拿什么拯救你，我的工作效率——直到遇上了金山文檔

隨著移動網(wǎng)絡(luò)的普及和異地辦公場景的擴(kuò)展需求,在線Office 及在線協(xié)作辦公成為職場人士關(guān)注的重要內(nèi)容,如果有這么一款高效、可靠且功能豐富的工具能夠讓大家使用,一定是一件值得慶賀的事情。

現(xiàn)在市面上已經(jīng)出現(xiàn)了幾款在線協(xié)作辦公軟件,有著不錯的使用體驗(yàn),針對中文辦公環(huán)境也做了一些本土化的特色功能,筆者認(rèn)為比較突出的是WPS文檔和騰訊文檔,但如果你要選擇其中一款作為日常辦公主力的話,它們兩者之間還是有一些差別的,而恰恰是因?yàn)檫@些深入的差別,導(dǎo)致體驗(yàn)上也有所不同。

在線協(xié)作辦公,無需安裝客戶端

作為在線協(xié)作辦公軟件,WPS文檔、騰訊文檔都支持在線使用,特別是在PC電腦、筆記本的網(wǎng)頁端上,支持無需安裝客戶端使用,通過打開分享在線文檔進(jìn)行跨平臺的多人協(xié)作,同時能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時保存、離線編輯、分享好友、權(quán)限管理控制、在線模板、高亮協(xié)作內(nèi)容等等。

協(xié)作界面,簡潔通俗易懂

▲WPS文檔PC主界面

在WPS文檔主界面上,左側(cè)列出了大的分類功能,比如最常使用的最近、星標(biāo)文件、我的文檔、與我共享、團(tuán)隊(duì)等,中間區(qū)域就是內(nèi)容區(qū),通過列表、顏色圖標(biāo)、訪問時間等進(jìn)行排布,清晰自然。右側(cè)是上傳、新建文件夾等操作,右下角是快捷按鈕操作,黃色“+”十分醒目,不會造成困擾。

▲騰訊文檔PC主界面

騰訊文檔的界面風(fēng)格比較素樸,采用了簡潔的Logo標(biāo)識,同樣采用了左側(cè)功能區(qū),中間內(nèi)容展示區(qū),操作按鈕比較少,比如置頂?shù)炔僮麟[藏在文件后面的漢堡按鈕中,操作起來不是很直觀。

高效操作,勝在云端

在線文檔不需要很復(fù)雜,重要的是解決痛點(diǎn)問題,關(guān)鍵就是跨平臺的云端協(xié)作體驗(yàn)。兩者都是網(wǎng)頁版,但是力求打造貼合用戶的Office辦公UI和功能。

在具體操作區(qū)域,WPS文檔的上方顯示了基本的在線文檔功能區(qū),左上角是在線協(xié)作文檔的名稱、更新時間和最新修改者,右側(cè)是個人中心“我”、協(xié)作記錄、分享、二維碼(可把文檔裝進(jìn)小程序)、文檔打開下載保存版本等處理,看起來簡單易懂。

▲WPS文檔

騰訊文檔界面采用了和WPS文檔相似的功能設(shè)計,但風(fēng)格稍顯不同,值得注意的是,騰訊文檔在右上角給出了明確的權(quán)限按鈕。

▲騰訊文檔

雖然兩者的基本功能類似,但細(xì)細(xì)比較,你會發(fā)現(xiàn),WPS文檔提供了更加專業(yè)的排版按鈕,比如專用的多級標(biāo)題、頁邊距、文字工具、審閱等等,這些是現(xiàn)階段的騰訊文檔不能比的。

權(quán)限分享,一起創(chuàng)造

在權(quán)限管理方面,WPS文檔可以通過網(wǎng)盤鏈接快速的分享給其他好友,并且可以設(shè)置分享查看或編輯的權(quán)限,以及分享時長等。

▲WPS文檔

對于WPS文檔來說,網(wǎng)盤文檔鏈接分享是最直接的方式,因?yàn)槟軌蚝妥约业腤PS云網(wǎng)盤、WPS本地客戶端等有效地結(jié)合起來,可以說是如虎添翼,相得益彰。

