8Manage：公司系統(tǒng)太多，項(xiàng)目如何管？

項(xiàng)目管理可以分為兩類，一種是理想中的運(yùn)籌帷幄，一呼百應(yīng)，八方聯(lián)動(dòng)，而另一種則是現(xiàn)實(shí)里的無(wú)的放矢，溝通滯后，一地雞毛。理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感，這種情況的出現(xiàn)往往是因?yàn)槠髽I(yè)系統(tǒng)太多導(dǎo)致。企業(yè)的項(xiàng)目管理到底是什么樣子，會(huì)遇到哪些問(wèn)題?身為在項(xiàng)目管理領(lǐng)域多年的從業(yè)人員，我想為大家繪制多種項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用場(chǎng)景的真實(shí)側(cè)寫(xiě)。

項(xiàng)目管理的理想與現(xiàn)實(shí)之：“亂花漸欲迷人眼”

或許你在各類電視劇或者小說(shuō)中會(huì)經(jīng)常看到如下情節(jié)：某家公司的大老板帶領(lǐng)手下在酒桌上推杯換盞幾巡后便輕松拿下某千萬(wàn)或者億萬(wàn)級(jí)別的項(xiàng)目。然而，并不是所有的企業(yè)都是天選之子，大型項(xiàng)目源源不斷。拋開(kāi)影視劇的藝術(shù)加工，現(xiàn)實(shí)中的大多數(shù)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)往往是由許多的小型項(xiàng)目來(lái)支撐。

隨著時(shí)間的推移，當(dāng)企業(yè)中的小項(xiàng)目越來(lái)越多通常會(huì)發(fā)生各種各樣的問(wèn)題，如上下級(jí)溝通低效且存在信息差，人力資源管理混亂，企業(yè)資金流向不透明等。此外，某些企業(yè)管理層由于缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，在選用系統(tǒng)之前并未考慮到各個(gè)系統(tǒng)契合性與統(tǒng)一性，這就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)系統(tǒng)越來(lái)越多，不同風(fēng)格、無(wú)法連通的項(xiàng)目、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、OA等系統(tǒng)，給項(xiàng)目的協(xié)同管理增添阻力。

“剪不斷，理還亂”

項(xiàng)目的進(jìn)行難免會(huì)陷入分散，這種分散可以理解為地理距離、溝通以及內(nèi)容上的差異。有些公司體量較大，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行跨地域的項(xiàng)目開(kāi)展，即多個(gè)團(tuán)隊(duì)處于不同的地理位置，共同完成某個(gè)項(xiàng)目。地理因素帶來(lái)的不僅僅是距離的問(wèn)題，往往還意味著團(tuán)隊(duì)之間溝通的有效性以及文化上的差異。

此外，即使某個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)看似在同一個(gè)地點(diǎn)辦公，這也不一定意味著項(xiàng)目管理的凝聚力很強(qiáng)。一個(gè)項(xiàng)目總是有不同的分工，從事不同工作的員工之間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因溝通不暢導(dǎo)致項(xiàng)目陷入死鎖的現(xiàn)象，這也是項(xiàng)目管理分散的一大特征。

“道不同不相為謀”

很多企業(yè)對(duì)于企業(yè)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、維護(hù)意識(shí)較為淡薄。表面上，企業(yè)使用多種系統(tǒng)來(lái)協(xié)助不同部門(mén)的日常工作，可實(shí)際上卻忽略了各部門(mén)之間數(shù)據(jù)的分享與整合。不同數(shù)據(jù)由于使用不同的系統(tǒng)，即“道”不同，最終無(wú)法有效且及時(shí)地共享，即“不相為謀”。

數(shù)據(jù)不共享看似無(wú)關(guān)痛癢，在實(shí)際中可能會(huì)引發(fā)一連串的問(wèn)題，比如說(shuō)資料收集、數(shù)據(jù)采集、整合、校對(duì)的勞動(dòng)成本將會(huì)增加，員工工作效率也會(huì)相應(yīng)地下降。且數(shù)據(jù)在經(jīng)過(guò)過(guò)度處理之后的真實(shí)率也將有所降低。

