化繁為簡(jiǎn)，從選擇晨科文件檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始

身為管理層的你突然想查閱一下一份文件，于是你把話(huà)傳了下去“小高，去把XX年XX企業(yè)的XXX份文件給我找一下”。負(fù)責(zé)檔案管理的小高聽(tīng)到指令后，一下就慌了，馬上開(kāi)始翻箱倒柜地翻文件。耗時(shí)大半天之后，小高終于把文件找到并交了上去。你在想，“不就找份文件嗎?居然要這么久?”而小高在想，“怎么突然找那么久之前的文件?？磥?lái)要著手把柜子里的所有文件電子歸檔了。”

這種事情是不是很熟悉，好像什么時(shí)候曾發(fā)生過(guò)在自己身上。其實(shí)檔案管理是各企事業(yè)單位及普通工作人員長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)面臨的難題。

對(duì)于普通檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，他們也想工作效率能高一些，但實(shí)踐起來(lái)處處都難：

- 很多未歸檔的文件還需要反復(fù)使用，所以難以被提交到自己手上，既影響檔案歸檔進(jìn)度，也影響其他人員的使用

- 借閱手續(xù)復(fù)雜，導(dǎo)致檔案利用率低，管理者也不愿投入資源到檔案管理工作中

- 檔案查找困難，自己每次都需花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找

- 檔案借出后的狀態(tài)也無(wú)法準(zhǔn)確及時(shí)掌握，存在安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也無(wú)計(jì)可施

而對(duì)于企事業(yè)單位而言，其他工作也常常被檔案管理拖了后腿：

- 檔案管理舊人員一旦離職，某些存放在其個(gè)人電腦中的檔案信息便產(chǎn)生丟失或摧毀的情況

- 年代久遠(yuǎn)或保管不善會(huì)導(dǎo)致歷史檔案損壞或丟失。水火無(wú)情、各種天災(zāi)也會(huì)導(dǎo)致檔案大量損失

- 檔案統(tǒng)計(jì)不及時(shí)、檔案資料或統(tǒng)計(jì)記錄缺失、統(tǒng)計(jì)不精準(zhǔn)等人禍導(dǎo)致檔案情況無(wú)從知曉，影響領(lǐng)導(dǎo)決策。

- 合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等重要檔案一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來(lái)重大經(jīng)濟(jì)損失，相應(yīng)檔案管理人員也將因此被追責(zé)，輕則丟失工作，重則面臨牢獄之災(zāi)。

那么這個(gè)難題要如何解決，真的要像文章開(kāi)頭的小高所想那樣把所有文件都電子歸檔嗎?但是，那得干多久啊，電子歸檔之后就能迅速找到想要的文件了嗎?

這個(gè)時(shí)候的你是不是很想自己擁有文件檔案管理的魔法?選擇一個(gè)適合自己的檔案管理系統(tǒng)吧，它會(huì)是把文件檔案管理工作化繁為簡(jiǎn)的神器魔法哦。

有杭州晨科軟件技術(shù)有限公司自主研發(fā)的晨科文件檔案管理系統(tǒng)有文件管理、檔案管理、權(quán)限管理、審批管理、文件檔案搜索、系統(tǒng)管理、庫(kù)房管理等多達(dá)七塊應(yīng)用模塊。多種的強(qiáng)大功能總有一部分適合您的實(shí)際情況，讓工作減少麻煩、增添便利。改變，就從你作出選擇那一刻悄然開(kāi)始。

設(shè)想一下應(yīng)用軟件時(shí)而帶來(lái)巨大便利的場(chǎng)景：

普通檔案管理員小高，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)根據(jù)工作進(jìn)度自定義搭建了檔案條目，通過(guò)Excel的批量導(dǎo)入檔案條目及檔案數(shù)據(jù)，每條目錄的名稱(chēng)與描述馬上顯示了出來(lái)。再簡(jiǎn)單隨手進(jìn)行批量刪除、移動(dòng)和復(fù)制操作，之前建立的目錄更有條有序了。

接下來(lái)，小高單擊“附件”按鈕，批量選擇需要上傳的文件。對(duì)于突然找不到的文件，通過(guò)“掃描上傳”功能找到文件并上傳成功。等待上傳結(jié)束后，他對(duì)附件進(jìn)行了預(yù)覽，仔細(xì)檢查一遍后再確認(rèn)完成。

而對(duì)需要?dú)w檔管理的數(shù)據(jù)文件，他通過(guò)“歸檔”功能選擇歸案位置與檔案盒，輕松成功歸檔。

為了以后不再出現(xiàn)突然需要查閱文件，自己卻一時(shí)之間找不出來(lái)的尷尬情況，小高對(duì)文件檔案設(shè)置了標(biāo)簽，包括其存放位置、文件檔案類(lèi)型、文件檔案密級(jí)、保存等信息，方便搜索與分類(lèi)。

原本不知要干到何年何月的電子歸檔工作，小高就這樣在文件檔案管理系統(tǒng)的幫助下輕松完成了。

從業(yè)者們多年來(lái)煩惱著的問(wèn)題用一個(gè)軟件就能解決，有著同樣問(wèn)題的您看完是不是也覺(jué)得原來(lái)檔案管理工作可以這么輕松完成。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，安裝簡(jiǎn)單，操作便捷，旨在讓廣大檔案從業(yè)者在工作中化繁鎖為簡(jiǎn)便，化低效為高效，是真正為檔案工作者提供便捷的一款軟件。

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