過無紙化的方式發(fā)送電子錄取通知書，可節(jié)約紙張和物流成本，為塑造綠色低碳校園形象奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
△電子錄取通知書發(fā)送流程
自助服務(wù)——從服務(wù)向智慧服務(wù)邁進(jìn)
自助服務(wù)系統(tǒng)主要為全校師生提供在線業(yè)務(wù)辦理，以信息化手段規(guī)范各部門的業(yè)務(wù)流程，打通PC、APP、微信等服務(wù)終端，為全校師生提供一站式、自助化、智能化的在線辦事體驗(yàn)，是建設(shè)智慧校園服務(wù)的落腳點(diǎn)。
自助服務(wù)終端建設(shè)包括學(xué)員成績(jī)單、在讀證明、教職工在職證明、收入證明、研究生在讀證明、學(xué)歷學(xué)位證明等，方便學(xué)員、教職工在自助服務(wù)終端打印，無需去各個(gè)單位或者窗口去申請(qǐng)，杜絕以往排長(zhǎng)隊(duì)等候的繁雜局面，減少了用戶的工作量以及節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率。
法大大電子簽通過提供印章電子化管理、制作模版、填充模版數(shù)據(jù)、數(shù)字證書、時(shí)間戳、自動(dòng)簽章、加蓋二維碼、電子文件驗(yàn)證等技術(shù)，手動(dòng)為自助服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建場(chǎng)景閉環(huán)，將傳統(tǒng)線下紙質(zhì)蓋章的業(yè)務(wù)線上化，拓展了自助服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用場(chǎng)景，大大提高業(yè)務(wù)辦理效率，為廣大師生節(jié)約了寶貴學(xué)習(xí)生活時(shí)間。
△自助服務(wù)系統(tǒng)辦事流程
就業(yè)協(xié)議——踏入社會(huì)的新起點(diǎn)
三方就業(yè)協(xié)議是校園簽署場(chǎng)景中最為復(fù)雜的場(chǎng)景之一，它是明確畢業(yè)生、用人單位和學(xué)校三方在畢業(yè)生就業(yè)工作中權(quán)利和義務(wù)的書面表現(xiàn)形式，三方相互關(guān)聯(lián)但彼此獨(dú)立，能解決應(yīng)屆畢業(yè)生戶籍、檔案、保險(xiǎn)、公積金等一系列相關(guān)問題，其重要程度不言而喻。
三方就業(yè)協(xié)議的真實(shí)有效性不僅關(guān)乎畢業(yè)生的合法利益，更關(guān)乎學(xué)校的就業(yè)率，間接影響學(xué)校下一年的招生情況，如果簽署流程不合規(guī)，會(huì)導(dǎo)致各種風(fēng)險(xiǎn)隱患：
·填寫的用人單位名稱與單位的有效印章名稱不符，學(xué)生填寫的專業(yè)名稱與學(xué)校教務(wù)處的專業(yè)名稱不一致，這些信息錯(cuò)誤都將導(dǎo)致三方就業(yè)協(xié)議無效，對(duì)學(xué)生造成嚴(yán)重影響;
·部分學(xué)生為了完成學(xué)校老師的任務(wù)，會(huì)通過親戚、淘寶等非法途徑簽訂“虛假”協(xié)議，學(xué)校對(duì)于三方就業(yè)協(xié)議的真實(shí)性驗(yàn)證也經(jīng)常力不從心;
·學(xué)生在簽訂協(xié)議時(shí)，未按正常簽署步驟完成，例如很多同學(xué)為了節(jié)約往返成本和時(shí)間，畢業(yè)后直接讓就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章，而用人單位最后蓋章，往往會(huì)導(dǎo)致學(xué)生在工資待遇上相對(duì)被動(dòng)，當(dāng)用人單位簽署的內(nèi)容與承諾大相徑庭的時(shí)候，學(xué)生已經(jīng)沒有回旋余地。
學(xué)?？梢酝ㄟ^使用法大大電子簽?zāi)芰?gòu)建三方線上簽署場(chǎng)景，有效解決上述問題：
①信息誤填：通過合同模板，自動(dòng)抓取學(xué)生信息管理系統(tǒng)中的學(xué)員信息、專業(yè)信息等;
