在職場(chǎng)中想要獲得晉升或者高效完成工作,有很多技能或者工作方法都是職場(chǎng)人所需具備的,比如PPT制作、excel表等個(gè)人的硬技能以及決策能力、溝通能力等硬技能和軟能力等,而其中有一項(xiàng)非常重要的能力及技能,便是項(xiàng)目管理能力。眾所周知,身處職場(chǎng)中,大大小小工作一口氣堆積過來是常有的事情,而針對(duì)這種情況,將每一項(xiàng)工作都當(dāng)成項(xiàng)目來看待及執(zhí)行,將大大提升工作的效率及準(zhǔn)確率。
那么,一次有效的項(xiàng)目管理應(yīng)該是怎樣的?事實(shí)上,項(xiàng)目管理的做事方法在日常生活及工作中隨處可見,只要你做事是個(gè)有邏輯性的人,那么只需你具備將某件事或某項(xiàng)工作從規(guī)劃、落地到復(fù)盤的整個(gè)思維能力,那么你就在運(yùn)用簡(jiǎn)易的項(xiàng)目管理方法在做事和工作。
所以,一次完整且有效的項(xiàng)目管理實(shí)施應(yīng)該是什么樣子的?在此之前,我們不妨先了解一下PMI對(duì)于項(xiàng)目管理是如何定義的。
一個(gè)“項(xiàng)目”可以視為是為了創(chuàng)造特定產(chǎn)品、服務(wù)或者成果而需進(jìn)行的臨時(shí)性工作。通常,項(xiàng)目可具備以下三個(gè)特性:
獨(dú)特性
項(xiàng)目的獨(dú)特性是指每個(gè)項(xiàng)目都是圍繞不同需求進(jìn)行針對(duì)性產(chǎn)品或服務(wù)創(chuàng)造的,也就是說,每一個(gè)項(xiàng)目都是特立獨(dú)行的,且項(xiàng)目的產(chǎn)出不限形式,有可能是無形的,也可能是有形的。
臨時(shí)性
項(xiàng)目的臨時(shí)性其實(shí)可以理解為,每個(gè)項(xiàng)目都是具備時(shí)效性的,項(xiàng)目的時(shí)效性區(qū)間由明確的開始時(shí)間起點(diǎn)和結(jié)束時(shí)間終點(diǎn)構(gòu)成,也就是說,當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目來到了時(shí)間終點(diǎn)時(shí),就意味著這個(gè)項(xiàng)目的需求已經(jīng)不存在了,而項(xiàng)目也已經(jīng)終止了。
漸進(jìn)性
項(xiàng)目的漸進(jìn)性指的是項(xiàng)目在初始階段便將確立項(xiàng)目的整體實(shí)施及執(zhí)行范圍,在此基礎(chǔ)上,整個(gè)項(xiàng)目將通過工作的細(xì)化和拆解逐步發(fā)展,從而整個(gè)項(xiàng)目的工作及內(nèi)容將變得更為細(xì)化及清晰,具有持續(xù)化的漸進(jìn)性。
在得知項(xiàng)目定義和特性的情況下,我們便可將項(xiàng)目管理理解為它是一個(gè)在項(xiàng)目各項(xiàng)作業(yè)中運(yùn)用知識(shí)、技能、工具和技術(shù),為達(dá)到項(xiàng)目需求而服務(wù)的作業(yè)管理和過程。
項(xiàng)目管理可劃分為五大過程,包括啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。也就是說,如果我們需要將這五大過程運(yùn)用于實(shí)際的工作中,就要清楚地認(rèn)知到:
1.明確項(xiàng)目的需求及目的是什么;
2.完成整個(gè)項(xiàng)目需要做哪些工作;
3.需要什么專業(yè)的人員進(jìn)行協(xié)作,需要多少人進(jìn)行協(xié)作;
4.如何構(gòu)建有效的溝通機(jī)制,協(xié)同執(zhí)行;
5.認(rèn)知項(xiàng)目所有必要工作的上下級(jí)關(guān)系,掌控整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。
而在明確了進(jìn)行一次有效項(xiàng)目管理的必備因素后,我們便可將這種基于項(xiàng)目管理五大過程所需的認(rèn)知靈活運(yùn)用于工作中。眾所周知,針對(duì)更為復(fù)雜體系下執(zhí)行的工作標(biāo)準(zhǔn),可通過工具或軟件的協(xié)助更為輕松的達(dá)到目的,下面,筆者就結(jié)合「飛項(xiàng)」這款軟件講解如何在工作中實(shí)施一次有效的項(xiàng)目管理。
一、啟動(dòng):明確項(xiàng)目的需求及目的是什么
在職場(chǎng)中,沒有目的或者需求不清的工作是非常令人頭疼的,這往往容易導(dǎo)致項(xiàng)目發(fā)起人或者執(zhí)行人如“無頭蒼蠅”般到處亂轉(zhuǎn),而這將導(dǎo)致項(xiàng)目的推進(jìn)屢屢碰壁,即使在磕磕絆絆中完成,項(xiàng)目也已經(jīng)過了最初設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn),且準(zhǔn)確率不高,容易出現(xiàn)返工的狀況。
