化繁為簡，從選擇晨科文件檔案管理系統(tǒng)開始

身為管理層的你突然想查閱一下一份文件，于是你把話傳了下去“小高，去把XX年XX企業(yè)的XXX份文件給我找一下”。負責檔案管理的小高聽到指令后，一下就慌了，馬上開始翻箱倒柜地翻文件。耗時大半天之后，小高終于把文件找到并交了上去。你在想，“不就找份文件嗎?居然要這么久?”而小高在想，“怎么突然找那么久之前的文件。看來要著手把柜子里的所有文件電子歸檔了。”

這種事情是不是很熟悉，好像什么時候曾發(fā)生過在自己身上。其實檔案管理是各企事業(yè)單位及普通工作人員長時間以來面臨的難題。

對于普通檔案管理工作人員來說，他們也想工作效率能高一些，但實踐起來處處都難：

- 很多未歸檔的文件還需要反復(fù)使用，所以難以被提交到自己手上，既影響檔案歸檔進度，也影響其他人員的使用

- 借閱手續(xù)復(fù)雜，導(dǎo)致檔案利用率低，管理者也不愿投入資源到檔案管理工作中

- 檔案查找困難，自己每次都需花費大量的時間進行查找

- 檔案借出后的狀態(tài)也無法準確及時掌握，存在安全風險問題也無計可施

而對于企事業(yè)單位而言，其他工作也常常被檔案管理拖了后腿：

- 檔案管理舊人員一旦離職，某些存放在其個人電腦中的檔案信息便產(chǎn)生丟失或摧毀的情況

- 年代久遠或保管不善會導(dǎo)致歷史檔案損壞或丟失。水火無情、各種天災(zāi)也會導(dǎo)致檔案大量損失

- 檔案統(tǒng)計不及時、檔案資料或統(tǒng)計記錄缺失、統(tǒng)計不精準等人禍導(dǎo)致檔案情況無從知曉，影響領(lǐng)導(dǎo)決策。

- 合同檔案、財務(wù)檔案等重要檔案一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大經(jīng)濟損失，相應(yīng)檔案管理人員也將因此被追責，輕則丟失工作，重則面臨牢獄之災(zāi)。

那么這個難題要如何解決，真的要像文章開頭的小高所想那樣把所有文件都電子歸檔嗎?但是，那得干多久啊，電子歸檔之后就能迅速找到想要的文件了嗎?

這個時候的你是不是很想自己擁有文件檔案管理的魔法?選擇一個適合自己的檔案管理系統(tǒng)吧，它會是把文件檔案管理工作化繁為簡的神器魔法哦。

有杭州晨科軟件技術(shù)有限公司自主研發(fā)的晨科文件檔案管理系統(tǒng)有文件管理、檔案管理、權(quán)限管理、審批管理、文件檔案搜索、系統(tǒng)管理、庫房管理等多達七塊應(yīng)用模塊。多種的強大功能總有一部分適合您的實際情況，讓工作減少麻煩、增添便利。改變，就從你作出選擇那一刻悄然開始。

設(shè)想一下應(yīng)用軟件時而帶來巨大便利的場景：

普通檔案管理員小高，輕輕點擊鼠標根據(jù)工作進度自定義搭建了檔案條目，通過Excel的批量導(dǎo)入檔案條目及檔案數(shù)據(jù)，每條目錄的名稱與描述馬上顯示了出來。再簡單隨手進行批量刪除、移動和復(fù)制操作，之前建立的目錄更有條有序了。

接下來，小高單擊“附件”按鈕，批量選擇需要上傳的文件。對于突然找不到的文件，通過“掃描上傳”功能找到文件并上傳成功。等待上傳結(jié)束后，他對附件進行了預(yù)覽，仔細檢查一遍后再確認完成。

而對需要歸檔管理的數(shù)據(jù)文件，他通過“歸檔”功能選擇歸案位置與檔案盒，輕松成功歸檔。

為了以后不再出現(xiàn)突然需要查閱文件，自己卻一時之間找不出來的尷尬情況，小高對文件檔案設(shè)置了標簽，包括其存放位置、文件檔案類型、文件檔案密級、保存等信息，方便搜索與分類。

原本不知要干到何年何月的電子歸檔工作，小高就這樣在文件檔案管理系統(tǒng)的幫助下輕松完成了。

從業(yè)者們多年來煩惱著的問題用一個軟件就能解決，有著同樣問題的您看完是不是也覺得原來檔案管理工作可以這么輕松完成。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，安裝簡單，操作便捷，旨在讓廣大檔案從業(yè)者在工作中化繁鎖為簡便，化低效為高效，是真正為檔案工作者提供便捷的一款軟件。

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