▲WPS文檔

騰訊文檔的權(quán)限管理充分利用了社交網(wǎng)絡(luò)的屬性,可以和你的QQ好友、微信好友、同事群等分享文檔查看、編輯的權(quán)限。這對于使用相同辦公環(huán)境的同事或團(tuán)隊(duì)來說,的確是一個不錯的場景方式。

▲騰訊文檔

▲騰訊文檔

騰訊文檔的分享過程可能更加直觀自然,協(xié)作好友、QQ好友、微信好友、文檔群組都可以直接點(diǎn)擊直達(dá)。

▲騰訊文檔

在數(shù)據(jù)安全和分享方面,WPS文檔和騰訊文檔兩者不分伯仲,權(quán)限方面做到了很好地管控,能夠分享給指定的用戶,保存的修訂記錄和還原也能夠很好地回溯展現(xiàn),數(shù)據(jù)能夠在云端及設(shè)備間漫游,在線Office辦公不用擔(dān)心病毒干擾文件等。

上傳文檔,云端漫步

在WPS文檔中,你可以新建多種文檔格式,包括文檔、表格、便簽、流程圖、思維導(dǎo)圖等。更重要的是,WPS文檔上傳支持Word、Excel、PowerPoint等多種文件格式。

▲WPS文檔

騰訊文檔新建只支持在線文檔、在線表格、在線收集表等,上傳分享只支持Word、Excel這兩種,并不支持PowerPoint文件,那么在一些會議場景實(shí)現(xiàn)上肯定就會有局限性。

▲騰訊文檔

從以上簡單的比較中,也可以看出騰訊文檔目前缺失了重要的PPT查看功能,在線文檔只支持Word和Excel,另外在其他功能上擴(kuò)展上也沒有很好地輔助文檔的操作。

另外在上傳文檔大小方面,兩者也有很大不同。在這方面WPS文檔可以絕對勝出,騰訊文檔不支持超大在線文檔的編輯,而WPS文檔甚至可以打開60MB的大文檔。

文檔兼容性,顯現(xiàn)專業(yè)性

WPS文檔背靠著WPS套件可謂是占據(jù)了上風(fēng),也可以說WPS文檔就是WPS的在線協(xié)作版,其本身就有相互體現(xiàn)。比如在WPS文檔中,你可以選擇使用本地應(yīng)用打開,還有下載、保存版本等。

WPS文檔上面的確體現(xiàn)了WPS上的一些特性,雖然是在線協(xié)作Office 辦公,但是整體的功能豐富性已經(jīng)很全面,再加上無縫集成了WPS 2019等本地客戶端操作,可以說整個辦公體驗(yàn)是十分流暢的。

▲WPS文檔

在騰訊文檔中,筆者發(fā)現(xiàn)并沒有本地應(yīng)用打開的快捷操作,因?yàn)轵v訊文檔背后并沒有自己的辦公套件,也就不能做到和微軟Office等有緊密的聯(lián)系。因此使用騰訊文檔時,需要多次保存到本地文件,造成一份項(xiàng)目有多個文件的窘?jīng)r。

▲騰訊文檔

除此之外,筆者發(fā)現(xiàn),WPS文檔還支持Office全組件的查看瀏覽,文字和表格的編輯功能,據(jù)上面所述騰訊文檔只支持Word和Excel的查看編輯,并不支持PPT。另外WPS文檔還支持加密文檔兼容、兼容Office格式、支持500多個全函數(shù)、支持打開60MB的大文檔、兼容Office 97及以前版本產(chǎn)生的文件。

作為體驗(yàn)對比,騰訊文檔并不支持加密文檔上傳,兼容的是Office效果而不是Office格式(即微軟Excel、Word 可與騰訊文檔相互轉(zhuǎn)換),支持49個函數(shù),1MB以上文檔無法打開。

▲WPS文檔PC網(wǎng)頁版

千人協(xié)作,穩(wěn)定為先

在線協(xié)作分享方面,有個很有趣的對比:騰訊文檔表示單個文檔協(xié)作支持無上限人數(shù)(最大5000),但同時也表示超過幾百人會加大管理難度,將進(jìn)一步提高性能穩(wěn)定。

在這方面,WPS文檔表示可支持1200人在線協(xié)作,每天處理多達(dá)158萬的協(xié)作任務(wù)。不過筆者這里沒有條件測試峰值,在個位數(shù)的團(tuán)隊(duì)測試中兩者相差不是很大。

