勤哲Excel服務(wù)器做企業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)

如今，計算機網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)的廣泛發(fā)展和應(yīng)用，徹底改變了人們傳統(tǒng)的工作和生活方式，由此也使得以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、協(xié)同工作為目標的辦公自動化有了新的發(fā)展契機。業(yè)界專家則認為，隨著數(shù)據(jù)時代的來臨，工廠精細化管理更加深入，在此背景下，人資部關(guān)于使用信息化軟件建立木制事業(yè)部辦公自動化的項目就十分有必要。

實際上，OA辦公自動化管理項目一共完成了人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊等。作為專業(yè)的信息化管理軟件，勤哲Excel服務(wù)可謂是應(yīng)運而生。據(jù)介紹，勤哲Excel服務(wù)在辦公自動化領(lǐng)域所能起到的作用包括：

(一)將人資部的程序數(shù)據(jù)化，流程化基本上做到方便查詢，方便匯總，數(shù)據(jù)不在分散，數(shù)據(jù)安全性也有一定的保障。人資的流程也教清晰、明確。

(二)將數(shù)據(jù)平臺化，打破信息孤島，使各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更好的為各部門服務(wù)。比如將工具領(lǐng)用與崗位結(jié)合方便物控部對工具的管控，將辦公用品領(lǐng)用與申購結(jié)合方便更準確的決策。目前項目所完成的各模塊都不是獨立的系統(tǒng)，而是以內(nèi)在邏輯關(guān)系聯(lián)系在一起。具體的關(guān)系見下圖。

圖1，各人資模塊關(guān)系圖

圖2，各模塊關(guān)系圖

下面將分模塊說明項目完成的情況(各模塊的詳細填報及使用方法見《OA辦公自動化管理項目使用手冊》)。(一)人資模塊OA辦公自動化管理項目一共完成了以下幾個人資模塊(1)招聘模塊，行政員工招聘(含儲備干部)、實習(xí)生招聘系統(tǒng)、雇傭工人招聘。(2)加班請假模塊，包含請假流程、加班申請流程、員工調(diào)休假記錄查詢、員工請假加班查詢統(tǒng)計。(3)晉級晉升模塊，(4)員工轉(zhuǎn)崗模塊，含雇傭工人轉(zhuǎn)崗模塊(5)離職模塊，含離職申請、離職面談記錄、離職員工在職期間評估表、離職信息記錄表、調(diào)出人員(鴻揚內(nèi)部轉(zhuǎn)崗)信息記錄表。(6)人資檔案信息管理系統(tǒng)(7)薪酬模塊，目前該模塊已建立完畢，(還需測試一段時間，距離正式使用還需一段時日)。(8)檔案管理包含，員工檔案信息表，合同簽訂提醒，社保辦理提醒，社保檔案(二)辦公用品模塊辦公用品領(lǐng)用系統(tǒng)，辦公物品系統(tǒng)使用較好的系統(tǒng)，從物品分類設(shè)置、物品編碼設(shè)置，到入庫單、出庫單、月度盤點表、庫存管理、安全庫存提醒，再到數(shù)據(jù)匯總查詢，都比較完善(填報方法見《OA辦公自動化管理軟件使用說明》)。目前已經(jīng)可以隨時按照時間、部門等統(tǒng)計部門費用和按照時間統(tǒng)計采購費用，而且這些數(shù)據(jù)已經(jīng)和申購單模塊融合，對判斷是否采購物品有了數(shù)據(jù)支撐。

圖3 按部門、時間段、物品名稱等條件查詢

圖4按時間條件查詢采購單費用(對每年的辦公費用，可以直接查詢

圖5辦公物品與申購單融合

圖6申購單點擊之后的查詢情況(也可以和以前年份同期的費用做比較)(三)宿舍管理系統(tǒng)根據(jù)宿舍系統(tǒng)能清除的知道目前每個宿舍住幾個人，還余幾個床鋪，并且和人資模塊(比如離職、入職)結(jié)合，能及時的調(diào)整宿舍入住的人員。水電管理還在和工資系統(tǒng)一起在測試中。

