前言:項目經(jīng)理軟件工具怎么在工作中實際運用?團隊管理工具軟件可以和項目共用嗎?能否有一款工具可以同時協(xié)同團隊和任務呢?
我們知道,每一款產(chǎn)品要完成上市,需要經(jīng)歷市場調(diào)研、研發(fā)設計、功能測試、上市評估、營銷推廣等階段。作為項目經(jīng)理最關(guān)鍵的任務除了確保產(chǎn)品的順利孵化上市,更多的是管理團隊。我們調(diào)研過很多項目管理用戶,工作痛點是如何在研發(fā)的全流程中有效管理團隊和項目。所以如果有一款專業(yè)的項目管理工具可以承載整個產(chǎn)品從生產(chǎn)到上市的全鏈路管理,深度打通各個參與部門,完成協(xié)同,相信可以解決很多項目經(jīng)理的痛點和難點。
張先生是一家集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、銷售一體的日化企業(yè)研發(fā)部門的項目經(jīng)理。主要參與管理產(chǎn)品的研發(fā)和上市,整個團隊約80人,分為開發(fā)部、設計部、測試部、材料部、市場部、用戶部等,每個部門設一名部門經(jīng)理,兩名部門主管。
張先生部門新品研發(fā)上市流程為:
可以看出,產(chǎn)品從研發(fā)到上市,經(jīng)歷的過程十分漫長,涉及部門多,溝通成本高。項目產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)龐大,稍有整理不當,可能會造成數(shù)據(jù)錯誤甚至丟失。下面分享一下張先生團隊使用飛項做項目管理的體驗:
管理挑戰(zhàn)1:項目周期長,整體管理難。
張先生認為,項目周期長是整個行業(yè)的挑戰(zhàn)。比如我們通過市場和客戶售后調(diào)研發(fā)現(xiàn),用戶對某細分領域的洗護產(chǎn)品需求非常強烈,那么我們需要出一個調(diào)研報告上報企業(yè)戰(zhàn)略部,部門審批同意后,需要做系列的準備工作,包括競品調(diào)研、產(chǎn)品定位、目標群體、功能提煉、賣點提煉、產(chǎn)品slogan、包裝設計、配方研發(fā)等。每個部門管理不同的板塊,工作量也千差萬別,整個周期一下子拉長了,在進度方面就非常難以把控。
時間就是金錢,就是獲得用戶和銷售的關(guān)鍵。以我們研發(fā)女性內(nèi)衣洗衣液為例,從調(diào)研到產(chǎn)品上市,我們花了大概一年半時間,因為這是一個非常新的細分領域,屬于開拓性的嘗試和探索,所花費的時間也更多。常規(guī)的新品,我們在時間上會大大縮減,最快可以一個月。日化制造業(yè)做新品,沒有做好合理的時間規(guī)劃,項目推進速度就會大打折扣,即便最終完成了,也會錯過產(chǎn)品搶先進入市場的黃金時間。
飛項價值1:今日關(guān)注和項目概覽、分組,統(tǒng)攬整體進展。
項目如果涉及到多部門同時開展,執(zhí)行層面會產(chǎn)生很多子事項和任務,不管是時間還是效率上都帶來很大挑戰(zhàn)。一方面管理者對接的部門和事項猛然增多,分配到每個事項的精力就會減少。另一方面,管理者對每個事項的監(jiān)控和管理力度降低后,如果遇到風險就會難以及時處理。利用飛項今日看板,一屏掌控當天的工作安排。
在今日日程,以時間先后順序為軸,一個頁面將你今日需要處理的待辦事項全部展現(xiàn)出來。不用在擔心自己因為分不清時間先后而錯過了重要事項的完成時間,清晰安排后可以根據(jù)當月重點和非重點研發(fā)產(chǎn)品的進度進行工作推進,同時更好的聚焦你關(guān)注、派發(fā)、接受的重點日程。
在項目分組里面,對各個板塊的事項可以非常直觀的瀏覽。
管理挑戰(zhàn)2:多部門配合,溝通協(xié)作難。
制造業(yè)是綜合性和跨部門非常頻繁的一個行業(yè),不管產(chǎn)品大小,基本會動用所有的部門。如果項目多且同時推進,項目經(jīng)理需要溝通的人員和對接的事就更多,溝通內(nèi)容的增加,也產(chǎn)生了更多需要配合和調(diào)度方面的問題,負責人需要向上匯報各種進展,向下需要傳達各種指令。
不同的部門人員混雜,溝通起來非常不順暢,群里發(fā)一個消息半天沒人回復,作為項目管理你會不斷的去提醒和反復確認,所以在這一塊非常耗費精力和時間。