而在項(xiàng)目啟動(dòng)階段時(shí),若能明確項(xiàng)目的整體需求及目的,那么,項(xiàng)目將基于高效率和高度準(zhǔn)確性下得到推進(jìn),針對(duì)這個(gè)維度,「飛項(xiàng)」可在項(xiàng)目建立之初便提供相應(yīng)的項(xiàng)目需求及目的填寫功能。在「飛項(xiàng)」的項(xiàng)目創(chuàng)建界面,用戶可以在此羅列包含項(xiàng)目主題、背景、目的、訴求及細(xì)節(jié)等在內(nèi)的所有信息。
信息。比如筆者要完成一次年終活動(dòng)項(xiàng)目,那么,筆者便可通過標(biāo)題的填寫確定活動(dòng)主題,通過后續(xù)細(xì)節(jié)的填寫確定整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的目的、需求、背景等信息,且這些重要信息并不是只有自己能看到的,假如整個(gè)項(xiàng)目需要多人進(jìn)行協(xié)作,那么所有人都將對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的訴求及目的有一個(gè)清楚的認(rèn)知,從而令大家的目的是高度統(tǒng)一的,這有利于項(xiàng)目的高效及精確推進(jìn)。
二、規(guī)劃:完成整個(gè)項(xiàng)目需要作哪些工作
對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的合理規(guī)劃有助于將工作將目標(biāo)進(jìn)行高度鏈接,而我們把這里說的規(guī)劃進(jìn)行具象化解讀后,就是將項(xiàng)目進(jìn)行拆解及細(xì)化,這也是前文所提到的項(xiàng)目特性之一——漸進(jìn)性。在職場(chǎng)中,一個(gè)龐大項(xiàng)目的完成往往是需要具備諸多必要因素工作的,只有將這些必要因素工作全部完成后,整個(gè)項(xiàng)目才是已完成狀態(tài)。也就是說,規(guī)劃就是將整個(gè)項(xiàng)目所有需要做的工作通通羅列出來,并通過時(shí)間區(qū)間及節(jié)點(diǎn)的設(shè)定,讓所有工作都可以環(huán)環(huán)相扣,有條不紊地完成。
在此維度上,「飛項(xiàng)」為用戶提供了項(xiàng)目?jī)?nèi)的“子事項(xiàng)”添加功能,用戶只需在項(xiàng)目創(chuàng)建頁面或者點(diǎn)擊已創(chuàng)建好的項(xiàng)目,便可在下方子事項(xiàng)欄目中添加與項(xiàng)目相關(guān)的必要工作。且所有子事項(xiàng)均可結(jié)合上下級(jí)關(guān)系進(jìn)行完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)間區(qū)間的添加,這樣一來,整個(gè)項(xiàng)目不僅得到了合理拆解,而且還能通過子事項(xiàng)時(shí)間點(diǎn)的設(shè)置,使得所有工作都具備了關(guān)聯(lián)性及時(shí)效性,讓項(xiàng)目可基于合理規(guī)劃進(jìn)行鱗次櫛比的推進(jìn)。
三、執(zhí)行:明晰需要什么專業(yè)的人員進(jìn)行協(xié)作,需要多少人進(jìn)行協(xié)作
在職場(chǎng)中,大型項(xiàng)目往往需要眾多不同崗位的多方人員進(jìn)行參與協(xié)作,且這些人員還大概率是屬于不同部門的,因此,整個(gè)大型項(xiàng)目的執(zhí)行便會(huì)變得異常艱難,所以我們需要通過上個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃后得知完成整個(gè)項(xiàng)目需要哪些性質(zhì)的工作,而在知道細(xì)化工作的性質(zhì)后,用戶便可根據(jù)這些工作的性質(zhì)快速得出,整個(gè)項(xiàng)目需要哪些專業(yè)的工作人員進(jìn)行協(xié)助,共計(jì)需要多少個(gè)人進(jìn)行協(xié)助完成。
針對(duì)這個(gè)需求,「飛項(xiàng)」通過項(xiàng)目創(chuàng)建界面及已完成項(xiàng)目界面內(nèi)的協(xié)作人邀請(qǐng)為項(xiàng)目的執(zhí)行提供了便利,在項(xiàng)目創(chuàng)建之初,用戶可通過“邀請(qǐng)協(xié)作人”按鈕將所需的協(xié)作人員邀請(qǐng)進(jìn)入項(xiàng)目,而即使有所遺漏,在項(xiàng)目創(chuàng)建完成后,用戶亦可點(diǎn)擊項(xiàng)目進(jìn)入詳情,然后在詳情界面進(jìn)行協(xié)作人邀請(qǐng)。
