8MSaaS PM：中小企業(yè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)怎么管？

年底了，公司的項(xiàng)目落實(shí)了多少?今年項(xiàng)目收益如何?

在以往的工作中，平均來(lái)說(shuō)，中小企業(yè)營(yíng)業(yè)收入的三分之一來(lái)自各種項(xiàng)目。

對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理至關(guān)重要。對(duì)外，他們依靠項(xiàng)目管理向客戶交付適合的或量身定制的產(chǎn)品和服務(wù);對(duì)內(nèi)，他們應(yīng)用項(xiàng)目管理研發(fā)新產(chǎn)品或開發(fā)企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施。

相比大企業(yè)集團(tuán)，中小企業(yè)的項(xiàng)目規(guī)模更小且需要更多的跨職能合作。因此，越來(lái)越來(lái)的中小企業(yè)借助項(xiàng)目管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)整體協(xié)同，以提高項(xiàng)目管理的效率，賺取更多收益。

賺錢的項(xiàng)目都是相似的，而每個(gè)虧損的項(xiàng)目則有各種各樣的原因。那么，中小企業(yè)該怎么利用項(xiàng)目管理軟件減少虧損、增加利潤(rùn)呢?面對(duì)以下5種常見(jiàn)的造成項(xiàng)目虧損的情況，我們以8MSaaS PM為例，給你提供解決方法。

虧損原因一：無(wú)成本控制目標(biāo)，無(wú)法知悉項(xiàng)目全貌

目前我國(guó)中小企業(yè)的項(xiàng)目管理多數(shù)處于一團(tuán)迷霧的狀態(tài)，就是公司并不清楚項(xiàng)目執(zhí)行的情況，項(xiàng)目做得如何只有項(xiàng)目經(jīng)理知道。

公司雖然制定了目標(biāo)但卻沒(méi)有被嚴(yán)格執(zhí)行，因而使項(xiàng)目的成本處于失控狀態(tài)。

比如，某企業(yè)在某工程項(xiàng)目一個(gè)小橋的施工中，其設(shè)計(jì)水泥用量為800多噸，而實(shí)際消耗了3000多噸，實(shí)際消耗比設(shè)計(jì)用量多2.5倍以上。如果該項(xiàng)目確定了成本控制目標(biāo)，怎么會(huì)出現(xiàn)如此大的誤差?

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一頁(yè)看全局，項(xiàng)目各階段成本信息可視化

在8MSaaS PM中，項(xiàng)目的預(yù)算和費(fèi)用的審批是伴隨著整個(gè)項(xiàng)目而進(jìn)行的，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算和費(fèi)用的追蹤以及對(duì)費(fèi)用差異的控制，提高資金的使用效益。

相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目每個(gè)階段的情況一清二楚，項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)可以設(shè)置提醒，實(shí)時(shí)掌握一手信息。

當(dāng)項(xiàng)目的實(shí)際費(fèi)用達(dá)到或超過(guò)項(xiàng)目預(yù)算一定百分比時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警告信息。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展，你可以隨時(shí)查看各項(xiàng)目階段內(nèi)的成本數(shù)據(jù)，做到心中有數(shù)。

虧損原因二：項(xiàng)目采購(gòu)不當(dāng)

在虧損的項(xiàng)目部中，購(gòu)買材料無(wú)計(jì)劃的現(xiàn)象比比皆是。采購(gòu)材料非常隨意，超定額購(gòu)買習(xí)以為常，其結(jié)果必然是材料的積壓、超支。

在材料采購(gòu)階段，因采購(gòu)員難以掌握相對(duì)合理的價(jià)格信息，故而使項(xiàng)目部難以購(gòu)買到價(jià)格相對(duì)合理的材料，提高了項(xiàng)目的材料成本;如果個(gè)別采購(gòu)人員有意舞弊，將材料價(jià)格故意提高從中牟利，則項(xiàng)目的損失更大。

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項(xiàng)目與采購(gòu)業(yè)務(wù)直連，供應(yīng)商準(zhǔn)入、篩選、績(jī)效評(píng)估全記錄

8MSaaS PM支持在項(xiàng)目匯總進(jìn)行采購(gòu)，還能對(duì)供應(yīng)商資格審核，你可以管理供應(yīng)商KPI及其績(jī)效評(píng)估，選定優(yōu)質(zhì)的合作伙伴，防止徇私。

當(dāng)你在項(xiàng)目中創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，系統(tǒng)需要你指定該訂單的負(fù)責(zé)人、審批人或?qū)徟鞒?，做到職?zé)分離。審批通過(guò)后，采購(gòu)訂單將寄出給選定的供應(yīng)商，根據(jù)實(shí)際情況，即可開始進(jìn)行收貨、收取供應(yīng)商銷售單以及付款等一系列操作。整個(gè)過(guò)程，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)追蹤記錄，讓你有跡可查，當(dāng)發(fā)現(xiàn)異常，立即處理，避免時(shí)間越長(zhǎng)積累更大的損失。

虧損原因三：交付結(jié)果出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題

虧損嚴(yán)重的項(xiàng)目，幾乎全部存在比較嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，從而導(dǎo)致返工、修復(fù)、推倒重來(lái)等重復(fù)操作的現(xiàn)象發(fā)生，加大了項(xiàng)目成本。

