從上游對接需求，完成設(shè)計，再交付開發(fā)進(jìn)行發(fā)版。每一次產(chǎn)品迭代更新中的每一個需求都相當(dāng)于問題，需要有對應(yīng)的答案，也就是設(shè)計文件。隨著項目不斷向前進(jìn)展，會沉積大量不同版本、不同功能需求的文件，團(tuán)隊管理者該如何管理這些日益增多的團(tuán)隊設(shè)計資產(chǎn)呢?
傳統(tǒng)文件管理方式，大多使用本地文件夾分類整理設(shè)計資產(chǎn)，這樣可以相對體系化整理設(shè)計資產(chǎn)，但卻不利于團(tuán)隊間協(xié)同。比如說，本地會積累大量文件，換臺電腦還要拷貝到新電腦中。很難與團(tuán)隊協(xié)同管理，文件傳來傳去版本很容易混亂。而通過 MasterGo 在線管理設(shè)計文件，可以幫助設(shè)計團(tuán)隊完全擺脫設(shè)備和硬盤的限制，同時，MasterGo 還具備多層級文件管理能力，滿足精細(xì)化管理團(tuán)隊設(shè)計資產(chǎn)需求。
一、MasterGo 文件分類管理能力
在 MasterGo 中，管理設(shè)計資產(chǎn)主要是通過結(jié)合團(tuán)隊項目、文件分組、頁面管理功能的方式來實現(xiàn)多層級分類管理。
首先，MasterGo 內(nèi)的設(shè)計文件和人都以「團(tuán)隊-項目」為維度來進(jìn)行管理，一個人可以創(chuàng)建或加入多個團(tuán)隊，同時，每個團(tuán)隊內(nèi)可以創(chuàng)建多個項目，而這些項目就可以成為團(tuán)隊文件管理中的一級分類文件夾。
設(shè)計師可以按組織部門創(chuàng)建團(tuán)隊，按照業(yè)務(wù)/產(chǎn)品線進(jìn)行區(qū)分項目，或者將團(tuán)隊庫變成團(tuán)隊中一個單獨(dú)的項目，以便保證團(tuán)隊庫內(nèi)的設(shè)計資產(chǎn)的維護(hù)與管理不受到其他項目文件的干擾。
這是文件管理的基礎(chǔ)，有了這一層框架后，設(shè)計師們便可以對文件進(jìn)行更精細(xì)化的管理設(shè)置。
其次，設(shè)計師在每個項目下都可創(chuàng)建多個文件，并對文件進(jìn)行分組。相比第一層級的團(tuán)隊項目分類，「文件分組」的管理方式需要更精細(xì)化，以便使用文件時能夠快速定位到需要的文件，與團(tuán)隊上下游高效協(xié)同。
例如，可以從產(chǎn)品線出發(fā)進(jìn)行精細(xì)化分類，具體分類方式有功能模塊、人員、項目進(jìn)展、適配設(shè)備等，或者從迭代版本角度出發(fā)，以版本號進(jìn)行分組管理。
當(dāng)然，除了團(tuán)隊項目和文件分組的方式，MasterGo 還支持在每個文件內(nèi)使用「頁面層級管理」功能為頁面創(chuàng)建分類，對文件中的頁面進(jìn)行第三層級的分類管理操作，以便承載復(fù)雜設(shè)計項目的設(shè)計內(nèi)容分類需求。
二、靈活運(yùn)用三級分類，文件管理最佳實踐
充分了解 MasterGo 精細(xì)化文件管理能力以及常用類別管理方式后，接下來我們再來看看一些經(jīng)過真實驗證的團(tuán)隊文件管理實踐方法。
比如，一個設(shè)計團(tuán)隊選擇按照組織架構(gòu)創(chuàng)建團(tuán)隊，每個團(tuán)隊即是一個大部門，避免不同團(tuán)隊、產(chǎn)品線文件混淆;項目主要按照產(chǎn)品線進(jìn)行劃分，文件再按照產(chǎn)品模塊進(jìn)行分組，比較大的文件會被拆成了多個小文件，每個文件會給一個序號，這樣只需要通過名稱排序去找文件即可。
或者，一個團(tuán)隊選擇以大業(yè)務(wù)線為基準(zhǔn)創(chuàng)建團(tuán)隊，并且為了方便組件庫管理，他們在團(tuán)隊中為組件庫單獨(dú)創(chuàng)建了一個項目進(jìn)行維護(hù);團(tuán)隊項目主要以不同的產(chǎn)品線進(jìn)行區(qū)分，而文件主要以產(chǎn)品線下不同的功能模塊進(jìn)行分類管理，同時對于不同產(chǎn)品階段期的項目文件還會通過封面來進(jìn)行區(qū)分。
又或者，一個團(tuán)隊主要是按部門創(chuàng)建團(tuán)隊，項目是按每個部門所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品模塊進(jìn)行分類;比較獨(dú)特的是，他們選擇以版本號的方式分類管理文件，比如 v1.0、v2.0、v2.1 等等，通過版本分類方式層級分明地整理歸類文件，可以幫助團(tuán)隊成員在快節(jié)奏迭代之下迅速定位想要的文件，上下游對接也便捷了很多。
文件管理沒有固定的公式，正如以上這三種最佳實踐方式，都是根據(jù)各自團(tuán)隊的協(xié)作特點進(jìn)行分類管理。因此建議各位團(tuán)隊管理者多多結(jié)合自身業(yè)務(wù)情況、協(xié)同需求來仔細(xì)甄別合適的管理方式。
三、文件管理的Tips
隨著產(chǎn)品的不斷迭代，每個項目下可能會沉積越來越多的不同版本的文件，這反而會給文件管理與查找造成困難。因此，當(dāng)我們選擇按照功能模塊、人員、項目進(jìn)展、適配設(shè)備等細(xì)化分組方式時，還需要考慮到版本迭代的情況。這里推薦大家在文件內(nèi)使用「標(biāo)記歷史版本」功能。所有修改都在同一個文件中記錄和保存，只需快速創(chuàng)建重要版本的標(biāo)記，即可避免新建不同版本的文件，有效減少分組內(nèi)文件數(shù)量。
由于文件存在進(jìn)度狀態(tài)的區(qū)別，除了使用文件分組進(jìn)行區(qū)分，還可以利用封面進(jìn)行標(biāo)識。比如，在設(shè)置封面時，添加設(shè)計中、已完成、開發(fā)中等等狀態(tài)顯示。當(dāng)然，也推薦設(shè)計師們在文件的首頁中創(chuàng)建項目看板，通過可視化的方式建立每周迭代的需求、需求狀態(tài)、文件鏈接等等進(jìn)行項目需求管理。
在有需要的時候，可按照更新時間、創(chuàng)建時間調(diào)整文件排序。除了通過拖動文件移動至其他分組，還可以選中文件后右鍵的方式，將單個/多個文件移動至其他分組，操作更便捷。當(dāng)分組文件太多，或者想要了解全部分組時，可以點擊分組名稱，右鍵選擇展開或收起分組。想要移動分組至其他項目或者其他團(tuán)隊的項目中，只需選中分組下的文件拖動至其他項目即可。
文件管理對于團(tuán)隊高效協(xié)同而言至關(guān)重要，希望以上分享的團(tuán)隊在 MasterGo 上常用的文件管理方式，能夠給予眾多團(tuán)隊負(fù)責(zé)人、管理者更多參考，幫助團(tuán)隊以更高效、合理的方式管理設(shè)計資產(chǎn)，推動團(tuán)隊上下游間高效協(xié)作。
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