項(xiàng)目管理兵法之：大局為重

項(xiàng)目可能會(huì)隨時(shí)間而更迭，但項(xiàng)目管理卻是個(gè)長(zhǎng)久的戰(zhàn)爭(zhēng)。很多企業(yè)容易陷入感性管理的誤區(qū)，即缺乏計(jì)劃，習(xí)慣臨時(shí)做決定的管理模式。建議企業(yè)管理人員在項(xiàng)目即將開(kāi)始之前做好詳細(xì)管理計(jì)劃表，利用企業(yè)現(xiàn)有管理系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)展、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、預(yù)警、預(yù)算成本、人力資源等等進(jìn)行管控。

靈活變通

有些企業(yè)由于系統(tǒng)過(guò)多，致使不同系統(tǒng)各成一派，形成了一個(gè)個(gè)管理孤島。企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)要注意不同系統(tǒng)之間的對(duì)接，以便于管理上的集中，減少溝通摩擦力，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。

智能輔助

電子信息與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的年代，純粹依靠人力的項(xiàng)目管理模式正在逐漸被淘汰。善用項(xiàng)目管理系統(tǒng)自動(dòng)生成各類報(bào)表(比如可交付成果、里程碑、項(xiàng)目進(jìn)度、工作量、預(yù)算及費(fèi)用使用情況等);將智能手機(jī)端和PC端的有機(jī)結(jié)合，都可為項(xiàng)目管理注入新的動(dòng)力。

8manage PM：項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)兵師

應(yīng)用多種系統(tǒng)而產(chǎn)生的各種問(wèn)題，會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的項(xiàng)目管理效率和運(yùn)作效率。為此，8Manage采用“一個(gè)設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)”的設(shè)計(jì)，以項(xiàng)目管理為核心，可靈活擴(kuò)展其他業(yè)務(wù)管理功能，如采購(gòu)、財(cái)務(wù)、客戶、人事及OA等，實(shí)現(xiàn)一體化管理。針對(duì)項(xiàng)目管理，8Manage PM搭建動(dòng)態(tài)的項(xiàng)目管理平臺(tái)，通過(guò)直通式的業(yè)務(wù)協(xié)作大大提升項(xiàng)目執(zhí)行效率。

1、項(xiàng)目全面管理：?jiǎn)?dòng)-計(jì)劃-執(zhí)行-監(jiān)控-收尾

8Manage基于項(xiàng)目管理知識(shí)體系，支持項(xiàng)目管理的十大領(lǐng)域，包括時(shí)間、范圍、費(fèi)用、質(zhì)量、溝通、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)等管理，以及五大過(guò)程：?jiǎn)?dòng)-計(jì)劃-執(zhí)行-監(jiān)控-收尾。通過(guò)精細(xì)化的管理，企業(yè)可全面管控項(xiàng)目執(zhí)行情況，一個(gè)頁(yè)面掌控項(xiàng)目動(dòng)態(tài)全局。

2、多重概覽與報(bào)表展示，實(shí)時(shí)監(jiān)控與跟蹤

8Manage提供多種概覽，包括項(xiàng)目費(fèi)用、階段、資源、可交付成果、變更請(qǐng)求、關(guān)鍵指標(biāo)與對(duì)比等，有效幫助項(xiàng)目管理人員實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)。各種圖形報(bào)表直觀展示項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、類型、計(jì)劃、預(yù)算及費(fèi)用使用情況等信息，通過(guò)多維度的項(xiàng)目分析，可及時(shí)做出有效決策。

3、無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同運(yùn)作

在8Manage一體化管理的框架下，項(xiàng)目與業(yè)務(wù)相互連通。通過(guò)一個(gè)系統(tǒng)，企業(yè)可直接管理銷售、商機(jī)、合同、項(xiàng)目、采購(gòu)、財(cái)務(wù)以及售后服務(wù)等，達(dá)到企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)一體化管理。對(duì)于外部系統(tǒng)，采用無(wú)縫集成與對(duì)接的方式，保證企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞與共享，有效避免信息孤島，實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域高效協(xié)同與運(yùn)作。

現(xiàn)實(shí)中的項(xiàng)目管理充滿不可控因素，未知因素并不可怕，可怕的是在意外到來(lái)之時(shí)缺乏科學(xué)應(yīng)變的能力。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可充當(dāng)兵師的角色，幫助企業(yè)攻克項(xiàng)目管理難關(guān)。

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