元年科技李彤：“商旅共享”推動企業(yè)支出管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

“商旅支出可能只占企業(yè)總支出的一小部分，但卻可能是推動企業(yè)整體支出數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推動力量。”5月22日，剛剛代表公司榮獲“年度最佳在線商旅服務(wù)平臺”獎項(xiàng)的元年科技高級副總裁李彤在“2019亞太商旅未來大會暨第六屆CTCS差旅合規(guī)高峰論壇”主旨演講上的觀點(diǎn)受到了與會專家和商旅行業(yè)從業(yè)者的廣泛認(rèn)同。

數(shù)據(jù)顯示，2017年，全球商旅消費(fèi)支出達(dá)到1.33萬億美元，2020年會達(dá)到1.56萬億美元左右的。其中，中國商旅消費(fèi)在2017年達(dá)到3465億美元，達(dá)到了世界第一。58.3%的千人以上規(guī)模的企業(yè)年花費(fèi)超過了百萬元以上級別。有少量50-100人規(guī)模的公司，年花費(fèi)也在100-500萬元以上。2017年的中國商旅管理市場達(dá)到了1901.5億元，處于快速增長階段，到2020年預(yù)計(jì)可以達(dá)到3000多億人民幣的規(guī)模。但超過80%的商旅管理產(chǎn)品還是機(jī)票業(yè)務(wù)，14%在酒店，4.8%左右在火車票或者移動車出行業(yè)務(wù)上。

商旅管理數(shù)字化大幅提升用戶體驗(yàn)

對參與商旅活動的每一個(gè)個(gè)體來說，商旅活動全流程的體驗(yàn)非常重要，尤其對隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成長起來的年輕人，對商旅管理的要求勢必帶著天然的互聯(lián)網(wǎng)思維，把在消費(fèi)領(lǐng)域的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)也會帶入到商旅管理的體驗(yàn)上，因此，從出差申請到審批，從報(bào)銷到入賬整個(gè)流程希望效率高、速度更快。對很多個(gè)人消費(fèi)太多的“月光族”的年輕人來說，墊資金額和拿回差報(bào)銷的時(shí)間都很重要。而對企業(yè)來說，隨著規(guī)模的擴(kuò)大，商旅支出的數(shù)額越來越大，對公司成本控制的要求越來越高，因此，對商旅管理的合規(guī)性要求也會越來越細(xì)，對財(cái)務(wù)人員的工作效率要求也會更高。因此，從企業(yè)管理和員工體驗(yàn)兩方面來看，都對商旅管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求提出了迫切需求。

員工最不滿意的因素就是報(bào)銷，要自己墊資和整理發(fā)票，報(bào)銷的時(shí)長至少在一個(gè)月以上。希望企業(yè)能夠統(tǒng)一支付，不用墊付。審核渠道更加優(yōu)化、高效，免去自己整理發(fā)票這樣繁瑣的工作。大部分企業(yè)希望有一家比較專業(yè)的、技術(shù)成熟的公司去對接差旅資源，包括差旅預(yù)訂的費(fèi)用、結(jié)算整體的流程打通，解決企業(yè)的運(yùn)營和支出成本，提高員工的滿意度。

商旅管理的用戶很可能是全體員工，但更大的主動權(quán)還是掌握在企業(yè)手里，李彤認(rèn)為，應(yīng)該站在企業(yè)運(yùn)營的角度來看待商旅管理，商旅管理會融入到企業(yè)前面支出管理的大平臺里面，通過數(shù)字化提高企業(yè)的運(yùn)營效率，最終推動企業(yè)整體支出管理數(shù)字化的全面提升。

在企業(yè)數(shù)字化浪潮下面，商旅管理的數(shù)字化一直都在進(jìn)行之中。從個(gè)人消費(fèi)領(lǐng)域看，商旅數(shù)字化1.0是“個(gè)人預(yù)訂+報(bào)銷”模式，就是個(gè)人根據(jù)差旅需求自己訂機(jī)票酒店，再拿回來報(bào)銷。2.0時(shí)代則是單一的TMC電話預(yù)訂統(tǒng)一結(jié)算。企業(yè)開始進(jìn)入介入第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)，把商旅活動專業(yè)化的道路，可以稱之為3.0階段。企業(yè)通過選擇一個(gè)TMC，用TMC提供的APP與企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)打通，這基本上是不少企業(yè)的運(yùn)行現(xiàn)狀。

隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，企業(yè)和整個(gè)商旅行業(yè)的動態(tài)發(fā)展，會進(jìn)入到4.0階段，即企業(yè)通過自建或者選用第三方的商旅管理平臺，去連接一家或者多家TMC等相關(guān)資源，并與內(nèi)部管理系統(tǒng)深入打通和融合，解決企業(yè)在管控、合規(guī)、協(xié)同、效率等商旅管理現(xiàn)存的難題。

事實(shí)上，商旅管理只是企業(yè)大支出管理的一小部分，企業(yè)應(yīng)該站在運(yùn)營的角度、更高的維度看待商旅管理，商旅管理的數(shù)字化一定會從另一個(gè)維度促進(jìn)或融入到企業(yè)全面支出管理的大平臺，通過數(shù)字化升級提高企業(yè)運(yùn)營效率?，F(xiàn)在的差旅管理主要面臨三個(gè)問題：

第一，TMC是我們供應(yīng)商。但在不同階段或不同行業(yè)，企業(yè)對TMC的要求是不一樣的。如果前期對這個(gè)供應(yīng)商的服務(wù)與企業(yè)需求的結(jié)合度沒有非常深入的了解，有可能會導(dǎo)致已經(jīng)選擇的TMC服務(wù)商與最初的期待完全不一樣而陷入被動。比如透明度存在問題，在流程上沒有提高效率，在財(cái)務(wù)層面又會出現(xiàn)不同的問題，頻繁發(fā)生停用的狀態(tài)。

其實(shí)企業(yè)是有一個(gè)很成熟的、供應(yīng)商全生命周期的管理評價(jià)體系的，從供應(yīng)商的選擇、評價(jià)、準(zhǔn)入、交易后評價(jià)等一套完整的評估體系。如果這個(gè)供應(yīng)商不合規(guī)馬上換掉，我們的平臺就具備這樣的能力能夠快速更換供應(yīng)商，在一個(gè)品類里面尋找多家供應(yīng)商，讓員工選擇一個(gè)最優(yōu)秀的服務(wù)商的產(chǎn)品來給我們提供服務(wù)。但很多企業(yè)，在差旅管理里面沒有引入供應(yīng)商管理的概念;

第二，差旅服務(wù)的業(yè)務(wù)過度依賴了TMC提供的系統(tǒng)，導(dǎo)致更換供應(yīng)商的成本很高。一旦供應(yīng)商服務(wù)跟不上，導(dǎo)致整個(gè)服務(wù)就丟掉了;

第三，TMC的服務(wù)只能解決商旅管理的一部分，但是企業(yè)的需求非常復(fù)雜。把合規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)放上在TMC平臺上相對容易，但要把預(yù)算也放在里面會很痛苦，因?yàn)楦搪糜嘘P(guān)的預(yù)算可能包含商旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會議費(fèi)，預(yù)算項(xiàng)目里面還有非常多的其它支出，很難在商旅平臺上做全面管控。

這些痛點(diǎn)其實(shí)與企業(yè)全面支出的痛點(diǎn)是相通的。企業(yè)的支出管理包括從采購、商旅到費(fèi)用開銷，是一個(gè)全面的、完整的開支管理信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的費(fèi)用管控發(fā)起部門主要是財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部門在設(shè)計(jì)流程的時(shí)候是與交易分離的，不管交易的過程，只管拿到發(fā)票之后的報(bào)銷和交易開始之前的預(yù)算管控、預(yù)算申請。很多為了管控而管控的流程，對效率的抹殺非常嚴(yán)重。

元年科技服務(wù)過20萬人規(guī)模、全國最大的保險(xiǎn)公司里就有一個(gè)集團(tuán)級的費(fèi)用管控系統(tǒng)。員工要出差，先在費(fèi)用管控系統(tǒng)里面申請，然后逐級審批。我們知道一個(gè)保險(xiǎn)公司最細(xì)的經(jīng)營機(jī)構(gòu)到了鎮(zhèn)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的業(yè)務(wù)員要出差、報(bào)銷費(fèi)用的時(shí)候要逐級一層層批到地市級、省級分公司，至少五六個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字才能完成這個(gè)流程。從申請到借款到報(bào)銷一遍流程走下來，出差要提前兩個(gè)月安排。這樣的話沒有辦法快速響應(yīng)客戶和市場的需求。

