“設(shè)計(jì)師們各自為戰(zhàn)的模式已經(jīng)不滿足當(dāng)下需求，新媒體部門需要一個(gè)能讓團(tuán)隊(duì)產(chǎn)能更高效的設(shè)計(jì)協(xié)作平臺。”
——金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)主管 敬怡
案例亮點(diǎn)
生產(chǎn)周期縮減近50%
持續(xù)優(yōu)化設(shè)計(jì)規(guī)范
優(yōu)質(zhì)模板高效復(fù)用
金山文檔是金山辦公旗下的在線協(xié)作Office工具，月活峰值超2億。作為“本土”科技辦公產(chǎn)品，金山文檔秉持“一起辦公才高效”的品牌理念，持續(xù)深耕辦公賽道，不斷打磨技術(shù)和產(chǎn)品，服務(wù)國人用戶。
在線協(xié)同提效，填補(bǔ)工具空白
金山文檔的新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的6位同學(xué)，要負(fù)責(zé)公眾號、微博、小紅書、知乎等多個(gè)新媒體平臺的內(nèi)容產(chǎn)出。金山文檔相關(guān)新媒體內(nèi)容的更新數(shù)量和頻次非常高，并且要基于龐大的用戶基數(shù)以及不同的用戶畫像規(guī)劃不同的內(nèi)容風(fēng)格，巨大的工作量對團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)能和協(xié)作提出極高的要求。
“在今年年初，新業(yè)務(wù)的發(fā)展對于內(nèi)容設(shè)計(jì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容品質(zhì)和數(shù)量雙雙提升。這就勢必要求團(tuán)隊(duì)的協(xié)作及設(shè)計(jì)效率整體提升。金山文檔就是在線協(xié)作文檔，文檔協(xié)作我們在行，但設(shè)計(jì)上的協(xié)作卻缺乏合適的工具。當(dāng)務(wù)之急就是找到一個(gè)可以讓團(tuán)隊(duì)產(chǎn)能更高效的設(shè)計(jì)協(xié)同工具。”金山文檔新媒體運(yùn)營主管 敬怡 介紹到，“最開始是一個(gè)MasterGo的忠實(shí)用戶建議我們試用一下這個(gè)產(chǎn)品，后來發(fā)現(xiàn)各方面的需求都能滿足，于是就一直沿用下來了。”
對于國內(nèi)的平面設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)而言，在面對協(xié)同提效的轉(zhuǎn)型需求時(shí)，最大的難點(diǎn)就是找到一款合適的替代工具，主要原因是國外的協(xié)同工具存在安全隱患，傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)工具又不具備很好的在線協(xié)同能力。而MasterGo的出現(xiàn)，恰恰填補(bǔ)了市場上此類需求的“工具空白”。
首先，和國外工具相比，MasterGo作為一款國產(chǎn)自研的在線協(xié)同工具，具備天然的安全屬性，對數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全保障切實(shí)有效，解除了眾多客戶對數(shù)據(jù)安全的后顧之憂。并且，MasterGo的功能更加本土化，無論是語言還是使用習(xí)慣，更符合中國設(shè)計(jì)師的用戶體驗(yàn)。“比如 MasterGo文件導(dǎo)入的兼容性，就特別值得一夸。”金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師 淑苑 提到，“其他團(tuán)隊(duì)用Figma做的素材，我們直接導(dǎo)入到 MasterGo里面就行了，還有AI的矢量形狀，直接復(fù)制粘貼就能導(dǎo)入MasterGo并實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)編輯、漸變調(diào)整等等，非常方便。”
其次，和傳統(tǒng)設(shè)計(jì)軟件相比，MasterGo在線協(xié)同的優(yōu)勢就更加突出了。“使用傳統(tǒng)的本地軟件，我們只能直接拿著草圖去跟同事當(dāng)面交流，再用AI或者PS等軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)，然后反復(fù)進(jìn)行溝通修改，文件就會越來越臃腫。我們特別喜歡MasterGo的一個(gè)重要原因，就是在同樣的工作流程中，減少了本地文件的下載以及傳輸過程，我們只需要在云端就可以實(shí)現(xiàn)溝通交流以及文件分享。”金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)主管 敬怡 介紹到，“而且正是因?yàn)橛辛薓asterGo在線協(xié)同提效的助力，遇到設(shè)計(jì)任務(wù)趕周期的情況，我們就可以多人協(xié)作，加倍提效。像今年上半年公司的AI能力WPS AI亮相，需要在短期內(nèi)制作多篇差異化的亮點(diǎn)宣發(fā)內(nèi)容。團(tuán)隊(duì)就通過 MasterGo的在線協(xié)作提升產(chǎn)能，最終圓滿完成宣發(fā)亮相。相比之前的傳統(tǒng)設(shè)計(jì)軟件，這種協(xié)作就是很難順暢實(shí)現(xiàn)。”
