隨著近期國家調(diào)整疫情防控政策,很多公司都開始了混合和云端辦公時代:遠程視頻會議、共享文檔、移動審批……如今,“上班族”只需要一臺電腦、一部手機即可完成以往在辦公室里的工作。
疫情以來,線上辦公成為了“剛需”,改變了“上班族”的工作習慣,開啟了產(chǎn)業(yè)發(fā)展的新路徑、新賽道,也塑造著經(jīng)濟發(fā)展的新動能、新優(yōu)勢。中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心發(fā)布的《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示,截至2022年6月,中國在線辦公用戶規(guī)模達4.61億,占網(wǎng)民整體的43.8%。
如何在遠程辦公也能取得高效的工作效率?我們采訪了很多項目負責人,除了把項目每天匯報制外,他們更傾向于使用一些最新的在線項目管理工具來管理團隊和項目。下面我們看看這些先進的團隊和組織是怎樣通過工具來賦能項目的。
林經(jīng)理是廣東一家大型設(shè)計公司的部門總監(jiān),自從團隊大部分居家辦公后,他們項目推進管控也一度成為大家關(guān)心的事情。林經(jīng)理在團隊管理上非常有經(jīng)驗,也善于用飛項這種項目管理工具推進項目。首先他把部門所有項目搬上飛項,給團隊和項目創(chuàng)建了一個個空間,所有負責人的大小任務(wù)都匯聚在此。
其次,林經(jīng)理親自抓重點項目。創(chuàng)建一個項目直接把任務(wù)需求和分工通過飛項脈絡(luò)圖進行科學分工和派發(fā),不需要等對方同意,直接進入對方的事項中,少了逐個溝通的麻煩。
居家辦公后的每天早上,林經(jīng)理第一件事就是查看當天的重點緊急事項,不管早晨多忙,都要集中火力優(yōu)先解決重點緊急的事情。
查看團隊成員日程,可以更好的對每個人的分工任務(wù)進行全盤了解,分析是否遇到延誤的可能,便于給項目負責人做好日程安排和調(diào)整,以免因小失大影響了整體進展。
項目拆解到位,任務(wù)分配科學,人不走空。遠程辦公可不止居家這一個場景,還有公寓、酒店、飛機高鐵,甚至咖啡香撲鼻的星巴克等,不同的地方影響溝通的程度也不同,也比不上一起在會議室面聊來得干脆。因此在項目拆解和分配上就非常重要,群聊一個缺點就是人多七嘴八舌,等到要查閱分配的時候就一頭霧水。利用飛項的項目拆解和任務(wù)派發(fā)就非常方便和清晰。
首先將需要啟動的任務(wù)逐層拆解,細分到人;然后根據(jù)需求和個人所長進行科學分配,責任到人,誰也不能因為沒聽到聊天會議而摸魚。
另外,因為居家分散各地,很多人可能因為家庭或者別的原因?qū)е聼o法及時上線回復(fù)或者做數(shù)據(jù)統(tǒng)計。沒關(guān)系,林經(jīng)理直接通過飛項的數(shù)據(jù)報表即可分析一切。如可以通過事情和人的維度對任務(wù)進度進行分析,從而判斷每個人的完成效率和執(zhí)行情況。
飛項的多種提醒,時刻不忘“你在上班”。飛項的多種提醒形式也會讓你時刻記住項目情況:新消息提醒、執(zhí)行時間提醒、完成狀態(tài)提醒等。此外,飛項的日報功能也非常人性化,它會根據(jù)你每日事項的完成和計劃情況,推送早計劃與晚總結(jié),這樣就避免了很多居家辦公的人心不在焉的情況發(fā)生。優(yōu)秀的項目管理對這種人性化的功能愛不釋手,畢竟解放了自己需要不斷催促大家的“煩惱”。
以上是一個普通的項目總監(jiān)居家辦公的工作流程和內(nèi)容。不難發(fā)現(xiàn),很多老板和領(lǐng)導擔心居家辦公會影響效率,無法管控員工的工作飽和度。但是通過一款簡單的項目管理軟件,這些煩惱都可以輕松化解。在線協(xié)同,遠程辦公的趨勢越來越明顯,作為項目負責人,擁有一款實用好用的項目管理軟件傍身還是非常有必要的。
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