沒有數(shù)據(jù)，辦公室將無法變得智能化！

沒有數(shù)據(jù)，辦公室將無法變得智能化！

是什么讓辦公室變得“智能”？很容易直接從《星際迷航》電影中想象出一些超未來主義的設(shè)計。

如今，設(shè)施和辦公室管理人員都喜歡將智能辦公解決方案視為一種時尚，但自20世紀(jì)90年代中期在辦公室環(huán)境中引入互聯(lián)網(wǎng)以來，辦公室實際上已經(jīng)變得越來越智能了。

那么，究竟發(fā)生了什么變化呢？首先，“智能”的最初定義是人們在工作場所的溝通方式。如今情況已大不相同，部分原因是“工作場所”的定義發(fā)生了變化。其不再是一個固定的地方。這是如何促進合作的一個抽象概念——通過了解哪些同事正在工作、在哪里工作以及如何工作。

優(yōu)化這一點，就是讓辦公室變得更智能的方法。但如果沒有良好的數(shù)據(jù)，就無法知道如何讓辦公室變得更智能。

定義“智能”

通俗點講，“智能”辦公室利用現(xiàn)代技術(shù)，通過優(yōu)化辦公環(huán)境來提高生產(chǎn)力、效率和員工體驗，同時保持辦公空間的環(huán)保和成本效益。

有沒有一種“快速解決”方法可以在一夜之間實現(xiàn)這一目標(biāo)？沒有。通常需要多種解決方案，包括通過一個或多個智能辦公解決方案實現(xiàn)基本辦公室交互的自動化，例如辦公室、辦公桌和房間登記、照明、氣候控制，以便它們根據(jù)在場人員自主運行。

例如，企業(yè)的辦公桌預(yù)訂審批流程可以通過靈活的辦公桌政策和辦公桌預(yù)訂解決方案實現(xiàn)自動化。其可以安裝占用傳感器，這樣會議室的概況就可以不斷更新使用信息，即使是臨時會議。傳感器可以連接到空調(diào)裝置上。關(guān)鍵是員工不應(yīng)該與這些功能進行身體接觸。

真的需要那么多工作崗位嗎？

除了對健康有益之外，智能解決方案還可以節(jié)省大量的運營成本。

想象一家擁有300名員工的虛構(gòu)企業(yè)。在傳統(tǒng)辦公室中，每位員工都會有一個工作崗位。但現(xiàn)在不再是生活在傳統(tǒng)時代了。部分遠程工作的員工平均每周有50%的時間在辦公室度過。這相當(dāng)于所有計算機相關(guān)設(shè)備將有一半被浪費掉。

從成本角度來看待這個問題。假設(shè)在典型的現(xiàn)代組織中，每個工作崗位的年成本大致在3,500美元左右。這相當(dāng)于每年花費105萬美元。

那么，該怎么做？撤走一半的桌子嗎？不。因為需要考慮到每個人都有不同的習(xí)慣、工作，并且居住在不同的地方——所有這些都會影響預(yù)訂模式。

考慮到這一點，就得留出25%的慷慨余量，以便預(yù)訂辦公桌時有一定的靈活性。這意味著將工作崗位數(shù)量減少到75%，從而為企業(yè)節(jié)省超過25萬美元。

這表明，通過安裝一些智能辦公解決方案，可以多么顯著地減少不必要的成本，這些解決方案可以通過數(shù)據(jù)了解空間的利用情況。智能辦公桌預(yù)訂系統(tǒng)在這里可以發(fā)揮無價的價值。

辦公室實際使用情況如何？

智能解決方案的另一個好處是，可以獲取有關(guān)辦公室具體使用情況的數(shù)據(jù)，包括自動空調(diào)控制、集成WiFi的咖啡機、占用傳感器等。

有時，這些數(shù)據(jù)的結(jié)果會令人震驚。如，一家大型會計師事務(wù)所的會議室存在問題。其員工不斷抱怨無法使用可用的會議室。

但數(shù)據(jù)顯示，事實并非如此。一半的會議室?guī)缀蹩偸强捎玫?。那到底是怎么回事？仔細觀察發(fā)現(xiàn)，繁忙的會議室可以欣賞到海港的美麗景色，而空蕩蕩的會議室俯瞰著一個不起眼的住宅區(qū)。如此，可以猜出員工選擇了哪些房間。然而，由于這些數(shù)據(jù)暴露出來，團隊決定通過進行一些小調(diào)整來解決這個問題，使非面向港口的會議室更具吸引力和視覺吸引力。

通常，出人意料的小更改會產(chǎn)生最大的影響。但，除非有數(shù)據(jù)，否則不一定知道會影響哪些更改。

如何讓辦公室變得智能化？

智能辦公室由三個組成部分組成：

建筑物中已有的許多系統(tǒng)都可以通過基于云的物業(yè)管理系統(tǒng)等升級為智能解決方案，無論是管道、登錄系統(tǒng)、空調(diào)、安全系統(tǒng)、熱量和濕度控制系統(tǒng)。

辦公室中的智能設(shè)備將與家中的智能設(shè)備非常相似。唯一的區(qū)別是更多的人需要訪問。

對于消費級設(shè)備，這會產(chǎn)生一些潛在的問題。不一定希望每個人都使用智能手機應(yīng)用控制智能鎖、WiFi咖啡機或照明。最好投資占用傳感器以使這種交互更加順暢。

大多數(shù)辦公室已經(jīng)使用房間和資源預(yù)訂系統(tǒng)，不僅可以在日歷系統(tǒng)中處理此類預(yù)訂，還可以通過將更復(fù)雜的解決方案與該日歷集成來減少員工的摩擦，從而大大受益。

同樣，在管理基于混合或活動的工作時，與嚴(yán)格關(guān)注辦公桌預(yù)訂相比，更完整的工作空間管理解決方案可以讓員工更好地了解誰在辦公室、誰在家工作以及誰不在（包括在家工作時））。

從哪開始？

那么，顛覆性變革從哪開始呢？其通常需要大量資金。安裝智能辦公系統(tǒng)帶來的潛在破壞可能會花費更多。

但危險在于，隨波逐流地使用別人正在使用的東西，而不考慮其對工作場所有什么好處。這就是為什么首先要查看辦公室使用數(shù)據(jù)，無論是定量的，例如來自記錄辦公桌和房間等的預(yù)訂/使用模式的解決方案，還是定性的，例如員工調(diào)查。

了解問題，然后尋找解決方案。從長遠來看，這種求知欲的方式會有助于省下大量資金。

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