當(dāng)“寒冬期”來(lái)臨，企業(yè)如何判斷差旅支出的合理性？

差旅是企業(yè)除人力支出的第二大可控成本，面對(duì)可能到來(lái)的市場(chǎng)“寒冬期”，企業(yè)必須向管理要效益，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)差旅支出的嚴(yán)格管控，可帶來(lái)企業(yè)成本的巨大節(jié)省。但是目前很多企業(yè)缺乏良好的評(píng)估指標(biāo)，導(dǎo)致對(duì)于差旅支出的分析結(jié)論不足，不利于企業(yè)管理的優(yōu)化。差旅支出評(píng)估首先需要設(shè)定總體目標(biāo)，是減少總支出，降低平均旅行成本，還是提高員工滿意度，然后接下來(lái)設(shè)定具體的評(píng)估指標(biāo)，來(lái)對(duì)差旅支出進(jìn)行考量，跟蹤目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)完成。

　　差旅支出有哪些主要評(píng)估指標(biāo)

一、基本差旅指標(biāo)

1、差旅總支出：按日期，地區(qū)或部門支付的差旅費(fèi)用金額。

總支出回答了管理者想要了解的基本問(wèn)題：花了多少錢?還需要思考這個(gè)問(wèn)題背后的內(nèi)容：

一，差旅費(fèi)用包括哪些支出：通常包括航班、酒店、租車，還可能包括補(bǔ)助，客戶招待費(fèi)或會(huì)議費(fèi)。對(duì)于差旅費(fèi)用沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)則，但需要保持一致的定義。

二，差旅支出背后有什么變化?如果差旅支出增加，有可能是因?yàn)閱T工更頻繁的出行，或者前往差旅費(fèi)用更高的目的地，或者因?yàn)閱T工做出成本意識(shí)較低的決策。在判斷差旅政策時(shí)，了解總支出只是一個(gè)開(kāi)始。

2、平均差旅費(fèi)用：等于差旅總支出除以差旅次數(shù)。

平均差旅費(fèi)用是衡量差旅支出的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，但也要考慮企業(yè)之間的差異，如大型企業(yè)與中小型企業(yè)因?yàn)椴盥昧坎煌@得的不同折扣。因此，企業(yè)在衡量時(shí)既要與企業(yè)歷史數(shù)據(jù)對(duì)比，也需要與市場(chǎng)大數(shù)據(jù)進(jìn)行同類對(duì)比。

二、差旅行為指標(biāo)

企業(yè)差旅費(fèi)用取決于員工在差旅過(guò)程中的各種選擇，包括選擇的航空公司和酒店，預(yù)訂的天數(shù)，甚至通過(guò)網(wǎng)絡(luò)溝通來(lái)避免不必要旅行的頻率。這些選擇體現(xiàn)了員工的差旅需求和差旅政策的合理性。

1、供應(yīng)商預(yù)訂合規(guī)率：?jiǎn)T工使用不合規(guī)供應(yīng)商預(yù)訂費(fèi)用的百分比。

設(shè)立固定的差旅供應(yīng)商，可以為企業(yè)帶來(lái)成本降低并保證差旅質(zhì)量。但是，高遵守率本身并不是目的。如果員工不樂(lè)意選擇公司規(guī)定的供應(yīng)商，則說(shuō)明公司提供的選擇不足，或者員工希望有更靈活的選擇，例如在差旅中選擇Airbnb來(lái)代替酒店。建議企業(yè)將管理需求和員工需求結(jié)合，制定靈活化的差旅政策，而不是必須強(qiáng)迫旅行者遵守固定的差旅標(biāo)準(zhǔn)和使用固定供應(yīng)商的嚴(yán)格政策。

2、機(jī)艙預(yù)訂違規(guī)率：購(gòu)買航空或火車票高于允許艙位占總費(fèi)用的百分比。

商務(wù)艙和頭等艙機(jī)票通常更貴，因此機(jī)艙違規(guī)率過(guò)高是差旅政策是否合理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。如果很多員工選擇不符合條件的高級(jí)票價(jià)，表明差旅政策并沒(méi)有傳達(dá)清楚，或者沒(méi)有充分滿足員工的需求。

3、平均提前預(yù)訂日期：員工提早進(jìn)行差旅預(yù)訂的天數(shù)。

機(jī)票通常越早預(yù)訂越便宜，因此鼓勵(lì)員工提早安排預(yù)訂可以節(jié)省費(fèi)用。有些企業(yè)要求提前預(yù)訂旅行，一兩周是常見(jiàn)的標(biāo)準(zhǔn)，不過(guò)預(yù)購(gòu)帶來(lái)的節(jié)省費(fèi)用是有限的，有時(shí)候機(jī)票臨近出差前預(yù)訂更低。此外如果差旅人員因?yàn)橛?jì)劃變化需要取消或更改旅行，還會(huì)造成損失。因此，公司還需要衡量差旅的重新預(yù)訂率。

