項(xiàng)目管理,作為現(xiàn)代管理術(shù)語(yǔ),可能不為很多人知曉。但是,在我們身邊可是無(wú)處不在。在中國(guó)古代不乏項(xiàng)目管理的成功例子,如:京杭大運(yùn)河、萬(wàn)里長(zhǎng)城、都江堰,上至國(guó)家遷都故宮營(yíng)建,下至百姓賑災(zāi)糧草調(diào)運(yùn),這些工程里面都閃耀著項(xiàng)目管理思想的智慧光芒。
項(xiàng)目管理發(fā)展到今天,融入了許多的管理理念,一個(gè)項(xiàng)目的管理,涵蓋了項(xiàng)目范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理、集成管理、項(xiàng)目干系人管理等等內(nèi)容,更有多種項(xiàng)目管理工具和形式,那么作為項(xiàng)目管理者,打蛇要打七寸,抓住項(xiàng)目管理的核心三大要素,方能知己知彼百戰(zhàn)百勝。
如果把項(xiàng)目管理比作一個(gè)等邊三角形,在各個(gè)邊上的就是時(shí)間、質(zhì)量、成本。我們會(huì)看到,任何一方的移動(dòng)必定帶動(dòng)其他的變形。這個(gè)三角形中間又是什么呢?是范圍管理,也就是項(xiàng)目范圍,這個(gè)三角也就是我們常說(shuō)的“項(xiàng)目管理三角形”。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō),都希望項(xiàng)目完成得又快又好成本又低,可是這三個(gè)要素是彼此互斥的,不容易實(shí)現(xiàn)。
而且,在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)行中,常常會(huì)出現(xiàn)由于工期緊,隨便湊合;超支,砍項(xiàng)目?jī)?nèi)容;資源人手不足,拖延誤工,導(dǎo)致“豆腐渣”工程的狀況出現(xiàn)。能夠完美做到以上三個(gè)要素兼得的項(xiàng)目,少之又少。
那么,如何平衡時(shí)間、成本、質(zhì)量三要素之間的關(guān)系呢?如何實(shí)現(xiàn)魚(yú)與熊掌兼得呢?首先,我們可以從以下著手解決,判斷項(xiàng)目的時(shí)間、質(zhì)量和成本:
判斷項(xiàng)目不僅是好壞之分,更多的是是否適合企業(yè)。接受項(xiàng)目的根本就是讓企業(yè)盈利,增加收入,減少成本支出,加強(qiáng)企業(yè)服務(wù)與擴(kuò)大業(yè)務(wù)發(fā)展,如果項(xiàng)目不能做到以上,那么項(xiàng)目就無(wú)需開(kāi)始,浪費(fèi)彼此的時(shí)間和成本,否則就是好項(xiàng)目,“無(wú)論黑貓白貓,抓到老鼠的就是好貓”說(shuō)的就是這個(gè)道理。
其次,項(xiàng)目管理者要懂得控制項(xiàng)目時(shí)間。項(xiàng)目時(shí)間就是項(xiàng)目的生命,時(shí)間縮短,工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容無(wú)法及時(shí)落實(shí),導(dǎo)致質(zhì)量問(wèn)題,時(shí)間延長(zhǎng),則導(dǎo)致項(xiàng)目成本上漲。因此,僅僅的把握項(xiàng)目時(shí)間,是體現(xiàn)項(xiàng)目管理者的重要能力之一。項(xiàng)目管理者切忌用歷史數(shù)據(jù)或經(jīng)驗(yàn)影響自己的預(yù)測(cè)跟判斷,更應(yīng)結(jié)合理論與實(shí)踐,判斷項(xiàng)目的實(shí)際情況。
尤其到執(zhí)行的階段,項(xiàng)目管理者最后把一個(gè)項(xiàng)目分為不同的階段來(lái)完成,根絕每個(gè)階段的不同重點(diǎn)和資源分配情況來(lái)作為完工預(yù)測(cè),盡量把工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容細(xì)分,做好周詳?shù)挠?jì)劃和分析,細(xì)分的程度越高,預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性就越高,項(xiàng)目的完成度就會(huì)越高。當(dāng)然,不排除意外情況的出現(xiàn),這時(shí)候,項(xiàng)目管理者就需要權(quán)衡時(shí)間、質(zhì)量、成本三大要素,在盡量短的時(shí)間內(nèi),集結(jié)好對(duì)應(yīng)的資源,盡快解決問(wèn)題,方能保證項(xiàng)目的整體進(jìn)度。
最后,項(xiàng)目成本也是需要關(guān)注的重點(diǎn)。在現(xiàn)今的理念里面,低成本不意味著低質(zhì)量,而是指高性?xún)r(jià)比,用合適的價(jià)錢(qián)買(mǎi)到優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品,不浪費(fèi)每一分錢(qián),把錢(qián)用在刀刃上。如果要把整體項(xiàng)目成本降低,就要在每個(gè)項(xiàng)目的細(xì)節(jié)上下功夫,最后才能在項(xiàng)目的整體成本上有所體現(xiàn)。
但是,在實(shí)際的操作中,實(shí)際的支出都是會(huì)超過(guò)預(yù)算的,拿在什么預(yù)算的范圍里面才算正常的呢?一般來(lái)說(shuō),如果實(shí)際的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差別在30%以?xún)?nèi),是能接受的范圍;超過(guò)30%,則表明項(xiàng)目的預(yù)算有問(wèn)題。項(xiàng)目管理者在預(yù)算方面遭受的壓力相應(yīng)的較大,因此,我們?cè)卺槍?duì)項(xiàng)目做預(yù)算的時(shí)候,必須要面對(duì)現(xiàn)實(shí)與市場(chǎng)實(shí)際情況,而且一定要掌握一個(gè)原則—項(xiàng)目的“漲價(jià)”必不可少,做預(yù)算時(shí)打出點(diǎn)富余才是正道。