圖7宿舍信息表

圖8宿舍異動管理(和人資流程結(jié)合)(四)生產(chǎn)工具領(lǐng)用系統(tǒng)、刀具領(lǐng)用系統(tǒng)工具模塊和刀具模塊由物料單，崗位工具對應(yīng)單，崗位刀具對應(yīng)單，工具領(lǐng)用單，刀具領(lǐng)用單，工具領(lǐng)用查詢等組成，各模板之間的關(guān)系見下圖

圖9工具領(lǐng)用系統(tǒng)各模板關(guān)系圖工具模塊主要解決解決的了如下幾個問題，將工具領(lǐng)用與人資部崗位等信息結(jié)合、將崗位與可領(lǐng)用工具結(jié)合，對車間師傅可領(lǐng)工具的范圍,根據(jù)崗位信息有了清晰明確的界定，超過范圍則不予領(lǐng)

圖10工具領(lǐng)用單

(2)，領(lǐng)用信息又與工資系統(tǒng)結(jié)合，將未退還工具扣款也納入了人資離職流程。(3)對工具領(lǐng)用的檢索做到十分的便捷。

圖11工具領(lǐng)用查詢目前存在的較多的問題是因為人資部的轉(zhuǎn)崗入職等手續(xù)的延遲，致使員工無法領(lǐng)用工具。目前刀具也在系統(tǒng)中做了管控，而且對信息的輸入根據(jù)物控部的要求做了特別的優(yōu)化，基本上做到了錄入單據(jù)的時候不用打一個字，更快捷方便。

圖12刀具領(lǐng)用單

(五)固定資產(chǎn)系統(tǒng)固定資產(chǎn)項目為OA辦公自動化管理項目立項書之外的項目，也是使用較好的系統(tǒng)，系統(tǒng)包括固定資產(chǎn)信息表，資產(chǎn)存放地點目錄、資產(chǎn)分類目錄，資產(chǎn)編號目錄，資產(chǎn)啟用流程、資產(chǎn)維修登記、資產(chǎn)異動登記、資產(chǎn)(按地點，按保管人員，按部門等)查詢等。所包含的模板信息見下圖

圖13固定資產(chǎn)系統(tǒng)包含的模板信息

圖14各模板關(guān)系如下圖

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是按照財務(wù)的要求，綜合OA辦公自動化管理軟件的特點對固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)進行梳理和重造，在幾個特別的業(yè)務(wù)流程的中有獨特的設(shè)計和創(chuàng)新。資產(chǎn)管理系統(tǒng)，具有檢索迅速、查找方便、資產(chǎn)定位準確等的特點，能夠極大地提高資產(chǎn)管理的效率，也為工廠資產(chǎn)管理科學(xué)化、流程化提供了支撐。幾個創(chuàng)新的設(shè)計，將平常維護、維修信息和資產(chǎn)信息連接，在固定資產(chǎn)目錄下能查詢到資產(chǎn)維修保養(yǎng)等的信息。

圖15固定資產(chǎn)信息表

圖16，固定資產(chǎn)信息表點擊后資產(chǎn)維修記錄的效果(二)將資產(chǎn)信息與固定資產(chǎn)報廢，資產(chǎn)維修配件申購連接，在資產(chǎn)報廢和申購配件中可以查詢固定資產(chǎn)的詳細信息及維修記錄，更方便的為資產(chǎn)的管理提出依據(jù)。

圖17 申購單與固定資產(chǎn)信息的融合

圖18申購單點擊之后的效果(三)檢索查詢的簡單，使得離職人員資產(chǎn)交還等以前做的相對薄弱的環(huán)節(jié)，變得非常簡單。

圖19， 固定資產(chǎn)按照各種條件查詢資產(chǎn)管理系統(tǒng)的意義就在于可以通過采集固定資產(chǎn)日常工作中所產(chǎn)生的各種原始數(shù)據(jù)，根據(jù)資產(chǎn)管理的要求，通過智能化分析數(shù)據(jù)構(gòu)成，建立程序化、制度化的資產(chǎn)管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)已經(jīng)初步實現(xiàn)了這個意義。(六)申購單該模塊還僅在公共事務(wù)部使用，該模塊在辦公用品管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)中已經(jīng)有了說明，不在此論述。

總結(jié)：

在行業(yè)專家們看來，勤哲Excel服務(wù)器軟件是一款很好用的平臺工具，企業(yè)主可以根據(jù)公司需求，自己開發(fā)模塊功能，包括：人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等，更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展以及需求的變更。

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