一個人干三個人的活,到頭來就一個字:累!
是的,“身兼數(shù)職”可不是高效辦公的正確操作。畢竟,一個人的精力和能力是有限的,比如說,一個人要對接多個項目、一個人既要做銷售又要做售后、寫公眾號......如果沒有進行合理分工的話,一個人是很難做到面面俱到,有可能出現(xiàn)保量不保質的狀況。
在職場上,做好協(xié)同辦公尤為重要。
在職場上摸爬滾打了好幾年,我也悟出了一個深刻的道理:如果想在工作中實現(xiàn)高效協(xié)同辦公,一是合理分工干活、二是細化分解項目、三是及時溝通跟進。為了讓協(xié)同辦公更方便、負責人的責任更清晰,你還可以借助協(xié)同辦公軟件來處理,[飛項]是我用得比較上手的協(xié)同辦公軟件,接下來我將和大家分享,我是怎么借助[飛項]來實現(xiàn)協(xié)同辦公。
Step1:創(chuàng)建項目,凝聚團隊小智慧
本人是在廣告公司做AE(客戶執(zhí)行),因為公司負責的項目比較多,所以我除了有主要負責的項目,偶爾也會被安排去對接些階段性的項目。
不同的項目,不同的工作內容以及不同的工作搭檔,為了確保同個項目的搭檔能在“同個頻道”上辦事,及時了解項目內容、動態(tài)和需求,我們會有針對性的創(chuàng)建項目群。比如,為了制定客戶12月的社會化運營內容,我先會在[飛項]上創(chuàng)建項目。
然后通過“邀請協(xié)作人”的功能,把負責該項目的策劃、文案、設計等同事邀請進項目組里。如果后期因項目發(fā)展需要的,也可以邀請新的協(xié)作人,或移除協(xié)作人。
Step2:細化拆解項目,術業(yè)有專攻
而對于那些相對比較復雜的項目,我會通過創(chuàng)建子事項的功能,把工作內容進一步拆分細化,具體到一件事的前中后期要做什么內容、達到什么KPI;哪一篇稿子要文案同事負責,哪一張海報要設計同事負責,什么時間點完成等等,都是可以清晰羅列出來。
項目的相關協(xié)作人也可通過“脈絡圖”去了解自己要負責的工作內容。比如,文案同事就能知道前期要完成多少篇大綱、每周要撰寫多少篇微信推文,以及需要協(xié)助設計完成哪篇熱點海報文案等等,清晰自己的工作內容;而且項目管理人也能通過“脈絡圖”清楚協(xié)作人的崗位職責,以及各板塊進展。
Step3:使用小工具實時溝通,協(xié)作辦公更高效
在項目執(zhí)行過程中,項目管理人和協(xié)作人可以通過事項小工具進行實時的溝通。比如:
可以使用[發(fā)布公告]的功能來發(fā)布重要信息;
想開會進行創(chuàng)意腦暴的,可以點擊[預約會議]的功能預約會議;
會議后新增的工作需求,可以通過[創(chuàng)建待辦]來告知協(xié)作人;
需要協(xié)作人重點留意的信息,可以通過[劃重點]來標記重點。
以上發(fā)布的信息,項目的相關協(xié)作人都是能自動接收到提醒的,不用擔心會哪個協(xié)作人會遺漏重要信息。
總結:高效辦公,不是一人“身兼數(shù)職”,而是凝聚團隊的力量后,進行協(xié)同分工,朝著同一個目標前進。善于借助[飛項]這款協(xié)同辦公軟件,能讓協(xié)同辦公更高效。
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