②蘿卜章：通過企業(yè)實(shí)名認(rèn)證，確認(rèn)用人單位的真實(shí)身份和真實(shí)意愿;
③簽署亂序：通過預(yù)設(shè)簽署順序，用人單位簽署完后再由學(xué)生簽署，最終學(xué)校審核簽署。
△就業(yè)協(xié)議簽署流程
除上述典型場(chǎng)景可以通過使用電子簽外，還可以通過電子簽的效率高、使用易、抗風(fēng)險(xiǎn)、成本低等特點(diǎn)，創(chuàng)造更多的智慧校園應(yīng)用場(chǎng)景，累積更多數(shù)字資產(chǎn)，從提高校園業(yè)務(wù)處理效率、豐富校園服務(wù)能力、提升師生滿意度等方面，建設(shè)智慧校園核心競(jìng)爭(zhēng)力，從容面對(duì)后疫情時(shí)代教育形式的結(jié)構(gòu)性調(diào)整。
實(shí)踐案例
1、上海理工大學(xué)
使用產(chǎn)品：電子簽SaaS API
使用場(chǎng)景：自主招生，學(xué)生報(bào)名告知書、新生注冊(cè)協(xié)議等文件
應(yīng)用價(jià)值：
①效率高：采用批量生成文書、批量蓋章、批量發(fā)送，如報(bào)名告知書等文書;
②成本低：電子文件簽署省去紙質(zhì)、存儲(chǔ)、快遞、人力等成本 ;
③體驗(yàn)好：讓學(xué)生、家長(zhǎng)隨時(shí)隨地都可線上查看、簽署協(xié)議，操作簡(jiǎn)單便捷，體現(xiàn)學(xué)校信息化水平。
2、華南師范大學(xué)
使用產(chǎn)品：合同管理云簽名平臺(tái)
使用場(chǎng)景：合同管理、校外專家會(huì)議成果材料線上簽字
應(yīng)用價(jià)值：
①構(gòu)建合同全生命周期管理：合同起草、審核、簽署、履約、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等，打通各個(gè)職能信息系統(tǒng)，合同統(tǒng)一管理;
②合同結(jié)構(gòu)化、提高起草效率：合同結(jié)構(gòu)化分解為固定的條款, 形成條款庫;根據(jù)條款庫創(chuàng)建自定義的合同模板，極大地提高合同起草的效率;
③落實(shí)合同管理辦法：進(jìn)一步規(guī)范合同管理辦法和增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，推進(jìn)依法治校;
④建設(shè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制：規(guī)范合同審核機(jī)制，推進(jìn)學(xué)校教學(xué)科研、合作辦學(xué)、資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、后勤保障、基建工程等活動(dòng)的合規(guī)審查與風(fēng)險(xiǎn)防范。
3、國(guó)內(nèi)某知名211大學(xué)
使用產(chǎn)品：電子簽混合云
使用場(chǎng)景：內(nèi)部審批
應(yīng)用價(jià)值：
①校園業(yè)務(wù)無紙化：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合電子簽章功能，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批無紙化、線上化;
②效率高：實(shí)現(xiàn)校內(nèi)內(nèi)部審批表單電子簽名、蓋章，提升內(nèi)部審批效率;
③成本低：節(jié)省紙質(zhì)、存儲(chǔ)、管理等成本;
④滿意度高：支持移動(dòng)端審批，讓學(xué)校教職工隨時(shí)隨地審批，操作簡(jiǎn)單便捷。
于教育行業(yè)而言，數(shù)字化、合規(guī)化的電子簽名，無疑是高校辦公智能化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化的最佳助力，是后疫情時(shí)代下，建設(shè)智慧校園的創(chuàng)新新方向。
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