比如某公司研發(fā)的系統(tǒng)，客戶驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)存在嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，某些功能使用經(jīng)常出錯(cuò)，不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要求重新開發(fā);又比如工程類項(xiàng)目施工中，大的存在開挖偏離主線、不按規(guī)范施工造成塌方、邊墻倒塌等現(xiàn)象，小的存在超挖、欠挖、邊墻襯砌錯(cuò)臺(tái)、蜂窩麻面等現(xiàn)象。

這些現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致了無(wú)效的工作量增加，加大了人力、材料、設(shè)備的投入，最終增加了項(xiàng)目成本支出。

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制定質(zhì)量控制規(guī)則、內(nèi)部評(píng)審和驗(yàn)收規(guī)則

8MSaaS PM通過(guò)內(nèi)部評(píng)審及驗(yàn)收的規(guī)范化來(lái)幫助控制可交付成果的質(zhì)量。

系統(tǒng)提供全面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估審核功能，自動(dòng)檢查內(nèi)部和外部可交付成果的狀態(tài)，項(xiàng)目?jī)x表盤實(shí)時(shí)顯示所有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)信息，環(huán)環(huán)把關(guān)，減少目標(biāo)和體驗(yàn)的雙重偏差。

項(xiàng)目質(zhì)量有保證，不僅降低成本，還是利潤(rùn)的貢獻(xiàn)者。

虧損原因四：項(xiàng)目資源使用不恰當(dāng)

項(xiàng)目部不能合理地配置人力、材料、設(shè)備等資源，導(dǎo)致浪費(fèi)或增加工作量。

有些企業(yè)盲目購(gòu)置或從其他項(xiàng)目調(diào)入大量設(shè)備備用，甚至購(gòu)入一些本項(xiàng)目不需要的設(shè)備，從而造成設(shè)備長(zhǎng)期停用，既占用了寶貴的現(xiàn)金，增大財(cái)務(wù)費(fèi)用支出，又增加了折舊費(fèi)和設(shè)備維修費(fèi)支出，造成項(xiàng)目部的成本急劇增加。

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實(shí)時(shí)跟進(jìn)資源的分配，自動(dòng)檢測(cè)不合適的資源

在8MSaaS PM中，資源的預(yù)計(jì)是通過(guò)對(duì)資源進(jìn)行預(yù)分配并提交上級(jí)審批來(lái)完成的。只有已批準(zhǔn)的資源分配才能正式生效，并將實(shí)際使用數(shù)據(jù)記錄在資源工時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中。

系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的跟蹤管理，你能實(shí)時(shí)查看資源當(dāng)前的繁忙程度，掌握資源的使用情況，從而更合理調(diào)配資源分配。

虧損原因五：財(cái)務(wù)管理混亂

一些虧損項(xiàng)目部的所有收支業(yè)務(wù)由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)、計(jì)劃、物資等人員把持，這些人要怎么開支便怎么開支，而不是靠制度來(lái)決定開支，靠監(jiān)督來(lái)約束開支，從而導(dǎo)致所有開支無(wú)計(jì)劃，項(xiàng)目盈虧無(wú)人知。

有的項(xiàng)目部從來(lái)不在賬簿上登記建設(shè)單位計(jì)價(jià)的收入，僅憑印象在報(bào)表中編制利潤(rùn)表，而實(shí)際情況與編制的利潤(rùn)表完全不同。有的登記賬簿不及時(shí)，審核會(huì)計(jì)憑證不認(rèn)真、不仔細(xì)，憑證的手續(xù)不完備，報(bào)銷的依據(jù)不充分。

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實(shí)時(shí)核算跟蹤所有財(cái)務(wù)信息，信息同步更新

8MSaaS PM提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。

上至企業(yè)層、下至項(xiàng)目層和收款/人工/訂單/報(bào)銷層，系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用核算與損益進(jìn)行跟蹤。所有的財(cái)務(wù)信息匯總以實(shí)時(shí)通知的方式匯報(bào)給利害關(guān)系人，實(shí)現(xiàn)信息共享，相互監(jiān)督。

8MSaaS PM在多年的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)中充分挖掘中小企業(yè)的發(fā)展共性，系統(tǒng)模塊覆蓋時(shí)間、資源、采購(gòu)、人力資源、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、成本管理等，全面幫助企業(yè)推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施成功。

系統(tǒng)部署方式靈活，除了永久購(gòu)買，還可以采用單租戶私有云部署模式，云端管理，免于IT維護(hù)，大大節(jié)省IT成本，減輕企業(yè)資金壓力。

8MSaaS PM實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)的信息增強(qiáng)了信息的可靠度與透明度，獨(dú)有的直通式的業(yè)務(wù)協(xié)作大大提升了業(yè)務(wù)及項(xiàng)目的執(zhí)行效率。效率高了，收入增加自然不在話下!

通過(guò)建立公司級(jí)項(xiàng)目管理體系，確立考核和激勵(lì)關(guān)系，并利用項(xiàng)目管理軟件提升企業(yè)綜合項(xiàng)目管理能力，可使得中小企業(yè)壓縮項(xiàng)目管理成本、提升項(xiàng)目成功率，獲得更高利潤(rùn)，適應(yīng)當(dāng)前較為嚴(yán)峻的外部環(huán)境。

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