其間,時(shí)間、成本、質(zhì)量這三個(gè)要素互相制約,找準(zhǔn)一個(gè)平衡點(diǎn),才能讓三者平衡。很多時(shí)候,由于外在和內(nèi)在的壓力,取舍是免不了的。
8Manage PPM(項(xiàng)目管理系統(tǒng))系統(tǒng)的研發(fā)沿用現(xiàn)代先進(jìn)的項(xiàng)目管理理念,對(duì)于項(xiàng)目管理中的核心三大要素在系統(tǒng)中有著重要的功能體現(xiàn),如:時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理。除此之外,更有范圍管理、費(fèi)用管理、溝通管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理、綜合管理等功能,支持整個(gè)項(xiàng)目流程的計(jì)劃、執(zhí)行等整個(gè)流程的進(jìn)行。
在時(shí)間管理上,8Manage項(xiàng)目管理系統(tǒng)能自動(dòng)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)與可交付成果的時(shí)間與進(jìn)度。層層的結(jié)果和情況自動(dòng)匯總,逾期則會(huì)通過(guò)紅燈提示,發(fā)送給相關(guān)的負(fù)責(zé)人,及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目情況。而且對(duì)于管理者的時(shí)間把握特別高效,可時(shí)刻跟蹤原計(jì)劃時(shí)間,最新的計(jì)劃時(shí)間與實(shí)際完成時(shí)間,還會(huì)自動(dòng)跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃的多個(gè)基線,保證整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。
在成本管理上,8Manage 項(xiàng)目管理系統(tǒng)可提供完整的財(cái)務(wù)管理,覆蓋了部門(mén)、組合、合約和項(xiàng)目。它可以支持預(yù)算計(jì)劃與跟蹤、采購(gòu)訂單和支付管理、固定資產(chǎn)和庫(kù)存管理、合同核算和損益管理、部門(mén)核算和損益管理、開(kāi)具發(fā)票和應(yīng)收賬款管理、項(xiàng)目核算和損益管理、項(xiàng)目組合核算和損益管理等。不同于一般的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財(cái)務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬,8Manage 項(xiàng)目管理系統(tǒng)更專(zhuān)注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價(jià)及交易期間所需的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)字,讓數(shù)據(jù)及時(shí)且一目了然。
在質(zhì)量管理上,8Manage 項(xiàng)目管理軟件在系統(tǒng)中提供全面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估功能,幫助項(xiàng)目經(jīng)理有效地制定質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn),計(jì)算質(zhì)量偏差和管理最終可交付成果的質(zhì)量。同時(shí),8Manage 項(xiàng)目管理系統(tǒng)支持項(xiàng)目經(jīng)理在可交付成果生成和最終確定兩個(gè)階段設(shè)置不同的檢查與審批規(guī)則以更好地控制項(xiàng)目可交付成果的質(zhì)量,其中現(xiàn)狀調(diào)查、項(xiàng)目?jī)x表盤(pán)通過(guò)展示現(xiàn)時(shí)的項(xiàng)目問(wèn)題和質(zhì)量問(wèn)題以及所有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)信息,質(zhì)量檢查與審批信息以及現(xiàn)狀調(diào)查信息,讓項(xiàng)目管理者通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析,能夠及時(shí)把握項(xiàng)目所出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題,進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和做出應(yīng)對(duì)措施。
8Manage 項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案具備項(xiàng)目管理所需的全面的功能,能夠平衡三大要素時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理的關(guān)系,實(shí)現(xiàn)三方的良好的運(yùn)作,確保項(xiàng)目的基本穩(wěn)定,同時(shí)還具備其他管理功能,通過(guò)所有的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新,極大地提高了信息的準(zhǔn)確率和傳遞效率,增加了項(xiàng)目績(jī)效的透明度和項(xiàng)目人員的責(zé)任心,為企業(yè)管理帶來(lái)巨大的效益。
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