加強費用內(nèi)控 鯨力商旅為上市企業(yè)打造精細化差旅管理

精細化管理正成為現(xiàn)代企業(yè)管理的選擇，包含規(guī)范化、精細化、個性化三個層面。這種管理理念也滲透到差旅管理領(lǐng)域，在企業(yè)對成本、效率更加敏感的當下，企業(yè)對差旅管理也提出了精細化的要求。國內(nèi)領(lǐng)先的差旅管理方案提供商鯨力商旅通過將大數(shù)據(jù)、智能算法應(yīng)用于差旅管理中，為知名上市科技公司上線智慧化差旅管理方案，讓精細化管理深入到企業(yè)差旅的每一個環(huán)節(jié)，營造了降本增效、更具靈活性的差旅管理平臺。

項目背景：年年攀升的差旅費用

本次上線客戶是已上市的中國高科技企業(yè)，總部設(shè)在北京，在成都、廣州、上海、杭州、南京等地設(shè)有分支機構(gòu)和研發(fā)中心，作為中國重點軟件企業(yè)，提供的軟件方案和服務(wù)涉及IP、VoIP、寬帶、無線等技術(shù)領(lǐng)域。該公司的差旅支出月均百萬，主要差旅管控方式為員工在OA系統(tǒng)提交出差申請，員工到指定代理商預訂機票酒店，代理商和公司結(jié)算。此外，員工出差城市補助、交通等費用均需要員工先行墊付，完成出差后整理發(fā)票提交給行政處理報銷。全部預訂行為均為員工自助預訂，經(jīng)常出現(xiàn)機票全價預訂、緊急預訂、多訂等現(xiàn)象，差旅費用居高不下，報銷集中且效率低下。

由于預訂渠道多樣，大多時候客戶只能事后審視出差數(shù)據(jù)，公司領(lǐng)導和財務(wù)缺乏有效的手段管控年年攀升的差旅費用。所以公司希望能夠有一個線上平臺，能夠一次性解決機票、火車票及酒店、租車的預訂和墊資，并按照企業(yè)的各項差旅制度限制員工的預訂行為，在員工超標時重新觸發(fā)審批。

經(jīng)過差旅解決方案的招標，客戶選擇了鯨力商旅。鯨力商旅基于一站式差旅平臺，通過審批對接、訂單對接、對賬對接等開發(fā)，在客戶OA系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行少量定制開發(fā)后，為該客戶實現(xiàn)了一站式差旅預訂和精細化費用管控。

鯨力商旅帶來精細化預算管控

在充分了解客戶差旅需求后，鯨力商旅提出了一整套差旅政策方案，通過差旅政策配置、審批流管理、供應(yīng)商管理、報銷管理、費用及預算管理、數(shù)據(jù)報表等產(chǎn)品模塊的完善，不僅滿足員工一站式預訂、差旅經(jīng)理管控公司差旅制度執(zhí)行、領(lǐng)導根據(jù)差旅報告調(diào)整出差計劃等需求，還實現(xiàn)了客戶原有差旅代理商和鯨力平臺推薦的供應(yīng)商同臺競價的功能，進一步完善了供應(yīng)鏈。

鯨力商旅從以下多層面的實施為客戶帶來了精細化管控：

1、個性化差旅標準實現(xiàn)預算合理化

鯨力商旅差旅咨詢服務(wù)團隊充分了解企業(yè)差旅制度后，幫助客戶實現(xiàn)了差旅預算標準的優(yōu)化。客戶原有一套差旅標準基于崗位級別、城市來制定出差預算，鯨力商旅基于大數(shù)據(jù)與智能算法，依據(jù)出差時間、城市、城區(qū)，對接多家供應(yīng)商實時價格，為員工出差提供個性化預算標準(即“鯨準預算”)。員工每次出差預算更加合理，避免淡旺季價格彈性大、員工預訂超標等問題。員工實際出行消費金額若低于標準，企業(yè)在行程結(jié)束后給予員工一定比例的節(jié)省獎勵，激發(fā)員工主動節(jié)省的意識，達到企業(yè)和員工雙贏的效果。

2、打通審批、預訂、報銷流程形成完整數(shù)據(jù)報告

通過鯨力商旅云平臺和客戶OA系統(tǒng)的對接，員工在完成審批后，可跳轉(zhuǎn)到鯨力平臺即時預訂或行程完成后提交票據(jù)報銷，預訂單和票據(jù)和出差申請相關(guān)聯(lián)，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，所有審批流程實現(xiàn)在線處理、相關(guān)票據(jù)關(guān)聯(lián)查看。所有員工都能實現(xiàn)隨時隨地預訂和票據(jù)報銷，財務(wù)和管理人員可獲得多維度的數(shù)據(jù)報告，作為差旅管理優(yōu)化的依據(jù)。

3、建設(shè)供應(yīng)鏈提供最優(yōu)資源

鯨力平臺為客戶接入原有供應(yīng)商，并推薦了鯨力平臺其他優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，使員工預訂時能得到最優(yōu)資源。鯨力還定期將員工的預訂偏好、競價排名、服務(wù)質(zhì)量呈現(xiàn)到企業(yè)差旅報告中，作為客戶年度審查差旅供應(yīng)商的重要依據(jù)。

此外，鯨力還提供了保險、租車等其它差旅產(chǎn)品的在線預訂，實現(xiàn)了企業(yè)小交通及相關(guān)差旅支出的企業(yè)支付統(tǒng)一結(jié)算，滿足了企業(yè)差旅透明化的深層需求。

基于以上實施，通過幾個月的使用，該企業(yè)客戶差旅支出費用同比減低約11%，員工緊急預訂率(當天預訂)同比下降38%?？蛻魴C票、酒店、火車票、租車等差旅支出僅需要和鯨力平臺統(tǒng)一結(jié)算，大大減輕財務(wù)人員的工作量。每月鯨力商旅向客戶管理層和差旅經(jīng)理提供的差旅報告，數(shù)據(jù)完整，分析維度多樣，輔助企業(yè)管理決策，受到客戶好評，并推廣到客戶的下屬子公司和關(guān)聯(lián)企業(yè)?？蛻粲捎诓扇×?ldquo;鯨準預算”，已向員工發(fā)放節(jié)省獎勵約40000余元，逐漸建立了員工主動節(jié)約差旅費用的風氣。鯨力商旅倡導打造的精細化差旅管理并非是對于企業(yè)管理和員工出行的僵化束縛，而是通過大數(shù)據(jù)、深度學習等技術(shù)的應(yīng)用，為客戶帶來智能化的科學管理方法，真正實現(xiàn)“在員工出行體驗與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。

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