8Manage SPM：企業(yè)采購(gòu)該如何控成本，保利潤(rùn)？

導(dǎo)讀：最新的10月統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的指數(shù)——綜合PMI產(chǎn)出指數(shù)為52%，比9月回落1.1%，表明企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總體延續(xù)擴(kuò)張態(tài)勢(shì)但有所減緩。面對(duì)這樣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，企業(yè)需要花更大的力氣才能保住利潤(rùn)。

所謂“干毛巾也能擰出水”，節(jié)省的成本等同于為企業(yè)增加了一筆可用的流動(dòng)資金，這對(duì)于企業(yè)有可能是一筆救命錢。而采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率，有效減少浪費(fèi)，節(jié)省成本。

此時(shí)，成本競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)則顯得至關(guān)重要。要在銷售端提高1%的利潤(rùn)很難，相比之下，企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)降低1%的成本則容易得多，還能給企業(yè)帶來(lái)更多的利潤(rùn)。

采購(gòu)成本的降低，不僅有利于提升產(chǎn)品的利潤(rùn)率，對(duì)于減少資金占用、降低倉(cāng)儲(chǔ)成本和資金投資回報(bào)率等各方面都具有突出作用，更有利于企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

目前，采購(gòu)管理軟件已成為眾多企業(yè)走向電子化進(jìn)程中獲利的重要一環(huán)。以8Manage SPM為例，圍繞以下5個(gè)方面，看看電子化采購(gòu)工具如何有效幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本，擴(kuò)展更大的利潤(rùn)空間。

1、從源頭抓起，明確采購(gòu)需求

采購(gòu)最頭痛的事，莫過(guò)于接到一個(gè)不清晰的需求。

車間：“買臺(tái)叉車吧。”

采購(gòu)：“您需要什么技術(shù)規(guī)格的?”

車間：“就來(lái)臺(tái)2.5噸，8米高，好用就行”。

結(jié)果，買來(lái)的機(jī)器轉(zhuǎn)彎半徑不夠。

采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)端。采購(gòu)需求不確定性，往往會(huì)為采購(gòu)的執(zhí)行埋下隱患，過(guò)多消耗成本，甚至導(dǎo)致研發(fā)生產(chǎn)的失敗。

8Manage SPM 從客戶需求的源頭開(kāi)始控制企業(yè)的采購(gòu)需求與計(jì)劃，令每一個(gè)采購(gòu)需求量都有據(jù)可依，從源頭上減少不必要的損失。其電子采購(gòu)計(jì)劃，允許不同采購(gòu)種類選擇不同的采購(gòu)流程。系統(tǒng)自動(dòng)把成本計(jì)算轉(zhuǎn)換成采購(gòu)計(jì)劃，加入審批流程，防止貓膩。

當(dāng)企業(yè)有不同部門/地區(qū)的采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，8Manage SPM可自動(dòng)合并，無(wú)需重復(fù)提交多張采購(gòu)計(jì)劃，有效提高企業(yè)員工的工作效率，同時(shí)，企業(yè)可通過(guò)足夠的采購(gòu)量取得更好的價(jià)格。

2、根據(jù)產(chǎn)品品類，選擇最佳采購(gòu)方式

采購(gòu)一批辦公用品與采購(gòu)一批重要生產(chǎn)設(shè)備，你會(huì)用同樣的采購(gòu)方式嗎?企業(yè)采購(gòu)方式是成本的根源。采購(gòu)產(chǎn)品品類需求的多樣性必然導(dǎo)致采購(gòu)方式多樣性，而采購(gòu)方式的差異決定企業(yè)的采購(gòu)運(yùn)營(yíng)成本。

(1)快速詢比價(jià)采購(gòu)

對(duì)于一些標(biāo)準(zhǔn)的物料，企業(yè)可以采取快速比價(jià)的方式來(lái)向供應(yīng)商詢價(jià)，準(zhǔn)確獲得最優(yōu)的價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)。

當(dāng)詢價(jià)開(kāi)始后，每個(gè)供應(yīng)商可通過(guò)8Manage SPM在線報(bào)價(jià)。只有當(dāng)詢價(jià)時(shí)間到了或者結(jié)束了此次報(bào)價(jià)，有權(quán)限的人員才可以看到供應(yīng)商的統(tǒng)一報(bào)價(jià)，這樣就避免了內(nèi)部人員與供應(yīng)商之間有不正當(dāng)?shù)慕灰住?/p>

(2)持續(xù)要約詢價(jià)采購(gòu)

對(duì)于大量長(zhǎng)期性的物料采購(gòu)，企業(yè)可采用持續(xù)要約的方式來(lái)向供應(yīng)商進(jìn)行周期性的詢價(jià)。

供應(yīng)商可通過(guò)8Manage SPM自助平臺(tái)進(jìn)行報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)完成后，企業(yè)將每個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行存檔保存，選擇最優(yōu)價(jià)格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。

(3)多輪競(jìng)價(jià)采購(gòu)

對(duì)于一些物品，企業(yè)可向供應(yīng)商進(jìn)行多輪次的競(jìng)價(jià)。

8Manage SPM支持每次競(jìng)價(jià)過(guò)程中都可看到供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)的排名和出價(jià)，通過(guò)貨比N家以獲取最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格，更好地控制采購(gòu)成本。

(4)電子化招標(biāo)采購(gòu)

當(dāng)涉及到較大金額或較復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，或非標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品及服務(wù)的采購(gòu)時(shí)，企業(yè)會(huì)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。

8Manage SPM通過(guò)企業(yè)設(shè)定的招標(biāo)條件篩選中標(biāo)供應(yīng)商，選標(biāo)并公布結(jié)果，系統(tǒng)匯總?cè)脒x供應(yīng)商得分及排名，性價(jià)比高者得。

通過(guò)電子化招標(biāo)采購(gòu)，使不同供應(yīng)商之間產(chǎn)生良性競(jìng)爭(zhēng)，這樣企業(yè)既保證了生產(chǎn)的高質(zhì)，又可以大幅縮減采購(gòu)成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在國(guó)際上通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)能節(jié)約25%~40%的采購(gòu)成本。

3、從多種定價(jià)方式中獲取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格

一個(gè)企業(yè)所需使用的原材料，少的有八九十種，多的達(dá)萬(wàn)種以上。材料規(guī)格有差異，價(jià)格就可能相差懸殊，怎么確定合適的價(jià)格?