值得注意的是,在項(xiàng)目詳情界面中,「飛項(xiàng)」不僅支持在相應(yīng)的子事項(xiàng)中邀請(qǐng)專業(yè)崗位人員進(jìn)行協(xié)同,也可在項(xiàng)目詳情界面中段的“協(xié)作人”處進(jìn)行相關(guān)人員的邀請(qǐng),值得注意的是,通過此處邀請(qǐng)的協(xié)作人將不針對(duì)工作性質(zhì)及個(gè)人專業(yè)性進(jìn)行子事項(xiàng)分配,這一點(diǎn)適用于項(xiàng)目發(fā)起人的上級(jí)或者額外監(jiān)督人員的協(xié)作邀請(qǐng)。
四、監(jiān)控:如何構(gòu)建有效的溝通機(jī)制,協(xié)同執(zhí)行
有效的溝通無疑是助推項(xiàng)目朝向高效及精確化推進(jìn)的“助推劑”,在工作中,因?yàn)闇贤ú患皶r(shí)或者溝通效率不高導(dǎo)致工作成果交付與最初設(shè)想“天差地別”的場(chǎng)景隨處可見。因此,建立起一個(gè)有效的溝通機(jī)制就顯得尤為重要了,一個(gè)有效的溝通機(jī)制可以極大程度上降低時(shí)間成本,使工作及項(xiàng)目在一條正確的高速路上“風(fēng)馳電掣”。
在這點(diǎn)上,「飛項(xiàng)」通過協(xié)作人員的邀請(qǐng)構(gòu)建起了一個(gè)高效的溝通生態(tài),最主要分為兩方面,一方面是被動(dòng)的,一方面是主動(dòng)的,被動(dòng)的便是項(xiàng)目發(fā)起人所填寫的項(xiàng)目主題、細(xì)節(jié)、背景、目的等信息,受邀的協(xié)作人在進(jìn)入項(xiàng)目組時(shí)是人人可見的。而主動(dòng)層面,指的是「飛項(xiàng)」在項(xiàng)目創(chuàng)立成功后,將把包含發(fā)起人及所有協(xié)作人在內(nèi)的人員都拉入到一個(gè)項(xiàng)目溝通群組中,所有成員可在群組中進(jìn)行提問或者溝通。值得注意的是,在這個(gè)環(huán)節(jié),為了避免錯(cuò)漏情況的發(fā)生,「飛項(xiàng)」在項(xiàng)目建立后,用戶所邀請(qǐng)的協(xié)作人同樣會(huì)被同步到群組中。
五、收尾:認(rèn)知項(xiàng)目所有必要工作的上下級(jí)關(guān)系,掌控整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度
大型項(xiàng)目往往因?yàn)樗枳龅墓ぷ鞣彪s變得難以管理,且其中不免有存在優(yōu)先級(jí)及上下承接關(guān)系的工作,面對(duì)工作的復(fù)雜交織,項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的掌控力度便被削弱。要如何加強(qiáng)這種掌控?
「飛項(xiàng)」在主界面為用戶提供了單個(gè)項(xiàng)目的日程收合功能,比如一個(gè)項(xiàng)目需要完成諸多子事項(xiàng)工作,那么用戶只需點(diǎn)擊這個(gè)事項(xiàng)的下三角箭頭,所有事項(xiàng)便會(huì)展開呈現(xiàn)于用戶面前。
而在針對(duì)深度加強(qiáng)項(xiàng)目管理人的掌控力度這一方面,「飛項(xiàng)」還支持脈絡(luò)圖的顯示,值得注意的是,「飛項(xiàng)」的脈絡(luò)圖顯示并不是簡(jiǎn)單地展示工作上下級(jí)關(guān)系及銜接關(guān)系那么簡(jiǎn)單,在脈絡(luò)圖中,「飛項(xiàng)」還將顯示項(xiàng)目整體的完成情況,單個(gè)任務(wù)的協(xié)作人員工作完成情況,且點(diǎn)擊子事項(xiàng)會(huì)顯示相應(yīng)的協(xié)作人員及事項(xiàng)狀態(tài),這些因素疊加起來,將加大程度上增加項(xiàng)目管理人對(duì)于項(xiàng)目情況的掌控,清晰地讓人認(rèn)知到:哪項(xiàng)工作完成了、哪項(xiàng)工作還需加快、項(xiàng)目完成情況如何、項(xiàng)目是否完成等。
總結(jié):通過「飛項(xiàng)」案例中所使用的項(xiàng)目管理方法不難看出,其實(shí)項(xiàng)目管理是可以借助工具輕松實(shí)施的,而在有效的項(xiàng)目管理中,我們的工作也將變得更高效、準(zhǔn)確率更高,這不僅避免因?yàn)轫?xiàng)目延誤而加班的情況,也可以提高個(gè)人的管理能力!
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