除了內(nèi)容生產(chǎn)上的協(xié)同提效，MasterGo在文件管理和評審溝通上的協(xié)同提效同樣獲得了金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的一致好評。
“如果用本地軟件的話，基本就是各自在各自的電腦上進(jìn)行文件歸檔。需要調(diào)用文件時(shí)，還得在工作群組里溝通分享，不僅會導(dǎo)致群文件過大，而且翻找麻煩，很影響效率。但是在 MasterGo上協(xié)作，所有的文件和資產(chǎn)都沉淀在平臺上，一鍵分享、實(shí)時(shí)更新，溝通成本以及管理效率和以往相比，都有顯著的提升。”金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師 阿瑤 介紹到，“而且正是基于這樣的在線協(xié)同模式，我們的評審工作也會方便很多。因?yàn)樾旅襟w的很多內(nèi)容相對來說管理周期會比較長，不同渠道不同周期會多次復(fù)用。從制作初稿到不同的發(fā)布周期對同一稿件進(jìn)行多次優(yōu)化，不斷進(jìn)行后續(xù)更迭，在 MasterGo上進(jìn)行文件的管理和更新，就能節(jié)省大量的低耗時(shí)間成本，大大提高團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)能效率。”
而在一些具體的設(shè)計(jì)功能上，MasterGo同樣優(yōu)于傳統(tǒng)設(shè)計(jì)軟件：比如 MasterGo的資源庫，擁有各種現(xiàn)成的、豐富的信息圖標(biāo)，減少設(shè)計(jì)師手動重繪的工作;利用 MasterGo特效制作輕擬物風(fēng)格的圖片圖標(biāo)更快更便捷;利用MasterGo原型功能，制作一些比較絲滑的動畫效果，可以滿足大部分的動圖制作需求等等。
“整體來講，在使用了 MasterGo之后，提效效果是相當(dāng)直觀的。我們之前一篇圖文的制作，從大綱到成稿到最終發(fā)布，周期大概在三天。但是新媒體平臺的特點(diǎn)是追熱點(diǎn)，講究時(shí)效性，這個(gè)性質(zhì)決定我們很多時(shí)候需要趕著出內(nèi)容。如果內(nèi)容制作周期較長，就沒辦法及時(shí)響應(yīng)熱點(diǎn)需求。在用了MasterGo之后，我們的周期大概能縮短到一天半左右，提效接近50%。”金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)主管 敬怡 介紹。
搭建設(shè)計(jì)規(guī)范，沉淀設(shè)計(jì)資產(chǎn)
在實(shí)現(xiàn)產(chǎn)能提效的基礎(chǔ)上，金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)同時(shí)還利用 MasterGo搭建設(shè)計(jì)規(guī)范、沉淀設(shè)計(jì)資產(chǎn)，從更長遠(yuǎn)的意義上，進(jìn)一步解放設(shè)計(jì)師，為團(tuán)隊(duì)帶來更大的效能提升。
由于金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)在以前都是各自使用習(xí)慣的工具，有的用本地設(shè)計(jì)軟件，有的用網(wǎng)頁的海報(bào)編輯工具，導(dǎo)致很難統(tǒng)一規(guī)范。而且素材分散不好管理，協(xié)作交流的成本也在無形中增高。所以從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，搭建設(shè)計(jì)規(guī)范、沉淀設(shè)計(jì)資產(chǎn)是團(tuán)隊(duì)成長必不可少的一環(huán)。
