億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

據(jù)調(diào)查，絕大多數(shù)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)都具有以下共性：周期長(zhǎng)、節(jié)點(diǎn)多、產(chǎn)生文件繁雜、需要多個(gè)部門(mén)或團(tuán)隊(duì)通力合作等。

隨著信息化的加速發(fā)展，企業(yè)日常辦公、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、資料管理等越來(lái)越依賴(lài)于信息系統(tǒng)，對(duì)于資料數(shù)據(jù)的可靠性和業(yè)務(wù)連續(xù)性要求也越來(lái)越高。傳統(tǒng)的文檔管理局限于存檔，早已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的過(guò)程控制、成果積累及服務(wù)體系化的要求。

億方云作為一款團(tuán)隊(duì)高效協(xié)同辦公的工具，為企業(yè)的文件管理和異地辦公等需求痛點(diǎn)提供安全、便利、高效的解決方案。

企業(yè)痛點(diǎn)之一：文件涉及企業(yè)機(jī)密，流失泄漏風(fēng)險(xiǎn)巨大

企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生大量文件，其中包含重要客戶(hù)信息以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，這些文件都是企業(yè)寶貴的數(shù)字資產(chǎn)，部分文件內(nèi)容為企業(yè)核心機(jī)密，數(shù)量大而且分散在員工的個(gè)人電腦、U盤(pán)等處。像律師等行業(yè)更具有特殊性，同一個(gè)文件可能要經(jīng)過(guò)很多人之手，同一個(gè)部門(mén)的不同員工對(duì)同一文件可能也會(huì)有不同操作權(quán)限?？傊?，文件缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理，存在損壞、流失和泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

解決方案：文件權(quán)限統(tǒng)一管理，工作文件安全流轉(zhuǎn)

億方云提供海量文件存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料匯總存儲(chǔ)和管理，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和備份。

支持通過(guò)文件/文件夾的基礎(chǔ)搜索功能，還可以自定規(guī)則來(lái)高級(jí)搜索，方便日后查找資料、分析和利用數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的知識(shí)和數(shù)據(jù)不斷進(jìn)行沉淀和積累。

員工可以先在億方云上建立協(xié)作文件夾，邀請(qǐng)相關(guān)同事進(jìn)入?yún)f(xié)作。億方云不僅支持對(duì)不同的文件/文件夾設(shè)置不同權(quán)限，而且權(quán)限可具體到任意成員?？梢栽O(shè)置七級(jí)權(quán)限管控，分別為“上傳者”、“預(yù)覽者”、“上傳/預(yù)覽者”、“查看者”、“查看/上傳者”、“編輯者”、“共同所有者”?？筛鶕?jù)用戶(hù)職責(zé)范圍，快速配置權(quán)限，可追溯的操作日志監(jiān)督，滿(mǎn)足企業(yè)多樣化權(quán)限管控。

如果是需要對(duì)外分享的文件，分享者還可針對(duì)文件本身進(jìn)行密碼、分享期限、訪(fǎng)問(wèn)及下載權(quán)限等設(shè)置，所有文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程安全、可控。

同時(shí)，億方云采用傳輸存儲(chǔ)全鏈路加密，文件上傳下載使用HTTPS傳輸協(xié)議，傳輸過(guò)程中對(duì)文件本身進(jìn)行了二次AES CTR 256算法流式分塊加密，為用戶(hù)數(shù)據(jù)做了多達(dá)四份加密保存，且數(shù)據(jù)分布在不同的存儲(chǔ)平臺(tái)，杜絕因平臺(tái)原因造成的用戶(hù)數(shù)據(jù)丟失。

企業(yè)痛點(diǎn)二：文件多平臺(tái)存放傳輸，版本重復(fù)混亂

在傳統(tǒng)辦公情景中，員工大多通過(guò)微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對(duì)方文件的修改進(jìn)度，反復(fù)多次的來(lái)回傳輸，辦公效率大大降低，信息同步不及時(shí)，版本容易混亂。

解決方案：文件分享標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)時(shí)無(wú)感知同步

企業(yè)使用億方云，可以對(duì)“文件獲取與分享”進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的改造。

在文件獲取方面，員工可以在億方云上發(fā)起文件收集邀請(qǐng)，被邀請(qǐng)人接收到信息后，可以自行將文件上傳到指定的文件夾中，無(wú)需傳統(tǒng)的郵件或微信收發(fā)，大大減少文件收集時(shí)間。

億方云還可以實(shí)現(xiàn)本地文件實(shí)時(shí)與云端文件同步，意味著員工不再需要把文件從本地復(fù)制，再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸?shù)倪^(guò)程，使媒介「網(wǎng)盤(pán)」的概念淡化，只有本地和云端的差別。