對賬、結(jié)算、開票、付款是一個(gè)非常折磨人的過程，不管對于采購部門、行政部門還是財(cái)務(wù)部門都是非常痛苦的過程。我們往往上一個(gè)系統(tǒng)只解決了一個(gè)部門級局部的問題，沒有解決公司全鏈條閉環(huán)的問題。因此，企業(yè)的支出管理數(shù)字化必須做好四件事情：

第一，整合資源。必須把供應(yīng)商的商品、的服務(wù)直接鏈接到管理平臺里面，讓員工能看到、選到。所有資源都經(jīng)過采購、行政部門的合規(guī)確認(rèn)的，所有員工能夠直接選擇使用這些服務(wù)，而不需要經(jīng)過煩瑣的審計(jì)和申請，只要有預(yù)算、合規(guī)，符合公司戰(zhàn)略支持的，都可以暢通無阻地使用這些資源。

第二，提升體驗(yàn)。員工的用戶體驗(yàn)，管理部門的用戶體驗(yàn)都要人性化。

第三，優(yōu)化流程。把為了管控而管控的流程，通過機(jī)器學(xué)習(xí)、算法規(guī)則，融入到服務(wù)當(dāng)中去，讓員工感受不到有降低效率的管控流程的存在。

第四，分析數(shù)據(jù)。把流程交易的數(shù)據(jù)、管理的數(shù)據(jù)透明實(shí)時(shí)寫入財(cái)務(wù)核算的數(shù)據(jù)庫里面，寫入面向數(shù)據(jù)分析的倉庫里面，支撐后面對交易行為的分析，對于成本的分析和管理。把方方面面的數(shù)據(jù)沉淀下來，作為深入了解、洞察企業(yè)所有消費(fèi)行為特征的基礎(chǔ)，找到降低成本、提高效率更有效的方法。

上述四項(xiàng)工作體現(xiàn)了兩個(gè)思想。第一，企業(yè)要建立和供應(yīng)商交易結(jié)算流程的協(xié)同平臺。也就是說，把企業(yè)管理延伸到交易端，把管理重點(diǎn)不是放在交易沒發(fā)生之前的申請，而是放在交易發(fā)生過程當(dāng)中的各種管理。把事后管理延伸到事前管理。第二，通過統(tǒng)一的企業(yè)級預(yù)算管控引擎、合規(guī)性控制引擎、流程管控引擎解決支出管理，涵蓋從采購、商旅到費(fèi)用方方面面的全面管理。

商旅共享納入業(yè)財(cái)融合大框架中

商旅管理在最近幾年呈現(xiàn)出了非常有明顯的特征，就是與財(cái)務(wù)共享中心的整合。我們在幫助很多頭部大型企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心的時(shí)候，很多財(cái)務(wù)總監(jiān)會在項(xiàng)目的第一階段或者說最晚在第二階段考慮把商旅管理納入到財(cái)務(wù)共享中間的建設(shè)當(dāng)中。因?yàn)樯搪霉芾韺ζ髽I(yè)財(cái)務(wù)來說也是一個(gè)痛點(diǎn)。

以今年1月份上線的某集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心為例，在項(xiàng)目第一期里就整合了商旅資源，把商旅平臺納入到財(cái)務(wù)共享全流程體系里面。從幾個(gè)數(shù)字就可以看出為什么這么安排了。集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心每個(gè)月處理的發(fā)票數(shù)量是4萬張，不含差旅發(fā)票。一年差旅費(fèi)用大概一個(gè)億，如果折算成發(fā)票數(shù)量，占到整個(gè)發(fā)票處理量的30%。集團(tuán)的年收入200多億，如果不采用財(cái)務(wù)共享平臺，為了不到1%的成本要付出30%的管理成本，效率低下，非常不劃算。所以財(cái)務(wù)總監(jiān)提出要求一定要商旅數(shù)字化，這樣很多問題就可以迎刃而解了：

