8Manage 項目管理：怎樣才是最有效的任務(wù)分解法？

【導(dǎo)讀】工作結(jié)構(gòu)分解（WBS）作為項目管理的基礎(chǔ)，是項目管理者需要充分掌握的管理技能。如何才能高效準(zhǔn)確地細(xì)分項目目標(biāo)，形成一個簡明的工作結(jié)構(gòu)呢？如何確保在細(xì)分過程中的，平衡項目目標(biāo)過程和結(jié)果？項目任務(wù)單元是否能夠有效匯總達(dá)成項目最后目標(biāo)？

工作分解結(jié)構(gòu)（簡稱WBS），跟因素分解是同一個原理的管理概念，即把一個項目，按一定原則分解，項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日?；顒又校钡椒纸獠幌氯橹?，即：項目→任務(wù)→工作→日常活動。

開發(fā)WBS的丁斯莫爾曾指出：“需要一個整體觀念描繪出一條成功實施企業(yè)項目管理的道路，所有這些都是從WBS開始的?！?/p>

在項目分解的過程中，WBS處于計劃的中心，是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。把每一項項目內(nèi)容分解至小任務(wù)，然后逐個完成，從而完成大項目的最終目標(biāo)，從而推動整個項目的實施，這就是項目管理的基礎(chǔ)工具。

那么作為項目管理工作基礎(chǔ)的WBS，在日常是如何運營的呢？目前來說， 8Manage 項目管理系統(tǒng)WBS的應(yīng)用算是做得比較好的：

1、項目計劃與執(zhí)行緊密相連，通過數(shù)字規(guī)則鼓勵和實施最佳實踐

如果項目計劃與項目執(zhí)行不一致，就容易產(chǎn)生許多不必要的復(fù)雜問題。有別于傳統(tǒng)的進(jìn)度計劃，8Manage計劃和執(zhí)行是密不可分，動態(tài)實時同步更新。每一個項目有且只有一個當(dāng)前計劃，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況一目了然，團(tuán)隊成員可實時共享最新項目進(jìn)展情況。

此外，8Manage的項目技術(shù)團(tuán)隊根據(jù)多年管理實踐經(jīng)驗，設(shè)置企業(yè)管理數(shù)字規(guī)則——項目模板和規(guī)則控制，幫助項目團(tuán)隊把最佳實踐定義為標(biāo)準(zhǔn)流程，并允許項目團(tuán)隊在實際執(zhí)行過程中以鼓勵或強(qiáng)制的方式來規(guī)范執(zhí)行。在項目管理過程中，動態(tài)角度和靜態(tài)角度觀察是完全不同的。

因此，在項目執(zhí)行過程中，某些必要監(jiān)控過程卻沒有監(jiān)控，而某些次要過程卻在嚴(yán)格地監(jiān)控并放大，有些流程設(shè)置冗贅，有些流程又缺乏。這就需要根據(jù)現(xiàn)實情況進(jìn)行項目管理系統(tǒng)的規(guī)則調(diào)整，否則華而不實的功能，會導(dǎo)致文檔在閱讀和執(zhí)行困難。

8Manage 提供靈活且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋C(jī)制，幫助企業(yè)管理者快速調(diào)整規(guī)則，確保項目有效執(zhí)行。以上圖為例：一方面靜態(tài)展示每個項目的完整細(xì)節(jié)，如：合同和執(zhí)行部分；一方面通過項目動態(tài)推動，進(jìn)行頁面內(nèi)容展示，如：進(jìn)度圖、交付物驗收、評審和報告情況。這讓人們可同時從靜態(tài)與動態(tài)角度觀察事物，把握項目的全面信息，合理調(diào)整計劃，出色完成項目。

2、責(zé)任明晰，結(jié)果明確，與實際業(yè)務(wù)交互實時互連

在項目管理中，管理者和團(tuán)隊成員非常重視項目的責(zé)任及業(yè)務(wù)績效。8Manage WBS不僅分配工作任務(wù)，還清晰地標(biāo)的每個任務(wù)時間、負(fù)責(zé)人、執(zhí)行內(nèi)容、風(fēng)險等情況，并聯(lián)動實際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行考核和績效評價。

8Manage 幫助企業(yè)將項目工作進(jìn)行自然分解，并強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)責(zé)任與承諾。當(dāng)某團(tuán)隊成員更改其承諾時，8Manage 會自動通知其他相關(guān)人員。對于可能無法完成的承諾，會在項目概覽頁面發(fā)出預(yù)警提示，清晰地識別這些不利事件的風(fēng)險，快速做出有效的決策。

同時，設(shè)置可交付成果的評審與驗收規(guī)則、實時提醒負(fù)責(zé)人參與評審與驗收、提供實時概覽與定期的電子郵件報告等功能支持，讓企業(yè)在系統(tǒng)操作中明了項目責(zé)任和結(jié)果，達(dá)成有效的項目管理。

此外，8Manage 還支持設(shè)置數(shù)字規(guī)則，規(guī)定如何審查和驗收可交付成果，如何支付資源費用，幫助企業(yè)提高訪問和管理外部資源的能力，從而高效地管理項目。

3、資源需求和依賴清晰明確

現(xiàn)代的項目管理強(qiáng)調(diào)每個任務(wù)獨立性同時，也注重共享性。我們知道資源共享與依賴會在很大程度上增加項目的復(fù)雜性。那么，如何才能兼具獨立性分解和良好的資源聯(lián)動呢？

基于成本及資源匱乏的考慮，在現(xiàn)實執(zhí)行中，同一資源有時會被多個項目共享。在依賴方面，由于項目工作分解，讓幾乎每個項目都無法避免活動或可交付成果間存在依賴關(guān)系。

對此，8Manage通過以下功能設(shè)置：使資源與可交付成果的依賴盡可能明確、自動跟蹤間接依賴、自動監(jiān)測不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥⒓皶r警告相關(guān)人員（如：一個逾期完成的可交付成果會導(dǎo)致其他可交付成果也逾期），讓所有資源需求與依賴關(guān)系一目了然。

8Manage WBS是建立在務(wù)實技術(shù)基礎(chǔ)上，結(jié)合多年項目管理實踐經(jīng)驗，形成一個綜合完善專業(yè)的管理解決方案。這讓企業(yè)在項目管理中，向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準(zhǔn)的項目計劃與執(zhí)行合二為一的信息視圖，實現(xiàn)在項目細(xì)節(jié)執(zhí)行內(nèi)容的全面靜態(tài)呈現(xiàn)；并通過項目計劃和執(zhí)行的動態(tài)記錄和操作，展現(xiàn)項目在推進(jìn)過程中的實際情況，形成良好的項目管理互動，讓企業(yè)管理者掌握全面的管理信息。而且，8Manage 系統(tǒng)可實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果，實現(xiàn)項目的整體規(guī)范化管理。

8Manage 深耕企業(yè)管理系統(tǒng)多年，作為一家擁有客戶關(guān)系管理、項目管理、采購管理、一體化管理等豐富企業(yè)產(chǎn)品和深厚一線實踐經(jīng)驗的科技企業(yè)，在追求技術(shù)和功能服務(wù)的完善與升級同時，也進(jìn)行業(yè)務(wù)與技術(shù)的良好互動設(shè)計，讓更多的企業(yè)在項目管理中，理清千絲萬縷的項目信息，掌握重點管理部分，全面關(guān)注業(yè)務(wù)管理細(xì)節(jié)，推動企業(yè)績效的整體提升！

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