在文件分享方面，同為億方云用戶(hù)的同事們，在平臺(tái)上可直接互相分享文件。而分享給外部的案件參與人員時(shí)，可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。

而不管是以上哪一種分享方式，對(duì)被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會(huì)實(shí)時(shí)無(wú)感知同步，被分享的參與人員看到的均會(huì)是最新版本。

隨著文件的不斷修改和更新，億方云會(huì)自動(dòng)保存文件的歷史版本和歷史修改記錄，可隨時(shí)追溯查看，免費(fèi)版支持10個(gè)歷史版本保留，最多支持 100 個(gè)歷史版本保留。歷史版本可實(shí)現(xiàn)設(shè)為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

如此一來(lái)，在多人合作的場(chǎng)景之下，文件“來(lái)回傳輸”的時(shí)間就可被大大縮減。

企業(yè)痛點(diǎn)三：多地辦公聯(lián)動(dòng)周期長(zhǎng)，工作效率低

工作中經(jīng)常遇到與多方合作的情況，項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，在各個(gè)階段有不同的部門(mén)參與，這個(gè)過(guò)程存在大量的文件的協(xié)作。文件下載查看不方便，意見(jiàn)回復(fù)往往不及時(shí)。

解決方案：企業(yè)文件隨身而行，移動(dòng)端全功能支持

億方云移動(dòng)端實(shí)時(shí)消息提醒，第一時(shí)間獲得新消息提醒，即時(shí)加入?yún)f(xié)作，重要工作不再錯(cuò)過(guò)，支持語(yǔ)音評(píng)論功能，出差途中更便捷，企業(yè)通訊錄方便聯(lián)絡(luò)同事。

微信、QQ輕松分享文件，無(wú)需下載就可直接訪(fǎng)問(wèn)，告別消耗流量的手機(jī)文件傳送，第三方應(yīng)用中的文件可以直接保存至億方云。

億方云支持在線(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)和編輯文件，web端Word、Excel、PowerPoint等常用格式文檔無(wú)需下載，在線(xiàn)編輯和保存，各終端支持100+種格式完美預(yù)覽，PSD、CAD等專(zhuān)業(yè)格式無(wú)需轉(zhuǎn)換，隨時(shí)隨地獲取工作資料。

企業(yè)痛點(diǎn)四：出差時(shí)文件確認(rèn)步驟繁瑣

一份重要的紙質(zhì)文件需要和總部做確認(rèn)，此時(shí)員工又身處在外，看似簡(jiǎn)單的“文件確認(rèn)”工作往往需要經(jīng)過(guò)滿(mǎn)大街找打印店、掃描紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)成電子文件、U盤(pán)拷貝文件、發(fā)送總部、總部審閱、蓋章后回傳等眾多繁瑣步驟才能完成最終確認(rèn)。

解決方案：移動(dòng)端文檔掃描與打印

通過(guò)億方云的文檔掃描功能，員工哪怕是出差在外，也可使用移動(dòng)端掃描識(shí)別文檔、合同等資料, 將各類(lèi)紙質(zhì)文檔快速轉(zhuǎn)換為PDF文檔。同時(shí)，掃描后的文檔將被自動(dòng)進(jìn)行文檔邊角識(shí)別和視覺(jué)上的優(yōu)化處理，用戶(hù)也可根據(jù)需要手動(dòng)調(diào)整文檔，進(jìn)行邊角優(yōu)化、還原處理、旋轉(zhuǎn)、刪除等操作。優(yōu)化完成后，員工即可將PDF文檔實(shí)時(shí)上傳到億方云，并@總部相關(guān)人員及時(shí)確認(rèn)。

同時(shí)，為給出差在外的員工提供更多便利，億方云移動(dòng)端預(yù)覽頁(yè)面還設(shè)有“打印”入口。在手機(jī)和打印機(jī)處于同一局域網(wǎng)的前提下，凡是支持預(yù)覽、未開(kāi)啟本地加密且用戶(hù)擁有下載權(quán)限的文件，用戶(hù)均可通過(guò)手機(jī)直接進(jìn)行打印操作。紙質(zhì)合同便可通過(guò)手機(jī)端直接進(jìn)行打印，省去了合同來(lái)回傳真的繁瑣操作，客戶(hù)間合同溝通及合作進(jìn)程絲毫不受影響。

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隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)對(duì)于縮短項(xiàng)目周期、管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化、控制成本與質(zhì)量等要求越來(lái)越高。管理好海量的文檔資料，解決文件存儲(chǔ)分散、文件丟失、信息檢索困難、信息共享滯后等難題，對(duì)于企業(yè)提升管理效率具有重要作用，而數(shù)據(jù)的沉淀和積累也將在未來(lái)幫助企業(yè)應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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