8Manage PMO，多項目管理“并駕齊驅(qū)”

【導讀】在企業(yè)日常管理中，管理者常常面對多個業(yè)務項目的同時開展與推進，如何對多個項目進行有效排序?如何進行項目進度和推進的跟蹤維護?如何面對控制多個項目過程的突發(fā)情況和風險?這些問題都是企業(yè)管理項目實實在在需要面對的問題。

PMO，全名為Project Management Office(項目管理辦公室)。在企業(yè)組織中，它承擔著項目標準化流程和提升工作效率的重要作用。

根據(jù)PMI’s 2017 Pulse of the Profession調(diào)查數(shù)據(jù)(涵蓋美國、亞太、歐洲五大洲，4000多名從事項目管理人員及公司高管/董事)顯示，那些將企業(yè)PMO與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合的公司，實現(xiàn)最初目標和商業(yè)意圖的項目比沒有執(zhí)行的公司多38%，而失敗項目也減少33%。

項目管理辦公室，不僅有利于項目管理團隊向管理層和利益相關(guān)者報告多個項目進度、風險與資源分配情況，把控整體業(yè)務項目方向，還能高效解決項目和項目組合之間的延期、資源沖突、溝通、團隊管理等問題，確保實現(xiàn)所有項目最終支持企業(yè)運營的實際目標!

想想，如果現(xiàn)在的您作為一個建筑企業(yè)的項目管理者，手上擁有5個建筑工程項目，您會如何開展?是按時間順序一個一個開展，還是并行開展?面對第一個項目初期進行采購招標的同時，第二個項目需要施工資質(zhì)認定，第三個團隊需要考察工程場地等情況，您會如何處理呢?針對五個工程項目，您無法關(guān)注每個細節(jié)，那您會著重關(guān)注哪幾個重要因素?

許多企業(yè)管理者認為PMO是個很復雜的管理工具，其實不然，PMO是企業(yè)梳理復雜項目及項目之間的一種管理模式。我們可以看到在現(xiàn)實需求中許多客戶對PMO反饋，一般集中在：

1、 公司業(yè)務項目繁多、工作種類和任務多樣，工作流程粗糙，無法及時把控!

2、 缺乏對項目的精細化管理，特別是進度、成本、資源管理，無法掌控，容易忽略。

3、 不可控因素劇增，較難把控到項目重點要素和總體概覽等。

針對企業(yè)客戶關(guān)注的重點，我們一起走進8Manage PMO(項目管理辦公室)，看如何協(xié)調(diào)和同時推進多項目!

1、無規(guī)則不成方圓，無主次不成項目

首先，這5個建筑項目推進中，設定執(zhí)行規(guī)則與策略是十分重要的。在8Manage PMO中，您可自由選擇匹配項目的規(guī)則和策略，如：針對工程的鋼材采購，更注重采購控制、費用分類控制方面，就可以選擇相關(guān)規(guī)則和功能來管理項目!

其次，項目的優(yōu)先次序評估。在5個建筑工程項目中，8Manage管理系統(tǒng)會為每個項目進行在收益等維度的優(yōu)先次序排列，詳細到子項目、工作流程。如果您是第一次評估，可從效益、可用資源、風險及計劃 ROI 與實際 ROI 對比分析等，從中選擇是否繼續(xù)或終止項目!

最后，項目的結(jié)構(gòu)化協(xié)作。團隊成員之間的溝通協(xié)作能力是項目或項目群管理的關(guān)鍵。企業(yè)可通過8Manage管理系統(tǒng)進行團隊組織架構(gòu)管理、部門間及外界協(xié)作、跨組織的溝通與上報、客戶及供應商協(xié)作管理。

2、多項目的全過程管理，實現(xiàn)精細化操作

在項目組合之間進行主次和規(guī)則管理之外，還需針對每個項目進行精細化管理，如：時間、范圍與需求、質(zhì)量、成本、資源、風險、采購、問題、變更、溝通等。

在多項目時間管理上，點進一個工程項目即可明了項目實際的完成情況，是否逾期?項目團隊也可及時追蹤每個工程項目活動與交付成果進度及預警信息!

在多項目成本管理上，企業(yè)可在系統(tǒng)中能聯(lián)動項目中的銷售訂單與合同、項目工時成本、各項項目費用、采購訂單、開票與回款等，實時追跟蹤和匯總實際的工程項目收入和成本，并聯(lián)動查閱相關(guān)合同數(shù)據(jù)。

同時，項目團隊在推進項目時，可在系統(tǒng)進行統(tǒng)一的資源管理，鋼材是否短缺?需要及時補貨?水泥石材是否充足?施工團隊及人力資源分配是否合理?這在表格一目了然!

3、關(guān)鍵成功因素(CSF)管理，實時監(jiān)控與跟蹤

8Manage設計師擁有豐富的項目群和項目管理經(jīng)驗，非常了解項目中無形因素對于項目成敗的影響，因此內(nèi)嵌功能以幫助企業(yè)管理項目過程中的關(guān)鍵成功因素(CSF)。

在整個工程項目推進中，每個項目都有關(guān)鍵流程，我們可前期標識并重點把控，實時跟蹤建筑項目狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤解決問題!

8Manage 系統(tǒng)中的多項目業(yè)務地圖，可顯示建筑工程在每個子項目或者進度的情況，如：施工、采購建筑物資等情況，讓不同職位的員工能明了自身業(yè)務情況。同時，結(jié)合 8Manage 其他擴展功能模塊，PMO 業(yè)務地圖可幫助企業(yè)管理者有效地監(jiān)管多個業(yè)務和項目組合情況，并更精細地管理特定的具體的業(yè)務。

此外，企業(yè)除了配備專業(yè)強大的項目管理系統(tǒng)，在項目管理辦公室的協(xié)調(diào)下，統(tǒng)一指揮并推進各個項目工程，還需要自身擁有強大的執(zhí)行機制和優(yōu)秀的管理團隊，三者缺一不可。

通過優(yōu)秀的團隊，在企業(yè)的管理和機制下，借助8Manage的項目管理平臺，實現(xiàn)項目管理辦公室的高效運轉(zhuǎn)，呈現(xiàn)良好的運作秩序、清晰和實時的運營信息，讓更多的企業(yè)在優(yōu)秀的管理理念和技術(shù)支持下，實現(xiàn)更廣闊更長遠的業(yè)務發(fā)展!

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