做過采購的同事都知道,采購工作是一個需要確保物資質(zhì)量和注重采購效率的工作,只有把控好采購質(zhì)量和規(guī)范好采購流程后,才能確保采購工作萬無一失,搭起公司后勤堅實的后盾。
今天來看看協(xié)同辦公軟件飛項如何協(xié)助采購部門做好物資采購。
首先是創(chuàng)建模板,前人栽樹,讓后來者一勞永逸。
采購同事選擇需要發(fā)布應用的團隊空間,找到【應用庫】,點擊【新增應用】,輸入應用的名稱、說明,即可進入應用內(nèi)容編輯,以行政部采購為例:
在應用編輯頁面,點擊編輯事項模板,可以通過列表和詳細創(chuàng)建兩種方式進行創(chuàng)建事項模板,編輯完成后保存即可,建議將涉及到的需求和信息清晰化。
如果該事項是為了流程類、審批類的工作,如新人入職、報銷審批流程,就可以在事項模板的基礎上增加流傳流程。
可根據(jù)事項情況設置對應的審批步驟,編輯每一個步驟的名稱和對應的審批人員。如行政部采購中,將直接上次(也就是審批第一關責任人)作為固定協(xié)作人,執(zhí)行中不可被移出,這樣有一個好處就是第一次接觸采購工作的同事也能快速清楚采購的每一個環(huán)節(jié)。
一套流程下來,可以看到采購工作如果使用了工作流模板,將SOP部門化,不僅可以形成清晰化標準化的采購流程,節(jié)省了部門時間,提高了效率。
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