8Manage：如何變革性地加強(qiáng)企業(yè)的采購管理能力？

傳統(tǒng)采購是企業(yè)一種常規(guī)的業(yè)務(wù)活動(dòng)過程，企業(yè)根據(jù)自身需要，編制采購物資計(jì)劃，經(jīng)上級審批通過，將物資采購回來入庫，按需供應(yīng)。傳統(tǒng)采購模式下，企業(yè)采購流程往往十分復(fù)雜，采購相關(guān)的環(huán)節(jié)全部手工操作，采購效率低下，造成企業(yè)時(shí)間和人力成本的極大浪費(fèi)。在傳統(tǒng)采購過程中，企業(yè)普遍存在以下問題：

1.采購工作缺少監(jiān)督制衡機(jī)制。物資采購負(fù)責(zé)人掌握著大量的資金使用權(quán)，但目前很多企業(yè)的物資采購?fù)莆赵谝粋€(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里，由一人制定采購計(jì)劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機(jī)制。長此下去，在采購工作中還會(huì)出現(xiàn)不正之風(fēng)，影響企業(yè)正常的物資采購工作。

2.對供應(yīng)商的管理相對薄弱。目前很多企業(yè)的采購工作都需要與供應(yīng)商維持良好的合作關(guān)系，但往往被誤解為長期依賴固定供應(yīng)商，對企業(yè)而言，這種情況是很危險(xiǎn)的。在采購行為中，長此以往，就會(huì)缺乏供應(yīng)商之間的競爭，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商，損害企業(yè)的利益。

3.缺乏有效的信息溝通。采購部門作為一個(gè)獨(dú)立的職能部門來開展日常采購工作，與企業(yè)其他部門直接接觸少，比如銷售部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等。采購人員一般在供應(yīng)商與物料計(jì)劃員中發(fā)揮傳遞信息的作用，一旦中間某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息理解失誤或者沒有及時(shí)傳遞信息，將大大影響采購效率以及增加不必要成本。

隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)采購慢慢演變成現(xiàn)代采購。現(xiàn)代采購運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的采購技術(shù)和方法，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息收集、供應(yīng)商選擇、采購、物流、庫存等全過程信息化及網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地滿足企業(yè)需要，有效降低采購物流成本，提高采購效率。相比于傳統(tǒng)采購，現(xiàn)代采購過程更公開化、科學(xué)化，把“為庫存而采購”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;為訂單而采購”，節(jié)省采購成本。

在現(xiàn)代采購過程中，信息化是重要的影響因素，通過信息化采購管理平臺(tái)可大大增強(qiáng)企業(yè)的采購管理能力。

1.電子化采購，采購流程實(shí)時(shí)監(jiān)控

對于采購過程中“權(quán)力濫用”、“暗箱操作”和“腐敗”等行為，電子化采購模式可有效杜絕此類不良現(xiàn)象發(fā)生。通過準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的信息化平臺(tái)，以完全取代手工操作的管理模式，規(guī)范采購流程，對采購活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)、透明化的管理。

從采購申請與審批流程、采購定價(jià)(詢比價(jià)，競價(jià)，協(xié)議價(jià))、產(chǎn)品基準(zhǔn)價(jià)、合同、一站式采購訂單、發(fā)貨/收貨/驗(yàn)收入庫到發(fā)票與付款，對采購每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理，對企業(yè)采購執(zhí)行過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，能夠把采購中人為干預(yù)的程度降低。

2.基于供應(yīng)商考核機(jī)制，維護(hù)良好的合作伙伴關(guān)系

對企業(yè)而言，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的伙伴關(guān)系有利于發(fā)揮供貨體系的最大效能。全面的供應(yīng)商管理功能，應(yīng)包括戰(zhàn)略尋源與供應(yīng)商招募及供應(yīng)商細(xì)分管理。提供基于供應(yīng)商實(shí)時(shí)交易數(shù)據(jù)的績效考核管理，從價(jià)格、交付、質(zhì)量等多個(gè)維度對供應(yīng)商進(jìn)行綜合考評，并基于考評結(jié)果進(jìn)行等級管理，形成優(yōu)勝劣汰的良好機(jī)制。

管理好成千上萬供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商建立和維持長久緊密的伙伴關(guān)系，讓企業(yè)始終保持具有高度競爭力和成本領(lǐng)先優(yōu)勢的供應(yīng)商隊(duì)伍，保證企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的穩(wěn)定和高效運(yùn)作。

3.實(shí)時(shí)連通各部門信息與數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)采購管理模式下，采購是作為單獨(dú)的部門活動(dòng)開展，采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相對獨(dú)立，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)連通性十分有限。如果能夠把采購有關(guān)的所有數(shù)據(jù)都反映在系統(tǒng)，包括供應(yīng)商、客戶、項(xiàng)目、采購、人事、財(cái)務(wù)及OA等數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)連通，自動(dòng)打通各部門之間的信息共享與流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳遞，將大大提高采購效率和采購質(zhì)量。

據(jù)了解，市場上已經(jīng)擁有成熟而專業(yè)的現(xiàn)代采購管理軟件，如8Manage SPM,它不僅能夠進(jìn)行一站式電子化采購，包括采購計(jì)劃及申請、供應(yīng)商管理、詢比價(jià)、招投標(biāo)、訂單、采購報(bào)表分析以及供應(yīng)商在線自助等。對供應(yīng)商設(shè)置了一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目荚u機(jī)制，更有效、更靈活處理供應(yīng)商評選和淘汰，應(yīng)對集中式和分散式采購管理。更能夠真正做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，在B/S架構(gòu)下，用戶可以隨時(shí)隨地獲知采購進(jìn)度，實(shí)時(shí)監(jiān)控采購過程，無縫對接企業(yè)原有系統(tǒng)，使各個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)精準(zhǔn)傳遞。同時(shí)允許供應(yīng)商與招標(biāo)方在線溝通答疑，很好地解決了因信息傳遞不及時(shí)而產(chǎn)生的各種采購問題。

目前8Manage SPM已經(jīng)為房地產(chǎn)、建筑、設(shè)計(jì)、工程、生產(chǎn)、科技、零售等不同行業(yè)客戶提供專業(yè)的實(shí)施方案，成功解決采購管理相關(guān)問題，幫助企業(yè)顛覆傳統(tǒng)采購模式，實(shí)現(xiàn)信息化現(xiàn)代采購的變革性轉(zhuǎn)變。

當(dāng)今時(shí)代，只有通過信息化手段，將繁瑣的采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理中解放出來，提高采購效率，真正加強(qiáng)企業(yè)采購管理的能力，才能不斷迎戰(zhàn)復(fù)雜多變的市場競爭。

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