近日，法大大與人力資源智享會(以下簡稱“智享會”)聯(lián)合發(fā)布了《第七屆人力資源共享服務(wù)中心研究報告》，該報告立足行業(yè)變革趨勢、對話企業(yè)高管與行業(yè)專家，從HRSSC(人力資源共享服務(wù)中心)的現(xiàn)有問題與挑戰(zhàn)、自身價值、增值賦能以及如何用好數(shù)字化工具等維度，深入剖析了中原地產(chǎn)、一汽大眾、綠城國際、京東方、萬達、德邦證券、維沃控股等各行業(yè)名企的成功經(jīng)驗。
本期，我們從報告中選出了極具代表性的名企案例——中原(中國)房地產(chǎn)代理有限公司(以下簡稱“中原地產(chǎn)”)，深入探討其人力資源共享服務(wù)中心搭建經(jīng)驗及數(shù)字化升級戰(zhàn)略，以期為更多企業(yè)提供實踐參考。
企業(yè)介紹
中原集團1978年創(chuàng)立于中國香港，是一家以新房和二手房的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)、代理業(yè)務(wù)為主，同時也涉足咨詢顧問、物業(yè) 管理、測量估價、按揭代理、資產(chǎn)管理、投資移民等多個領(lǐng)域的大型綜合性房地產(chǎn)服務(wù)企業(yè)，旗下?lián)碛兄性禺a(chǎn)、利嘉閣地產(chǎn)等多個品牌，在中國內(nèi)地、中國香港、中國澳門以及新加坡等地設(shè)立分公司，業(yè)務(wù)輻射至英國、韓國、澳洲等國外市場，是目前房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)代理行業(yè)具有影響力的企業(yè)之一。
業(yè)務(wù)背景
中原地產(chǎn)目前在中國內(nèi)地絕大部分省會城市均有業(yè)務(wù)開展，廣泛的業(yè)務(wù)范圍一方面給企業(yè)發(fā)展帶來了更多可能性，另一方面也為各個城市員工的統(tǒng)一管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，尤其是員工入職合同、離職文件、日常職位調(diào)整及制度等文書的簽署等各方面的工作，往往會耗費大量時間和金錢成本，也容易產(chǎn)生潛在的勞資風(fēng)險。
基于此，2020年中原地產(chǎn)上線了電子簽這一工具，讓組織進一步實現(xiàn)了降本增效，也讓人力資源工作在企業(yè)內(nèi)的價值進一步顯現(xiàn)。
電子簽，在人力資源部門的應(yīng)用
“除了入轉(zhuǎn)調(diào)離外，更多的可能性。”
聚焦中原地產(chǎn)的人力資源中心，法大大電子簽在入轉(zhuǎn)調(diào)離場景的應(yīng)用已經(jīng)較為成熟。而除了這些常規(guī)場景，中原地產(chǎn)發(fā)現(xiàn)法大大電子簽還有更加多元化的可能性，例如：
1)公司制度、人事制度的確認和簽署：
企業(yè)的一些制度頒布或變更若沒有通知到位，后續(xù)可能會產(chǎn)生一系列勞資風(fēng)險。中原地產(chǎn)人力資源部門攜手IT部門，借助電子簽，推出了制度簽署功能解決該問題，即重要制度公布后，員工通過電子簽名的形式，對該項制度予以確認，企業(yè)也可以實時了解到相關(guān)員工的簽署進度。
2)績效考核結(jié)果、薪酬職位變動確認：
業(yè)務(wù)部門員工的業(yè)績考核結(jié)果出來后，往往會帶來晉升、降級以及相應(yīng)的薪酬變動。此時，借助電子簽，可以讓員工對崗位調(diào)整通知書、薪酬調(diào)整通知書等進行確認并簽署，能夠很大程度上減少勞資糾紛風(fēng)險。
3)編制的管控更為便捷：
在企業(yè)越來越注重人效的今天，組織內(nèi)用工的規(guī)模、編制占用情況往往需要進行嚴格的把控，避免資源浪費。電子簽在讓所有人員入轉(zhuǎn)調(diào)離流程線上化的同時，也幫助人力資源部門直觀了解企業(yè)當(dāng)前的人員在編情況，從而能更好地對人員結(jié)構(gòu)進行動態(tài)調(diào)整。
電子簽?zāi)軌蛟谥性禺a(chǎn)，快速落地應(yīng)用的秘訣