第一，打通合規(guī)性、預(yù)算管控以及對賬、支付全流程。

IT能力建設(shè)的時(shí)候總會遇到各方面的挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)商旅管理一定要做商旅共享，一定是集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心或者全面共享中心里面的一個(gè)重要分支，是提高效率、深入管控的一個(gè)有效的手段。財(cái)務(wù)部門掌握預(yù)算，非常清楚建立商旅平臺的價(jià)值，因此由財(cái)務(wù)牽頭建立商旅管理平臺比較順暢。而行政部門牽頭做這件事情可能因?yàn)闆]有預(yù)算而要求TMC提供免費(fèi)服務(wù)，那TMC的日子就會很慘。

我們幫集團(tuán)測算過，單張發(fā)票的處理成本100元。一張發(fā)票從供應(yīng)商獲取回來，員工整理、貼票，郵寄到共享中心，一堆領(lǐng)導(dǎo)花時(shí)間批，財(cái)務(wù)各種審，通過系統(tǒng)存放數(shù)據(jù)，全部流程下來，一張發(fā)票的成本在100塊錢，一個(gè)月幾萬張發(fā)票是什么概念就非常清楚了。

還有一個(gè)重要問題。我們的財(cái)務(wù)人員在發(fā)票上面花了這么多成本，因?yàn)橄到y(tǒng)沒有關(guān)聯(lián)到交易，所以只能知道員工提交上來的發(fā)票是不是真的，至于背后的交易有沒有真的發(fā)生，完全沒有判斷，花了這么大的成本沒有根本解決成本管控的問題。而通過一站式企業(yè)支出管理數(shù)字化平臺，費(fèi)用管理的效率會大幅提高。2013年，我們推出云快報(bào)互聯(lián)網(wǎng)平臺的時(shí)候，就倡導(dǎo)一個(gè)理念叫做“消滅報(bào)銷”，還有一個(gè)更可怕的目標(biāo)是“消滅會計(jì)”。全面數(shù)字化以后，發(fā)現(xiàn)訂單在系統(tǒng)里面，合同在系統(tǒng)里面，發(fā)票是也在系統(tǒng)里面，財(cái)務(wù)的校驗(yàn)、記賬由機(jī)器自動完成，這就是數(shù)字化帶給我們的重要價(jià)值。

第二，在業(yè)態(tài)模式上有一些變化。

我們給企業(yè)建一連串的像“插線板”一樣的平臺。不管差旅申請的管理還是管控方式，審批流程、對賬、開票等流程企業(yè)都有自己的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，而且這些數(shù)據(jù)企業(yè)不希望放在云端，要在自己家里做私有化部署。

另外一端是供應(yīng)商資源的接入，類似接線板一樣，把商旅資源對接進(jìn)來，比如與TMC、滴滴、火車票、餐飲、快遞對接，與所有行政類采購對接等等，所有接口都是標(biāo)準(zhǔn)化的。只要符合企業(yè)平臺標(biāo)準(zhǔn)，就可以隨時(shí)在系統(tǒng)里面進(jìn)行插拔，可以通過API把商品納入進(jìn)來，形成協(xié)同平臺。很多企業(yè)有很強(qiáng)的IT能力可以自己開發(fā)，沒有IT能力就借助第三方構(gòu)建第三方的數(shù)字平臺。

這樣，企業(yè)端重點(diǎn)是建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程，建立控制規(guī)則，平臺方提供的是產(chǎn)品跟社會化資源提供方打通接口。商旅資源的提供方可以更專注于資源整合，不用把精力花到跟企業(yè)內(nèi)部流程打通上面。

第三是共享應(yīng)用。

就是讓集團(tuán)內(nèi)部的分、子公司都可以使用。同時(shí)，把好的區(qū)域性商旅資源集合起來，讓全集團(tuán)使用。通過共享平臺的工廠化、集約化模式統(tǒng)一結(jié)算，降低成本、提高透明度。

元年科技在共享領(lǐng)域已經(jīng)專注深耕了20年，涵蓋業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和稅務(wù)的共享，是一個(gè)完整閉環(huán)的解決方案。通過互聯(lián)網(wǎng)方式打通交易平臺，在私有云完成內(nèi)部流程的管理，在公有云上供應(yīng)商來協(xié)同，讓員工的體驗(yàn)更高，跟供應(yīng)商協(xié)同的效率更高，結(jié)算的速度更快。給企業(yè)行政、采購、領(lǐng)導(dǎo)和普通員工提供個(gè)性化體驗(yàn)以及大數(shù)據(jù)分析能力。

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