Columbia China 醫(yī)療集團：以需求為導向，實現(xiàn)異地協(xié)同管控

用OA平臺來把資源協(xié)同起來，業(yè)務覆蓋起來，用流程管住業(yè)務，用整合來實現(xiàn)高效協(xié)作與有效控制。這是Columbia China 醫(yī)療集團OA系統(tǒng)建設的目標。如今，在系統(tǒng)上線應用近6個月的時間，集團不僅通過流程規(guī)范實現(xiàn)了“管辦分離”，更是搭建起異地協(xié)作管控的橋梁，集團總部和分支機構一起踏上了協(xié)同辦公的快車道。

以需求為導向，以協(xié)同為目標

作為一家美資私營醫(yī)療投資機構，Columbia China 醫(yī)療集團將醫(yī)療與養(yǎng)老服務相結合，打造了集醫(yī)院、診所、養(yǎng)老院三位一體的服務模式，并在上海、無錫、嘉興、常州和寧波等城市管理及創(chuàng)建多家醫(yī)院及養(yǎng)老康復機構。

在日常行政辦公方面，Columbia China 醫(yī)療集團一直沿用紙質審批方式，效率比較低。尤其是一些員工在國外，對移動端辦公的需求也日益強烈。隨著集團異地業(yè)務項目的逐步開展，Columbia China 醫(yī)療集團迫切需要一套統(tǒng)一的、符合自身特點的內部OA系統(tǒng)，來實現(xiàn)集團管理中的流程電子化、信息共享化、辦公移動化、業(yè)務協(xié)同化，并希望讓部分流程與ERP系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)務閉環(huán)管理，最終達到實現(xiàn)異地協(xié)同整合，提高運營效率的目的。

經(jīng)過一番考察和甄選，Columbia China 醫(yī)療集團最終選擇了萬戶網(wǎng)絡ezOFFICE協(xié)同平臺作為集團異地機構管理、內部協(xié)作與內控的管理工具?！拔覀兿Ｍ献鲝S商能與我們企業(yè)一起成長，能夠匹配集團在發(fā)展過程中不同階段、不同層次的管理需求。”在選型過程中，萬戶網(wǎng)絡不僅圍繞Columbia China 醫(yī)療集團的需求量身定制解決方案，而且還為后續(xù)二期項目要實現(xiàn)的功能做了規(guī)劃部署，最終贏得了信賴，雙方順利牽手。

點-線-面結合，推進流程建設

從2017年初啟動一期項目，到年中完成驗收，Columbia China 醫(yī)療集團差不多歷時半年時間，實現(xiàn)了集團協(xié)同OA的部署，整個過程比較順暢，這主要得益于集團業(yè)務流程梳理較為順利，并保證是可操作可管控的，這為成功實施打下了良好的基礎。

在流程建設中，Columbia China 醫(yī)療集團制定了嚴格的實施計劃，對每個部門的關鍵流程做了詳盡的調研，擬出了實施的重點和相關的一整套輔助調研材料和報告。比如對于報銷、請假、財務審批、采購、用印、合同等核心流程，項目組仔細梳理流程的節(jié)點，并把重要的分支條件都一一做了明確。核心流程全部設計好后，集團安排了各核心流程的關鍵人物做了培訓和試用，并及時把反饋的意見快速調整到實施過程中。通過把流程中各個不透明的點串成線，組成面，最終實現(xiàn)流程間的無縫連接，使組織形成一個整體運作。

此外，為了保障OA系統(tǒng)的持續(xù)推廣和廣泛應用，Columbia China 醫(yī)療集團還加強系統(tǒng)培訓，并安排專業(yè)人員維護系統(tǒng)。在應用中，遇到使用問題隨時解決，優(yōu)化調整，上線后取消所有的原有紙質審批單。由于電子化的流程相比紙質審批效率提升很高，所以系統(tǒng)的推廣十分順利，員工用起來并不抵觸，使用滿意度頗高。

實現(xiàn)管辦分離，異地整合

協(xié)同OA為集團帶來了人事行政管理、資產(chǎn)管理、印章管理、證照管理、合同管理、采購管理、財務管理等全方位的流程審批，同時實現(xiàn)了辦公門戶的統(tǒng)一，以及與ERP等業(yè)務系統(tǒng)的集成。自一期項目上線以來，萬戶OA已經(jīng)在Columbia China 醫(yī)療集團運行了近半年的時間，協(xié)同管理價值也逐漸凸顯。

首先，協(xié)同平臺的應用實現(xiàn)了“管辦分離”?！肮堋敝腹芾聿块T，管理人員，“辦”指具體辦事部門及員工，負責嚴格按照標準規(guī)范執(zhí)行落實?！肮苻k分離”也就是說實現(xiàn)審批、管理，承辦、使用要分開，不能既是裁判員又是運動員，這樣才能把事情辦好。在Columbia China 醫(yī)療集團的協(xié)同辦公應用中，集團蓋過哪些章，用過哪些印，一枚公章用了多少次，蓋過哪些文件，都可以在系統(tǒng)內追溯查詢。管理層可以通過數(shù)據(jù)報表查看結果，部門員工按流程規(guī)范執(zhí)行落實，大大提高了辦公的效率。

其次，實現(xiàn)了合同管理的閉環(huán)。通過OA平臺，Columbia China 醫(yī)療集團完成了合同用印閉環(huán)管理，對合同準備、簽訂、審批流程、審查、用印申請、合同歸檔的全生命周期管理。該流程協(xié)同合同管理鏈條上的各個部門，打破時間、空間限制實時監(jiān)控合同過程，充分規(guī)避企業(yè)業(yè)務中的人為因素，利用審批流管理實現(xiàn)規(guī)范高效的合同事務處理。

第三，通過與微信對接，快速實現(xiàn)了移動化辦公。一些海外員工，只要打開手機微信，就可以實時收到來自內網(wǎng)辦公系統(tǒng)的新聞、通知公告、待辦事項等信息，并可以進行流程審批，郵件收發(fā)，移動端與電腦端信息互動同步。由于微信的接受程度高，系統(tǒng)上線后廣受歡迎，員工的工作效率明顯提升。

信息化建設是一個持續(xù)的過程，對于Columbia China 醫(yī)療集團來講，一期項目主要是集團協(xié)同辦公建設為主，二期則會推廣到下屬醫(yī)院、診所及養(yǎng)老院，以業(yè)務集成為核心，實現(xiàn)異地協(xié)同管控。Columbia China 醫(yī)療集團表示，“當前的集團協(xié)同建設還是以需求為導向，需求到哪里，信息化跟到哪里。我們希望能夠與萬戶網(wǎng)絡長期合作，共同面對不斷變化的IT需求?！?/p>

（該稿件由記者采訪Columbia China 醫(yī)療集團信息部經(jīng)理戴鐘瑋整理而成）

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