導(dǎo)語：遠程參加會議、團隊協(xié)同作業(yè)、項目負責(zé)人進行任務(wù)分配、團隊成員多人協(xié)同編輯文件及同時推進項目、人力部門在線進行審批報銷……，隨著“云辦公”的加速普及，人們只需一臺電腦、一部手機、一根網(wǎng)線，就能隨時進入辦公狀態(tài)，工作時間和場所更加彈性靈活。尤其這幾年期間，遠程交流、線上會議等已成為“剛需”，改變著許多“上班族”的工作模式。
隨著互聯(lián)網(wǎng)進一步深入各行業(yè)領(lǐng)域，云辦公越來越普及，也越來越被認可。在員工看來，居家辦公會因為節(jié)省通勤時間，效率產(chǎn)出會更高。而項目管理者卻認為，居家辦公溝通的成本變高了，處理事情的進度變慢了。那么，如何在遠程辦公的情況下順暢推進項目管理，提高團隊成員的工作效率呢?一起來分析一下。
周一早上9:00整，住在郊區(qū)的黃經(jīng)理就開始在電腦前忙碌起來：打開飛項查看早推送，登陸企業(yè)郵箱查看客戶郵件并做回復(fù)，利用飛項發(fā)起事項待辦并結(jié)合騰訊會議創(chuàng)建遠程視頻會議，和同事一起創(chuàng)建事項、分析數(shù)據(jù)、查看團隊日程，多平臺切換，絲毫不影響大家的協(xié)同。
雖然大部分員工傾向于居家辦公，但好一些“身在居家辦公中”的老板們與日俱增的焦慮也隨之而來：
員工居家工作，有沒有認真干活?
在做事還是摸魚?
項目能順利推進嗎?
進度能保證嗎?
如何做績效考核?
前不久有新聞報道，某企業(yè)要求員工全員居家辦公，并安裝電腦監(jiān)控軟件，每5分鐘自動截屏抓拍，每天截屏不夠89次的算曠工。員工爆料稱，“幾次抓拍不到就要扣除全部績效，以至于大家都不敢去上廁所”。事件一經(jīng)曝光，就引起公眾熱議。
確實，在傳統(tǒng)辦公環(huán)境，面對面，9點打卡6點下班，隨時溝通，老板更愿意用肉眼、現(xiàn)場辦公來驗證員工是否工作滿8小時。但如果遠程居家辦公已經(jīng)逐漸成為常態(tài)，為了保證員工的工作效率，難道除了監(jiān)控就沒有更好的辦法了嗎?當(dāng)然有!
比如借助專業(yè)的項目管理工具進行項目管理和團隊協(xié)同。國內(nèi)項目管理工具飛項某項目組負責(zé)人林先生表示：利用專業(yè)項目管理工具可以科學(xué)的管理和進行團隊協(xié)同，相比起粗暴的監(jiān)管方式，大家更喜歡這種人性化的工具，雖然大家散落在各地，但是對業(yè)務(wù)絲毫沒有耽誤。
林先生認為，想更好的做好居家辦公，無非做好兩個工作：管好人和管對事。他發(fā)現(xiàn)，很多團隊利用項目管理工具飛項也主要集中在這幾個地方：
如何明確目標(biāo)，落實到人。居家辦公比不上在會議室面對面交代任務(wù)來得干脆利落，很多時候大家通過線上會議或者語音電話接收到的信息理解不一定到位，因為任務(wù)如何正確的傳達到位就非常關(guān)鍵，搞不好很多員工還會因此偷工減料。
項目管理者利用飛項的任務(wù)拆解和脈絡(luò)圖就很方便處理上述難題。飛項的脈絡(luò)圖可以像思維導(dǎo)圖一樣創(chuàng)建事項，讓事項派發(fā)跟你的思維一樣順滑。為了不讓項目出現(xiàn)崗位真空的情況，管理者還可以在脈絡(luò)圖內(nèi)直接創(chuàng)建事項/會議/待辦，把事項的子孫管理梳理清晰，確保做到人人不落空，這樣，大家都明確了自己的目標(biāo)和任務(wù)，不會因為信息不同步而開始摸魚。