并且,大家對目標的認知是缺失和不一致的。如客服部認為一旦把客戶需求順利轉(zhuǎn)達就算完成任務,技術(shù)部認為產(chǎn)品順利轉(zhuǎn)入測試階段就大功告成了,測試部只關(guān)注產(chǎn)品的檢測與執(zhí)行測試任務,設計部只關(guān)心設計范疇,質(zhì)檢部則僅僅對產(chǎn)品研發(fā)流程和質(zhì)量的穩(wěn)定保證,而市場部門只關(guān)注產(chǎn)品何時上市、推廣營銷,售后部門則希望產(chǎn)品不要出現(xiàn)使用問題。如何解決每個部門完成了所承擔的任務就“溜之大吉”的頑疾,成了很多項目經(jīng)理的“心頭之痛”。
飛項價值2:從任務派發(fā)到即時溝通,環(huán)環(huán)相扣。
首先,在項目啟動階段,可以利用脈絡圖進行多級事項拆解,脈絡圖還可以縱覽事項全貌,還支持用戶在脈絡圖查看事項協(xié)作過程,對各事項進行拖拽,調(diào)整子孫關(guān)系。便于不同層級的人對事項進行管理。先梳理清楚項目整個邏輯圖,接下來的工作自然就好辦了。
總的來說,飛項事項脈絡圖給項目管理提供了便利,為管理者展現(xiàn)了整個項目的全貌及各環(huán)節(jié)的進度簡況,如要把控環(huán)節(jié)進度,也可通過脈絡圖快速跳轉(zhuǎn)。如果你還在為項目管理/進度把控發(fā)愁,就千萬不要錯過這個個性化功能?？纯从脩魪埾壬侨绾瓮ㄟ^脈絡圖進行項目的安排的:
其次,如果項目涉及的參與人員較多怎么辦?不用急,飛項支持事項多人派發(fā),支持母子任務派發(fā)給不同的協(xié)作人,分工協(xié)作更清晰。不用害怕任務分錯的情況出現(xiàn)。事項可以通過點擊邀請協(xié)作人派發(fā)給微信好友或飛項協(xié)作人,該事項會自動進入對方的日程,實時共享完成情況。
另外,每個事項都擁有專屬的IM,項目負責人可以在事項內(nèi)繼續(xù)發(fā)起待辦、會議等小任務,也可以給溝通內(nèi)容標記重點、進展提醒,這樣項目負責人想要溝通和開會、了解進展,就不用在微信或者Q群等各種平臺來回跑的翻閱瀑布式的聊天記錄了。
最后,飛項擁有多種提醒形式:新消息提醒、執(zhí)行時間提醒、完成狀態(tài)提醒等。不管是項目負責人還是參與的成員,都會收到不同狀態(tài)的提醒。
管理挑戰(zhàn)3:文件凌亂,調(diào)取困難。
張先生說,經(jīng)常有領導和客戶吐槽,服務器存儲的大量文件因為沒有分類整理,信息版本檢索不清晰,導致沒人愿意查閱,想要拿到最新版的資料也只能靠旁敲側(cè)擊打聽,導致每個環(huán)節(jié)得到的信息不準確。
確實,不同的項目階段對文件的依賴和管理都不大相同,即便同一個階段,也會產(chǎn)生大量不同類別的文檔,例如排期規(guī)劃、項目立項、進度管理、風險控制、復盤總結(jié)等文件沉淀,沒有規(guī)范的文件管理SOP,難以建立標準化的數(shù)據(jù)沉淀。
飛項價值3:分類沉淀,一鍵調(diào)取。
人的記憶是短暫的,但工具的記憶是最長久的,利用平臺記錄文檔將有助于我們提高效率,并長期提高項目團隊的研發(fā)和測試能力。
好記性不如爛筆頭,利用飛項筆記功能,可以隨時隨地,開會或討論期間都可以記錄一切靈感,關(guān)聯(lián)到相關(guān)事項中就不會忘記或丟失了。
飛項基于這個原理,還可以在空間匯聚項目一切過程沉淀,包含項目文件、過程文件、討論文件、背景文件等。此外,項目文件支持上傳、下載、重命名等多種操作。好好利用空間資源庫,項目的回溯和傳承將不再困難。
事項中上傳或閱覽的文件都將自動存儲在飛項文檔,永不丟失(2G免費空間)。
飛項既方便又科學的解決了制造業(yè)新品研發(fā)到上市過程中項目和團隊的管理。飛項以解決職場人的每件“事”為基點,串聯(lián)因“事”產(chǎn)生的計劃要素、分工協(xié)作、過程溝通、及內(nèi)容沉淀,形成任務的完整閉環(huán),以解決個人待辦管理、項目協(xié)作、及團隊工作統(tǒng)籌的任務管理工具。
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