雖然中原地產(chǎn)企業(yè)體量較大且各個地區(qū)均有相關(guān)業(yè)務(wù)開展，但在實際落地電子簽時并沒有出現(xiàn)明顯阻礙，組織上下均對電子簽有著極高的認同度和支持度。中原地產(chǎn)認為，電子簽?zāi)茉谄髽I(yè)內(nèi)順利推行，主要取決于以下幾大關(guān)鍵因素：
1)各個地區(qū)與部門的自主權(quán)相對較大：
具體說到電子簽的上線，集團人力資源部對市面上排名前幾的供應(yīng)商從成本、對接流程、服務(wù)等各方面進行對比后，就可以做出最終選擇，并不需要召集IT/財務(wù)等相關(guān)部門一起參與到采購招投標(biāo)及評估會等復(fù)雜流程中來。
2)集團先行，將電子簽作為一項較為完善的服務(wù)來推行：
中原地產(chǎn)首先在集團總部及一個小規(guī)模的公司上線電子簽，全國鋪開推廣之前會就中原人事系統(tǒng)與電子簽系統(tǒng)的對接、沙箱環(huán)境的設(shè)置、簽署環(huán)節(jié)等，與電子簽供應(yīng)商進行了充分地溝通以及系列測試調(diào)整，等到兩個最初上線的公司各方面都較為完善、流暢后，才考慮在更多公司啟動上線，最后全面鋪開，從而避免出現(xiàn)問題，導(dǎo)致各個地方公司員工不愿意使用，或?qū)ぞ弋a(chǎn)生質(zhì)疑。
另外，集團會組織相應(yīng)的培訓(xùn)，并就培訓(xùn)內(nèi)容形成完整的使用文檔供地方公司參閱，極大減少了電子簽上線阻礙，很大程度上實現(xiàn)了“即上即用”。
3)企業(yè)上下對電子簽價值有著高度的認同：
上線電子簽后，印刷、紙張等成本能夠得到大量節(jié)約。而且，電子簽?zāi)芘浜先耸孪到y(tǒng)辦理遠程事務(wù)，工作人員能全程靈活跟進簽署和內(nèi)容修改等。組織上下對于電子簽價值有著高度認同感。
4)各地區(qū)的法律已經(jīng)較為支持電子簽的使用：
針對各個地區(qū)法律法規(guī)是否認可電子簽的法律效力這一問題，在法大大的協(xié)助下，中原地產(chǎn)了解到電子簽在國內(nèi)已經(jīng)有很多實際案例支撐，且國家層面也已經(jīng)在法律上明確了電子簽的合法性和有效性。
中原地產(chǎn)，電子簽供應(yīng)商選型考量
中原地產(chǎn)認為，在采購電子簽時，使用前和使用后，需要重點關(guān)注的方面存在一定差異：
1)使用前需要重點關(guān)注的方面：
●供應(yīng)商的合法合規(guī)性。
●所需要支出的成本是否合適。
●現(xiàn)有的法律、各地區(qū)的判例是否支持電子簽的有效性。
2)使用后需要重點關(guān)注的方面：
●技術(shù)支持與保障?；谄髽I(yè)業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用場景的不斷更迭，系統(tǒng)會有升級需求，供應(yīng)商能否快速給到對應(yīng)的技術(shù)支持至關(guān)重要。
●發(fā)生故障后，能否及時響應(yīng)。如供應(yīng)商是否可以成立專門的溝通群組，出現(xiàn)問題后直接在群里反饋，供應(yīng)商能夠第一時間解決問題。
●出現(xiàn)仲裁或相關(guān)糾紛后，是否能便捷地出具公證報告，從而佐證合同的有效性。
談及電子簽對人力資源共享服務(wù)中心建設(shè)的助力，正在使用法大大電子簽的中原地產(chǎn)表示：“中原地產(chǎn)使用電子簽后，除了在紙質(zhì)成本、溝通成本這些‘看得見的成本’上得到了直接的節(jié)約，也在勞資風(fēng)險、用工風(fēng)險這些‘看不見的成本’上實現(xiàn)了有效的規(guī)避。另外，電子簽的使用讓員工在處理相關(guān)事務(wù)時，能夠大大提升辦事的便捷性，這也從某種程度上助力了員工體驗的改善。未來，中原地產(chǎn)將在電子簽的使用場景上進行更多的嘗試與探索，從而讓組織效能實現(xiàn)更廣泛、深遠的提升。”
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