什么是訪客管理系統(tǒng)?｜智能百科

什么是訪客管理系統(tǒng)?｜智能百科

訪客管理系統(tǒng)有助于增強訪客體驗、提高安全性、保持合規(guī)性，并了解更多有關(guān)現(xiàn)場人員的信息。

訪客管理是幫助組織控制其場所內(nèi)人員的任何流程。它對于所有規(guī)模和類型的建筑都很重要，因為它有助于規(guī)范安全和安保，可以控制誰有權(quán)進入。

什么是訪客管理系統(tǒng)?

訪客管理系統(tǒng)是一套用于監(jiān)控建筑物使用情況、記錄設施使用情況和傳達訪客行蹤的流程。

數(shù)字化或智能訪客管理系統(tǒng)(VMS)可以簡化和自動化訪客管理流程。它使用基于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)來跟蹤、監(jiān)控和記錄訪客信息，使登錄流程更加高效，并有助于更好地保護訪客數(shù)據(jù)和隱私。

訪客可以是客人、員工、承包商、送貨司機或客戶。

通過智能訪客管理系統(tǒng)，可以準確地知道誰進入了設施，從而識別，并設置訪問層次結(jié)構(gòu)。

還可以收集重要的訪客數(shù)據(jù)，同時遵守數(shù)據(jù)保護法。

重要的是，智能訪客管理系統(tǒng)還能給人留下積極的第一印象，并通過自動化各種任務減輕接待人員的負擔。

此外，智能訪客管理將整個樓宇出入流程轉(zhuǎn)變?yōu)榉墙佑|式出入流程。從健康和衛(wèi)生角度來看，這是一個極好的消息，同時也為訪客的生活帶來了極大的便利，無需手忙腳亂地尋找門禁卡或記住門禁密碼。

智能訪客管理系統(tǒng)有哪些好處？

與傳統(tǒng)的手動訪客管理相比，智能或數(shù)字訪客管理具有一系列優(yōu)勢，如：

在接待處手動接待訪客非常耗時，而且會造成資源壓力。簽到、發(fā)放安全通行證、引導客人到需要去的地方、處理停車問題……所有這些都需要時間，并給接待人員帶來壓力，否則他們本可以專注于更有成效的任務。

人工訪客管理很容易出現(xiàn)錯誤，有時會增加安全風險，例如，訪客本應只能進入建筑物的某些部分，卻被允許進入所有區(qū)域。

智能訪客管理跟蹤軟件允許訪問實時數(shù)據(jù)，顯示場所內(nèi)每位客人的已驗證身份。這有助于確保每個人的安全，并在發(fā)生緊急情況時提供可操作的信息。

人工訪客管理也會帶來合規(guī)風險。從訪客處收集的任何數(shù)據(jù)都必須按照現(xiàn)行數(shù)據(jù)保護法規(guī)進行處理、存儲和刪除。依賴人工流程記錄和登記訪客的組織面臨數(shù)據(jù)管理不正確的風險，也存在很大的人為錯誤可能性。

另一方面，數(shù)字訪客管理系統(tǒng)確保整個流程一致，并涵蓋數(shù)據(jù)保護法規(guī)的每個基礎。

無論訪客類型如何，使之享受流暢的體驗非常重要。無論是普通員工、面試候選人、客戶或潛在客戶、承包商還是供應商，留下正確的印象都會帶來寶貴的收益。

人工訪客管理永遠不會在每一天、每個接待臺或辦公室之間保持一致。這將危及到聲譽。但使用數(shù)字訪客管理系統(tǒng)，可以確保一致性，并向訪客展示有花時間投資于其滿意度。

智能訪客管理系統(tǒng)如何運作？

對于業(yè)主而言，智能訪客管理系統(tǒng)使用起來再簡單不過了。通過用戶友好的訪客管理系統(tǒng)應用，業(yè)主只需點擊幾下就可以設置整個流程，這樣客人的來訪的每個細節(jié)都得到了妥善處理。

訪客通行證直接發(fā)放到訪客的智能手機上。這些通行證提供地圖鏈接，引導訪客前往大樓，并提供前往任何已分配停車位的具體路線。車牌識別技術(shù)確保只有獲得許可的人才能進入停車場。

通行證還要求訪客在抵達之前閱讀并簽署隱私政策協(xié)議，勾選最重要的數(shù)據(jù)保護合規(guī)框。

數(shù)字訪客通行證允許非接觸式進入大樓，訪客可以直接到接待處進行自我登記，也可以根據(jù)預先提供的安全憑證自動登錄。

為了符合安全和健康要求，可以將訪客訪問限制在建筑物的某些區(qū)域。

一旦訪客到達現(xiàn)場，業(yè)主就會自動收到訪客到達的通知。數(shù)字導航信息會將訪客引導至正確的位置。

電梯管理系統(tǒng)也是智能訪客管理系統(tǒng)的一個集成元素，允許電梯自動移動，將訪客帶到正確的樓層。

智能訪客管理系統(tǒng)非常先進，可以通知設施管理人員目的地會議空間是否需要在預約之前補充茶點或進行清潔。

此類高水平集成意味著在訪客到達之前，最細微的細節(jié)都已處理好。其結(jié)果自然是訪客獲得流暢、無憂的體驗，而業(yè)主則獲得節(jié)省時間和提升聲譽的體驗。

一些智能訪客管理系統(tǒng)還提供在接待處設置自助注冊的機會，允許訪客在抵達時通過平板電腦登錄，從數(shù)據(jù)保護合規(guī)到通過二維碼發(fā)放通行證等所有事宜均無需人工干預。

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