移動辦公,說走就走

在線協(xié)作辦公,并不只是PC電腦上的生產(chǎn)力體現(xiàn),現(xiàn)在幾乎人人都在用的智能手機(jī)也充當(dāng)了辦公場景的延續(xù),在這當(dāng)面,WPS文檔、騰訊文檔都很好地把握住了移動辦公的需求點(diǎn),推出了諸如微信小程序的客戶端版本,只要掃碼就可以快速瀏覽查閱文檔,在手機(jī)上繼續(xù)編輯文檔、表格等,這一點(diǎn)令人感到滿意。

▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔

雖然兩者大同小異,但是WPS文檔的小程序相比騰訊文檔還是增加新的功能,比如典型的有:掃碼錄入信息到單元格、語音批注評論等,比較符合擴(kuò)展的移動辦公場景。

▲WPS文檔

而騰訊文檔小程序也能夠滿足基本的移動辦公需求,但也只限于基本的文字輸入、刪除等,并且操作區(qū)按鈕缺失或者不明顯。即使是騰訊文檔App也是這樣。

▲騰訊文檔

下面是WPS文檔、騰訊文檔小程序的操作區(qū)對比,強(qiáng)弱一目了然:

▲左邊是WPS文檔,右邊是騰訊文檔

在線Office該是怎樣的場景

回到我們最初的需求,如何選擇一款高效、可靠且功能豐富的在線協(xié)作工具,在于我們在實(shí)際工作中的需求。對于筆者來說,最常遇到的場景就是多設(shè)備協(xié)作,在公司和家里寫稿的進(jìn)度同步,團(tuán)隊(duì)之間的表格統(tǒng)計、PPT會議等,目前能夠較好地滿足筆者需求的也只有WPS文檔了。

首先是最常使用的下班后回家繼續(xù)寫稿,我可以直接掃碼相關(guān)文檔,使用起來非常快速方便,一般只需要幾秒鐘就能將文檔上傳到WPS文檔的云端,再花幾秒鐘在WPS文檔中查看編輯,體驗(yàn)過程行云流水。這樣我就可以隨時隨地用筆記本或者智能手機(jī)寫稿子了。

▲WPS文檔PC網(wǎng)頁版

▲WPS文檔小程序版

表格文件也是一樣的操作姿勢。

WPS文檔目前已經(jīng)支持Windows、MacOS、iPhone、iPad、安卓手機(jī)、ChromeOS、Web網(wǎng)頁、微信小程序等多種設(shè)備和途徑,幾乎涵蓋了桌面辦公和移動辦公的所有場景,令人感到欣喜。

在線協(xié)作過程中,你可以和朋友、同事共同完成一份項(xiàng)目計劃、表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計,在WPS文檔的右側(cè)都有詳細(xì)的編輯歷史紀(jì)記錄,同時清楚地標(biāo)記了操作人,在重要事項(xiàng)上可以采用高亮或者顏色填充地方式進(jìn)行強(qiáng)調(diào)說明。

另外一項(xiàng)重要的在線協(xié)作場景是PPT演示,公司每周都有出差的人員,在每天或者每周的會議上,需要召開一個主題鮮明的報告說明。這樣的場景需求此前很難找到合適的解決方案。

如果是按照傳統(tǒng)方式是用電視視頻會議,這樣不僅花費(fèi)巨大且辦公場所比較局限,并且在外人員無法利用智能手機(jī)進(jìn)行移動開會。通過使用WPS文檔的Web Office的會議功能,用戶可隨時隨地遠(yuǎn)程開會,各端同步播放PPT,還能夠?qū)崟r同步顯示幻燈片上的畫筆、激光筆,同時保持語音通話,最大程度上還原了會議現(xiàn)場。

結(jié)語

通過一段時間對在線協(xié)作工具的使用,已經(jīng)充分了解了WPS文檔、騰訊文檔等在線Office辦公軟件方面的特色功能,越發(fā)感覺到WPS文檔等在線協(xié)作文檔工具將是主流的辦公場景,其模式也很好地反映了互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下工作形式的創(chuàng)新,增強(qiáng)了如“在線Office”一般的全新層次體驗(yàn)。

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