因企業(yè)采購(gòu)物品類型的不同，以及每次采購(gòu)的性質(zhì)、要求等等各不相同，企業(yè)采購(gòu)的定價(jià)不能一概而論，對(duì)于不同的采購(gòu)，必須采用不同的定價(jià)方式。

8Manage SPM支持上述多種定價(jià)方式，幫助企業(yè)以最高效的方式獲取最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格。

企業(yè)可自行設(shè)置確定基準(zhǔn)價(jià)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按預(yù)設(shè)條件識(shí)別。當(dāng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，采購(gòu)員可看到供應(yīng)商的出價(jià)的偏差與波動(dòng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒采購(gòu)員每一項(xiàng)與其采購(gòu)的產(chǎn)品的基準(zhǔn)價(jià)的偏離。

同時(shí)，8Manage SPM提供預(yù)算管控和審批把關(guān)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)資金的量入而出，避免超支和浪費(fèi)。

4、與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)久緊密的關(guān)系

據(jù)調(diào)查，采購(gòu)成本如果占比在 40%-60%，供應(yīng)商選擇得好的話可以降低4%-8%的成本。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商長(zhǎng)期合作，能夠減少供貨出錯(cuò)率，供貨質(zhì)量、交貨期更穩(wěn)定，企業(yè)生產(chǎn)更有效率。

首先，供應(yīng)商的引入要通過(guò)企業(yè)的審批，以確保供應(yīng)商有能力提供合資格的產(chǎn)品與服務(wù)。8Manage SPM提供實(shí)時(shí)的360° 供應(yīng)商信息管理，植入供應(yīng)商協(xié)同，自助管理，提高供應(yīng)鏈上游信息化集成。

企業(yè)可以靈活設(shè)定條件，多維度評(píng)估供應(yīng)商的預(yù)選資格，比如產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)、估計(jì)交付時(shí)間等。

8Manage SPM采取供應(yīng)商淘汰制，績(jī)效考核供應(yīng)商。系統(tǒng)不僅會(huì)準(zhǔn)確追蹤記錄企業(yè)與供應(yīng)商每次交易的客觀數(shù)據(jù)，還會(huì)結(jié)合接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對(duì)他們的主觀績(jī)效評(píng)估，真正挖掘和保留優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

8Manage SPM通過(guò)科學(xué)公正地評(píng)估和衡量供應(yīng)商的績(jī)效，及時(shí)淘汰不合格的供應(yīng)商，以便選擇最佳供應(yīng)商給企業(yè)帶來(lái)更好的利益。

5、科學(xué)合理控制庫(kù)存

很多企業(yè)把庫(kù)存看作一項(xiàng)資產(chǎn)，但這項(xiàng)資產(chǎn)貶值的速度遠(yuǎn)高于增值的速度。庫(kù)存越大，占用的資金就越多。資金存在機(jī)會(huì)成本，當(dāng)資金放進(jìn)倉(cāng)庫(kù)就無(wú)法產(chǎn)生回報(bào)。比如，假設(shè)資金的機(jī)會(huì)成本是每月5%，在倉(cāng)庫(kù)呆了12個(gè)月，機(jī)會(huì)成本就是18%，如果毛利率正好為18%，那么企業(yè)就賺不到錢了!

對(duì)采購(gòu)人員而言，由于不清楚倉(cāng)庫(kù)或車間的實(shí)際庫(kù)存情況，導(dǎo)致尚未聯(lián)系供應(yīng)商而貨已送到的情況經(jīng)常發(fā)生或者需時(shí)常進(jìn)行緊急采購(gòu)，造成人力資源成本與采購(gòu)成本大量浪費(fèi)。

8Manage SPM系統(tǒng)信息具有關(guān)聯(lián)性與實(shí)時(shí)性，企業(yè)使用部門在提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，可實(shí)時(shí)地查看到所采購(gòu)的產(chǎn)品的當(dāng)前庫(kù)存量，優(yōu)先使用庫(kù)存，避免重復(fù)采購(gòu)。

同時(shí)，8Manage SPM支持設(shè)置參數(shù)檢測(cè)最低庫(kù)存，自動(dòng)提醒相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)貨，從而避免時(shí)常進(jìn)行緊急采購(gòu)情況的發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

很多企業(yè)家在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中一味追求利潤(rùn)與銷售額的增長(zhǎng)，卻忽視了企業(yè)內(nèi)部成本控制的重要性。為企業(yè)開(kāi)源節(jié)流，剔除過(guò)度的資源耗用，同樣是企業(yè)節(jié)省不必要資金投入，賺取利潤(rùn)的方法。

要想大幅度地降低企業(yè)的采購(gòu)成本不能僅僅停留在價(jià)格上，而是要把采購(gòu)的所有環(huán)節(jié)有效地管理起來(lái)，向管理要績(jī)效。8Manage SPM采購(gòu)管理系統(tǒng)支持采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理，可以更好更高效地幫忙企業(yè)來(lái)管理整個(gè)企業(yè)的采購(gòu)運(yùn)作。

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