　　大數(shù)據(jù)差旅管理幫助企業(yè)加強(qiáng)支出評(píng)估與管控

作為國(guó)內(nèi)的大數(shù)據(jù)差旅管理服務(wù)商，鯨力商旅可以幫助企業(yè)加強(qiáng)對(duì)差旅預(yù)算和政策的評(píng)估，有效控制差旅成本，提高差旅政策的合理性和靈活性，向更智慧化的一站式差旅管理進(jìn)行升級(jí)。

1、獲取差旅評(píng)估的數(shù)據(jù)：

很多企業(yè)無(wú)法進(jìn)行差旅評(píng)估是因?yàn)槿狈τ行У臄?shù)據(jù)支持。鯨力商旅的智慧化差旅管理平臺(tái)可以為企業(yè)在差旅評(píng)估上首先解決“數(shù)據(jù)獲取”問(wèn)題：

一，數(shù)據(jù)完整化：鯨力商旅可與企業(yè)客戶的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、TMC系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)從預(yù)訂申請(qǐng)到差旅報(bào)銷的全流程數(shù)據(jù)連通與透明化，讓財(cái)務(wù)管理者完整清晰的了解差旅開(kāi)支情況。

二，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)獲?。忽L力商旅通過(guò)在差旅管理中增加自動(dòng)化程度，減少人為介入帶來(lái)的失誤，減少紙質(zhì)記錄及票據(jù)的數(shù)量，推行自動(dòng)化差旅合規(guī)管理，讓差旅數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)獲取分析。

三，與市場(chǎng)大數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)對(duì)比：鯨力平臺(tái)一端對(duì)接企業(yè)OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，一端與眾多TMC對(duì)接，可以獲取多供應(yīng)商實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，通過(guò)市場(chǎng)大數(shù)據(jù)為企業(yè)提供數(shù)據(jù)對(duì)比參考。

2、提升差旅政策的靈活性：

在控制差旅支出的同時(shí)，必須滿足員工出行的個(gè)性化需求，不能采用完全僵化的差旅政策，否則無(wú)法避免違規(guī)現(xiàn)象。鯨力商旅在行業(yè)率先推出“鯨準(zhǔn)預(yù)算”，可幫助企業(yè)提升差旅預(yù)算的靈活性。員工只要輸入出差計(jì)劃，鯨力可基于企業(yè)出行大數(shù)據(jù)，獲取企業(yè)管理偏好、員工出行偏好，同時(shí)通過(guò)連接多供應(yīng)商實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，為員工的單次出行定制一個(gè)實(shí)時(shí)的、個(gè)性化的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)(即“鯨準(zhǔn)預(yù)算”)。

通過(guò)“鯨準(zhǔn)預(yù)算”的定制，企業(yè)擁有了合理的差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，員工也無(wú)需再受制于僵化的差旅政策與行程。企業(yè)還可以與鯨力共同設(shè)計(jì)員工節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)方案，一旦花費(fèi)低于預(yù)算，員工可以拿到一定比例的返現(xiàn)和禮品代金券，從而激發(fā)員工主動(dòng)節(jié)省差旅成本的熱情。

3、提供多維度差旅智能化報(bào)表：

鯨力商旅可為企業(yè)提供多維度差旅智能化報(bào)表，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)差旅管理的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。

一，成本中心分析：幫助企業(yè)按部門、項(xiàng)目生成差旅成本中心，管理者可結(jié)合成本中心實(shí)現(xiàn)成本責(zé)任考核。

二，實(shí)時(shí)在線數(shù)據(jù)看板：精確到當(dāng)天當(dāng)下的差旅數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成精確的差旅優(yōu)化報(bào)告，為企業(yè)生成差旅數(shù)據(jù)大地圖，讓企業(yè)對(duì)差旅支出和員工出差情況進(jìn)行實(shí)時(shí)全面掌控。

三，差旅綜合報(bào)告：鯨力可定期將員工的預(yù)訂偏好、競(jìng)價(jià)排名、服務(wù)質(zhì)量、差旅支出變化呈現(xiàn)到企業(yè)差旅報(bào)告中，作為年度審查差旅供應(yīng)商、調(diào)整差旅政策的重要依據(jù)。

　　圖一：按支出類別(如機(jī)票)進(jìn)行分析

　　圖二：部門支出分析

　　圖三：出差人分析

　　圖四：鯨力商旅可為企業(yè)生成差旅大地圖

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)需要挖掘差旅大數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，通過(guò)數(shù)據(jù)的評(píng)估和決策的智能化，提升企業(yè)的管理水平，從而能夠更好面對(duì)“寒冬”環(huán)境。鯨力商旅致力于為客戶帶來(lái)智能化的科學(xué)管理方法，真正實(shí)現(xiàn)“在員工出行體驗(yàn)與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。

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