溝通到位，信息完全觸達是居家遠程辦公的一個痛點。平時很多工作需要團隊協(xié)作，居家辦公之后，同事之間、團隊之間的溝通要依賴線上、語音、電話，很多時候無法進行多信息的同步和觸達，視頻會議的效果肯定不如大家面對面溝通直接，所以相互協(xié)作和溝通成本變高，影響工作進度。
飛項IM在溝通上做了很多人性化的設(shè)置，每個事項都擁有專屬的IM可以在事項內(nèi)繼續(xù)發(fā)起待辦、會議等小任務(wù)，也可以給溝通內(nèi)容標(biāo)記重點，這樣，溝通到哪里隨時發(fā)起待辦和會議，能解決的事情可以馬上處理，以免下線后又暈頭轉(zhuǎn)向忘記要做的事。
很多時候，居家辦公會出現(xiàn)一種情況，那就是“缺乏上班儀式感”帶來的積極性下降、效率不如以前，甚至居家后沒有在公司的那種激情，人變得拖延松垮，家務(wù)事也影響著工作。別說做個人績效考核打分，恐怕連KPI都無法完成!這也是老板焦慮所在。
如何緩解老板的焦慮?飛項項目經(jīng)理林先生指出，建立信任，讓老板充分相信居家辦公的效率和積極性。但林經(jīng)理也認為，這是下策，畢竟情感的信任更多是基于感性上的。想要降低老板的焦慮，只有轉(zhuǎn)變信任的方式，比如直接用任務(wù)進度導(dǎo)向來考核。如何用任務(wù)進度導(dǎo)向考核?林先生推薦飛項的月視圖、團隊日程和數(shù)據(jù)報表。
在團隊日程里面，項目管理者可以在月視圖中快速概覽月度安排，飛項提供多種篩選維度：空間、項目、標(biāo)簽、完成情況、協(xié)作人、創(chuàng)建人、責(zé)任人，以及自定義篩選器，過濾出自己想要看的內(nèi)容，多項目多任務(wù)同步推進也小菜一碟。此外，在成員安排中也可以非常直觀的看到項目組成員的工作進展和時間安排，方便管理者隨時調(diào)整。對于老板來說，這也是其中可以作為績效考核的板塊之一。
此外，數(shù)據(jù)分析也是項目管理者“監(jiān)控”居家遠程辦公的利器之一。很多時候我們無法時時通過視頻或語音聊天監(jiān)控員工是在拼命工作還是混沌摸魚，但是數(shù)據(jù)不會騙人。飛項支持在空間內(nèi)跨項目進行以“事”緯度、以及以“人”緯度分別的報表分析，主要包括：整體分析、人員分析和事項分析。項目管理者通過數(shù)據(jù)可以看到每個項目和成員的效率、任務(wù)進展程度。
其實，遠程辦公成為趨勢的情況下，很多企業(yè)和項目團隊都有自己的應(yīng)對方式。只不過在選擇任務(wù)協(xié)同工具做項目管理的時候不要背離初衷，項目管理者要做的是管好項目，讓項目順利推進執(zhí)行，而不是用工具來監(jiān)控員工的積極性。
作為項目管理者和企業(yè)老板，為了確保員工能夠及時、準(zhǔn)確、圓滿地完成工作任務(wù)，各層級管理者，要善于利用遠程辦公的機遇，通過溝通和協(xié)作不斷激勵、提升下屬的學(xué)習(xí)能力，并進行適當(dāng)?shù)臋z查、跟蹤和監(jiān)督，可以對下屬進行學(xué)習(xí)內(nèi)容的適當(dāng)考核和跟蹤，復(fù)盤，并將其作為績效考核的其中一項內(nèi)容，占據(jù)一定的考核比例，這些都是遠程辦公下切實可行的管理措施。
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