“得益于 MasterGo的協(xié)同功能，我們正在優(yōu)化新一版的設(shè)計(jì)規(guī)范。其目的就是讓相關(guān)內(nèi)容擁有更系統(tǒng)、更嚴(yán)謹(jǐn)、更統(tǒng)一的風(fēng)格，與我們的產(chǎn)品基調(diào)更契合。我們的設(shè)計(jì)規(guī)范是在 MasterGo上持續(xù)更新的，2023年年初有一版，到現(xiàn)在年末了，又在更新第二版。相對來說，設(shè)計(jì)規(guī)范會不斷向更高的標(biāo)準(zhǔn)去優(yōu)化，比如更適合閱讀的行距、字距、字號等，歸根結(jié)底就是從用戶體驗(yàn)的角度出發(fā)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的內(nèi)容生產(chǎn)運(yùn)營，從而帶給用戶更愉悅的體驗(yàn)。”設(shè)計(jì)師 淑苑 分享了團(tuán)隊(duì)在 MasterGo搭建設(shè)計(jì)規(guī)范的成效以及必要性。
而對于金山文檔的新媒體團(tuán)隊(duì)來說，設(shè)計(jì)資產(chǎn)的沉淀和管理尤為重要。不同于普通產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)，金山文檔的新媒體內(nèi)容更新周期非常高頻，從而積累了豐富的素材。“如何管理龐大的素材庫?”這個(gè)難題，在使用 MasterGo以后就迎刃而解。
“我們在 MasterGo上建立了自己的團(tuán)隊(duì)素材庫，將常用的素材以及公用的優(yōu)質(zhì)圖標(biāo)等資源共享在里面。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員需要調(diào)用時(shí)，直接打開團(tuán)隊(duì)素材庫的鏈接就能各取所需，輕松搞定。在以前，像這種涉及到非常多的、大批量的團(tuán)隊(duì)文件、團(tuán)隊(duì)素材，管理起來尤為麻煩，整理歸檔成本高。但是現(xiàn)在通過 MasterGo的團(tuán)隊(duì)素材庫管理，就完全能解決我們的管理難題，滿足所有團(tuán)隊(duì)成員的需求。”
通過 MasterGo大半年的沉淀，金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)如今已積累了很大一批設(shè)計(jì)資產(chǎn)。而這些設(shè)計(jì)資產(chǎn)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部形成優(yōu)質(zhì)模板，從而將內(nèi)容制作的效率大幅提升，為團(tuán)隊(duì)節(jié)省出來很多寶貴的時(shí)間。“比如說今年下半年的開學(xué)季和上半年開學(xué)季的選題類似，那么大部分的項(xiàng)目資料是可以通過模板復(fù)用的，這樣其實(shí)已經(jīng)為我們節(jié)省了很大的時(shí)間。”設(shè)計(jì)師 阿瑤 介紹到，“在所有的設(shè)計(jì)資產(chǎn)中，使用比較高頻的模板，我們就直接放在團(tuán)隊(duì)素材庫里，這一部分資產(chǎn)大概能覆蓋我們 80% 的日常復(fù)用需求;然后把剩余的其他內(nèi)容，也都在 MasterGo中進(jìn)行歸檔整理，后續(xù)想復(fù)用的時(shí)候直接去調(diào)用即可，這樣就覆蓋了剩下的20%特殊需求。換句話說，通過 MasterGo對設(shè)計(jì)資產(chǎn)的沉淀與管理，基本就能滿足我們對于設(shè)計(jì)資產(chǎn)高效復(fù)用的大部分需求。”
MasterGo與金山文檔的合作，為新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)打造了一個(gè)協(xié)同提效的最佳實(shí)踐，為國內(nèi)平面設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)步入“在線協(xié)同”時(shí)代提供了一個(gè)可行性樣本。正如金山文檔新媒體運(yùn)營團(tuán)隊(duì)主管 敬怡 所說的：“我們選擇 MasterGo作為在線協(xié)同工具時(shí)的想法，是希望能讓設(shè)計(jì)為團(tuán)隊(duì)帶來更大的效能提升。我們新媒體團(tuán)隊(duì)的所有成員都是多面小能手，每個(gè)人都能作為設(shè)計(jì)師獨(dú)立負(fù)責(zé)一篇內(nèi)容的文字稿、設(shè)計(jì)、排版、發(fā)布等全部流程的產(chǎn)出，所以我們期望讓設(shè)計(jì)參與到更多的流程中，最大程度的釋放設(shè)計(jì)師價(jià)值。”MasterGo也期待在和用戶共創(chuàng)的過程中，在助力團(tuán)隊(duì)產(chǎn)能提效的同時(shí)，和團(tuán)隊(duì)一起去提升設(shè)計(jì)師的未來價(jià)值。
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